Si pensem en el dia a dia de qualsevol centre educatiu, ens adonarem que se signen i es gestionen multitud de documents: certificats, titulacions, convenis de pràctiques, matricules, admissions i sol·licituds de beques, etc. Per a tots aquests documents es pot fer servir la signatura electrònica. En aquest post parlarem de la signatura electrònica al sector educatiu i de com facilita tots els tràmits que es realitzen a escoles, universitats o centres de formació.

El reglament eIDAS, que va entrar en vigor l’any 2014, va marcar un abans i un després per als centres educatius que utilitzen la signatura electrònica, ja que reconeix la signatura electrònica a qualsevol país membre de la Unió Europea, de manera que els tràmits són molt més àgils i ràpids.

Avantatges de la signatura electrònica al sector educatiu

Els avantatges de la signatura electrònica al sector educatiu són els següents:

Facilitat en la matriculació d’alumnes. La signatura electrònica es pot utilitzar des de qualsevol lloc i amb qualsevol dispositiu, per la qual cosa la matriculació dels alumnes als centres educatius és molt més senzilla amb independència d’on es trobin. Amb la signatura electrònica els alumnes no hauran d’acudir físicament al centre per matricular-s’hi, sinó que ho podran fer a distància.

Seguretat amb el xifratge de dades. Amb la signatura electrònica les dades dels alumnes estan segures, cosa que genera confiança en els usuaris que utilitzen la signatura. A més, es compleix la normativa en matèria de protecció de dades personals dels alumnes i altres usuaris.

Protecció davant del frau. Un dels problemes més freqüents que es produeix amb l’ús d’internet és el robatori d’identitat, amb la signatura electrònica s’evita aquest frau, ja que es verifica la identitat del signant de forma inequívoca, per exemple, mitjançant dades biomètriques com l’empremta digital, la veu o l’iris.

Eliminació d’esperes. Durant molts anys a les èpoques de matriculació als centres educatius es formaven llargues files de gent que havien d’esperar fins i tot hores per realitzar una gestió. Amb la signatura electrònica les esperes desapareixen, ja que qualsevol tràmit de signatura es pot fer en uns minuts de forma digital.

Validesa legal. La signatura electrònica de documents al sector educatiu és totalment vàlida conforme al reglament eIDAS.

Reducció de la càrrega administrativa. Els diferents departaments d’escoles universitats i centres de formació, amb la signatura electrònica redueixen la càrrega administrativa i el temps que el personal dedica a la paperassa. D’aquesta manera, es millora l’eficiència, la coordinació entre departaments, es redueixen els errors i s’optimitzen els processos administratius.

Signatura massiva de documents. El centre educatiu pot gestionar el procés de signatura perquè se signin tots els documents que siguin necessaris per a l’alumne d’una sola vegada, així es redueixen els temps d’espera i es faciliten tots els tràmits.

Millora de la reputació del centre educatiu. Amb la pandèmia deguda a la COVID-19, la transformació digital del sector educatiu s’ha accelerat. Els centres educatius van adoptar una formació a distància durant un temps, en alguns casos i en altres s’han adoptat models híbrids que combinen l’assistència a classe amb les classes remotes. L’ús de la signatura electrònica completa la transformació digital del sector educatiu i millora la reputació dels centres, ja que s’adapten a les generacions de nadius digitals.

Per a què es pot fer servir la signatura electrònica al sector educatiu?

Tal com hem vist abans la signatura electrònica al sector educatiu es pot utilitzar per a diversos tràmits com per exemple els següents:

– Firmes de convenis de pràctiques per als estudiants entre el centre educatiu i les empreses.

– Firma de documents acadèmics com ara els títols, les beques o les admissions.

– Firma de documents relatius a residències pàrquings i altres serveis dels centres educatius

– Firmes de documents bancaris, per exemple, per autoritzar el pagament de la matrícula al centre.

– Signatura de contractes laborals amb els professors i altres treballadors del centre.

– Signatura de documents de confidencialitat o de documents relatius a la protecció de dades personals.

– Signatura de pressupostos del centre.

– Signatura de documents de cessió d’imatge.

– Signatura de nòmines de treballadors del centre.

– Signatura de contractes, albarans i altres documents amb els proveïdors.

– Signatura d’autoritzacions dels progenitors dels alumnes.

Tal com has vist la signatura electrònica al sector educatiu està potenciant la transformació digital del sector i facilitant tots els tràmits administratius dels centres, de manera que s’adapten a les necessitats dels estudiants actuals, redueixen la seva càrrega administrativa i compleixen amb la normativa aplicable.