Les eines que funcionen en el núvol han suposat una gran ajuda durant l’època del confinament a causa de la COVID-19, ja que per a moltes empreses ha significat que poguessin seguir treballant i que l’activitat no es paralitzés. La signatura en el núvol ha estat una de les eines que més s’han desenvolupat, de fet, segons les dades de Click & Sign, l’ús de la signatura electrònica va créixer més d’un 600% si comparem desembre de 2020 amb desembre de 2019. En el post d’avui volem parlar-te dels avantatges de la signatura en el núvol, com s’usa i què has de fer per aconseguir-la.

Què és el cloud computing o computació en el núvol?

Per entendre de forma senzilla què és el cloud computing o computació en el núvol, podem dir que es tracta d’una tecnologia que permet l’accés remot a programaris o emmagatzematge a internet, de manera que es democratitza l’ús de recursos i les petites empreses tenen accés a serveis que els permeten competir en el mercat en igualtat de condicions.

En general, el terme cloud computing s’utilitza per definir la provisió de serveis a través de la connectivitat i gran escala a internet. Les aplicacions més conegudes de la informàtica en núvol són les que es refereixen a l’emmagatzematge d’arxius com Google Drive o Dropbox. No obstant això, la informàtica en núvol va més enllà i té altres aplicacions menys conegudes com la signatura en el núvol.

Què és la signatura en el núvol i com funciona?

Es pot definir la signatura en el núvol com un sistema de signatura electrònica en el qual els certificats digitals dels signants es troben allotjats en un servidor centralitzat d’un proveïdor de serveis de confiança, en lloc de trobar-se als dispositius de cada un dels signants. A conseqüència de l’anterior, la signatura electrònica en el núvol no s’incorpora al navegador de cada usuari, sinó que funciona de la següent manera:

  • El signant rep un enllaç del document que ha de signar.
  • Accedeix a l’enllaç que el porta a un servidor en el núvol on s’allotja el seu certificat.
  • L’usuari s’identifica de manera segura a través de dades biomètriques o amb una autenticació de doble factor.
  • Finalment, l’usuari signa el document electrònicament i es generen diverses evidències electròniques de tot el procés de signatura que li donen validesa legal a la signatura en el núvol.

Quins avantatges té la signatura en el núvol?

Els avantatges més destacats de la signatura en el núvol o signatura centralitzada són les següents:

  • És fàcil d’utilitzar. Com dèiem abans, no és necessària la instal·lació d’un certificat electrònic a l’ordinador, ni de cap aplicació o programari específic. La senzillesa es manifesta, a més, en el fet que el procés de signatura és ràpid i molt fàcil.
  • Es rep suport tècnic. Els proveïdors de serveis de confiança tenen un departament tècnic que donarà suport als usuaris davant de qualsevol obstacle tecnològic en el procés de signatura.
  • Augmenta la seguretat. La signatura en el núvol és totalment segura per diverses raons:
    • El sistema d’autenticació se sol realitzar amb dos passos, per exemple, contrasenya d’un sol ús i dades biomètriques.
    • En nombroses ocasions compartim l’ordinador amb altres persones i podrien tenir accés al nostre certificat electrònic. Amb la signatura en el núvol només l’usuari legítim accedeix al certificat i s’autentica.
  • Es redueixen costos i es té cura del medi ambient. La reducció de costos es produeix perquè en el procés de signatura en el núvol no cal que es produeixin desplaçaments, ja que es realitza totalment en remot, i, per tant, no es consumeix combustible. A més, no s’utilitza paper ni energia elèctrica pel que té cura del medi ambient i es potencia la responsabilitat social corporativa de les empreses. D’altra banda, el no ús de paper ajuda a reduir els espais d’emmagatzematge de les empreses.
  • S’estalvia temps. La signatura en el núvol d’un document és un procés que pot durar uns segons.
  • És possible fer seguiment. Quan se signa en el núvol és possible fer un seguiment i veure qui ha signat, qui no, en quin moment es va produir la signatura, si falta algun document que s’hagi d’annexar i enviar avisos a les persones que han de signar.
  • No cal estar pendent de la data de caducitat del certificat electrònic. Els certificats electrònics que s’instal·len al navegador han de renovar cada cert temps, per la qual cosa cal estar pendent per poder fer la renovació. No obstant això, amb la signatura en el núvol no passa això.

A Click & Sign estem convençuts que la signatura en el núvol és un procés que aportarà rapidesa als treballadors d’una forma senzilla, i ajudarà a agilitar els processos de les empreses, permetent, a més, que els empleats es puguin centrar en tasques de valor.