La integració de la signatura electrònica en aplicacions empresarials ha revolucionat la manera de gestionar documents i acords comercials. Aquest mètode per signar documents de forma digital ofereix una alternativa eficient i segura a les signatures en paper.
La necessitat de fer reunions físiques amb l’únic propòsit que el de signar un document, o l’obligació de fer enviaments postals de documentació confidencial s’ha substituït per la signatura electrònica, permetent a les organitzacions beneficiar-se de l’agilitat en processos operatius, la reducció de costos i una millora de l’experiència del client.
En entorns empresarials, la signatura electrònica es fa servir en una àmplia gamma d’aplicacions, que van des de la signatura de contractes i acords fins a l’aprovació de documents interns i la gestió de processos de recursos humans. I en diferents sectors com energètiques, serveis públics i sanitaris, asseguradors i Insurtech, bancs i Fintech, lloguers i immobiliàries, etc.
La signatura electrònica en entorns empresarials i els seus beneficis
Imagina el procés de signatura de documents de dues maneres diferents:
- La primera, la forma tradicional. Prepares el document, el revises, imprimeixes les còpies necessàries, l’envies per correu postal i/o esperes que el destinatari el pugui signar in situ. T’ho torna signat, guardes una còpia en paper al teu fitxer o l’escaneges.
- La segona, amb signatura electrònica. Obres la plataforma de signatura electrònica Click & Sign, puges el teu document, configures el tipus de signatura i destinatari, i envies. El destinatari rep una comunicació electrònica convidant-lo a signar la documentació. Un cop signat, tots dos obtenen una còpia.
En el primer cas, el procés et pot portar hores o, en el pitjor dels casos, dies. En el segon cas, podrien haver passat minuts o fins i tot segons per rebre el document signat.
A continuació, podràs veure de forma ràpida els principals beneficis de la integració de la signatura electrònica en aplicacions empresarials:
1. Agilitat i rapidesa: Les signatures electròniques redueixen els temps d’espera associats a la signatura en paper i la tramesa física de documents.
2. Reducció de costos: Despeses associades amb la impressió, l’escaneig, l’enviament postal i l’emmagatzematge de documents en paper.
3. Accessibilitat: Els documents electrònics signats poden ser accessibles des de qualsevol lloc i en qualsevol moment amb una connexió a Internet.
4. Seguretat i compliment normatiu: la signatura electrònica avançada de Click & Sign compleix el Reglament d’Identificació Electrònica, Autenticació i Serveis de Confiança (eIDAS), un conjunt de normes per a la identificació electrònica i els serveis de confiança per a transaccions electròniques.
5. Sostenibilitat ambiental: Reducció de la petjada de carboni associada amb la producció i el maneig de paper.
És fàcil utilitzar la signatura electrònica en entorns empresarials?
Utilitzar la signatura electrònica en entorns empresarials pot ser fàcil si tries bé el teu proveïdor. Per això, assegura’t de treballar amb solucions de signatura electrònica dissenyades per ser intuïtives i fàcils d’utilitzar com Click & Sign.
Bàsicament, l’eina que escullis de signatura electrònica haurà de comptar amb:
1. Validesa legal: La signatura electrònica avançada basada en un certificat qualificat compleix els requisits legals d’una signatura, de la mateixa manera que una signatura manuscrita en paper.
Les nostres signatures electròniques són signatures electròniques avançades, ja que estan:
- vinculades al signant de manera única;
- creades de manera que permeti al signant mantenir el control;
- vinculat al document de manera que qualsevol canvi posterior de les dades sigui detectable.
2. Interfície intuïtiva: Assegura’t que l’eina sigui fàcil d’entendre i d’usar, i et permeti realitzar les gestions de signatura electrònica amb eficiència i comoditat. A més, si comptes amb diferents opcions de personalització com plantilles, tipus de signatura, recordatoris, etc. molt millor!
3. Integració amb eines existents: Comprova que podràs integrar l’eina de signatura electrònica als programes empresarials amb què treballes. Així podràs crear fluxos de feina molt més àgils. Click & Sign t’ofereix la possibilitat de fer-ho a través de les API i de forma gratuïta.
4. Suport: Tingues en compte que no tots els proveïdors ofereixen resposta als teus dubtes o incidències 24/7. És important que comptis amb aquest suport tècnic per ajudar-te en cas de necessitar-lo i resoldre qualsevol problema.
5. Compatibilitat multiplataforma: Les solucions de signatura electrònica solen ser compatibles amb una varietat de dispositius i sistemes operatius, cosa que permet als usuaris signar documents des de PC, tauletes o smartphones.
6. Dashboard del cicle: Tenir a mà un resum de la gestió realitzada us serà de gran ajuda per analitzar els enviaments, processos de contractació i signatura, visualitzar la situació actual, etc.
7. Pagament per ús: Tens a la teva disposició l’eina de Click & Sign per fer-la servir quan la necessitis, pagant només per ús, sense una quantitat mínima mensual.
Els nostres darrers consells
La integració de la signatura electrònica en aplicacions empresarials ofereix una sèrie de beneficis que van des de l’eficiència operativa i la reducció de costos, fins a la millora de la seguretat i la sostenibilitat ambiental, cosa que la converteix en una eina valuosa a l’entorn empresarial modern. Utilitza-la en les teves gestions diàries i experimentaràs els seus beneficis ben aviat!
Tingues en compte que l’eina que utilitzes s’ajusta a les teves necessitats específiques i compleixi els requisits legals. Aquesta haurà de ser actualitzada pel teu proveïdor i afegir millores segons calgui, si no és així, el proveïdor no s’estaria adaptant a qualsevol canvi de lleis o regulacions.
Finalment, fes proves abans de les trameses finals. Abans d’implementar la signatura electrònica en producció, és recomanable fer proves exhaustives per assegurar-te que tot funcioni correctament i compleixi els vostres requisits. Això pot incloure proves de funcionalitat, proves de seguretat i proves de compliment legal.
Tens dubtes? El següent article et serà de gran ajuda. O contacta amb nosaltres perquè puguem donar-te tota la informació que necessitis.