Invertir en noves tecnologies s’ha convertit en una necessitat per a les empreses que volen competir en mercats cada vegada més saturats. Una de les eines més útils per diferenciar-se dels competidors és la signatura electrònica, però sorgeix el dubte sobre què has de demanar al teu proveïdor de signatura electrònica. En aquest post t’expliquem totes les claus.
Quin tipus de signatura electrònica necessites?
El primer que hauràs d’analitzar és el tipus de signatura que necessites per al teu negoci (hi ha tres tipus de signatura electrònica: simple, avançada i qualificada), pot ser que cada tasca requereixi una signatura diferent, per exemple, no és el mateix signar un albarà de lliurament d’una mercaderia que un contracte de treball amb un empleat, en cada cas és necessari un nivell de seguretat diferent. En el tipus de signatura també influirà el sector en què du a terme l’activitat la teva empresa i la regulació que afecti aquest sector.
Què has de demanar al teu proveïdor de signatura electrònica?
Una bona elecció de proveïdor de signatura electrònica farà que puguis beneficiar-te de tots els avantatges d’aquesta tecnologia de forma ràpida. Aquests són els aspectes que has de demanar al teu proveïdor de signatura electrònica:
- Identificació del signant. Perquè una signatura electrònica sigui vàlida és fonamental que s’identifiqui al signant de manera inequívoca. Per a això, es pot utilitzar, per exemple, l’autenticació de doble factor en la qual s’apliquen dos mètodes per verificar la identitat de la persona que firma: contrasenya d’un sol ús i dades biomètriques (empremta digital, iris, etc.), per exemple.
- Integritat del document signat. Una de les coses més importants que has de demanar al teu proveïdor de signatura electrònica és que una vegada que el document se signa, no es pugui modificar. Per garantir la integritat del document, el proveïdor de signatura electrònica ha d’elaborar un document d’evidències electròniques que contindrà totes les dades de la signatura: correus electrònics i números de telèfon mòbil involucrats, IP utilitzades, data, hora, documents signats i annexos, etc.
- Disponibilitat dels documents. Una altra característica que ha de tenir el proveïdor de signatura electrònica és que la plataforma que es faci servir haurà d’estar disponible perquè els clients puguin descarregar el document d’evidències i el document signat durant un termini de temps, generalment cinc anys.
- Facilitat d’ús. Una aplicació de signatura electrònica ha de ser fàcil d’usar perquè sigui útil per a les empreses. És important que sigui intuïtiva i que faciliti tot el procés.
- Personalització. Els documents que se signen i les notificacions que s’envien han de ser personalitzables perquè les empreses les puguin adaptar a la seva imatge de marca.
- Possibilitat d’ús en el mòbil. Actualment es realitzen multitud de transaccions al mòbil de manera que la signatura electrònica s’ha de poder utilitzar en aquest dispositiu.
- Pagament per ús. Un altre aspecte rellevant que has de demanar al teu proveïdor de signatura electrònica és que puguis pagar pel que fas servir, sense necessitat de pagar quotes periòdiques ni tenir pactes de permanència.
- Integració amb altres eines. Per l’eficiència de les empreses és fonamental que l’aplicació de signatura electrònica s’integri amb altres eines com el CRM o l’ERP, de manera que no sigui necessari obrir diverses aplicacions per gestionar l’onboarding d’un client, per exemple. L’API de Click & Sign és totalment gratuïta i es pot integrar de forma senzilla.
- Reputació del proveïdor de signatura electrònica. L’experiència i reputació del proveïdor de signatura electrònica també són essencials perquè es converteixi en un bon partner tecnològic de la teva empresa. Investiga a internet i en xarxes socials opinions d’altres clients.
- Possibilitat de fer seguiment. En el procés de signatura electrònica és important saber si tots els signants del document han signat, i poder-li enviar un avís en cas que falti alguna signatura.
- Demo gratuïta. Si pots provar l’aplicació durant un temps, podràs saber com funciona i si efectivament és una aportació positiva per a la teva empresa. A més, la demo gratuïta t’ajudarà a saber en quins processos s’utilitza més la signatura electrònica i quin tipus de signatura electrònica necessites.
- Suport tècnic. En el dia a dia poden aparèixer problemes tècnics en l’ús de la signatura electrònica per la qual cosa serà fonamental que el teu proveïdor tingui un suport tècnic accessible i que solucioni de forma ràpida qualsevol incidència.
En definitiva, saber què has de demanar al teu proveïdor de signatura electrònica t’ajudarà a saber si l’eina que triïs s’adapta perfectament als processos de la teva empresa i a la teva activitat, de manera que puguis estalviar temps i incrementar la satisfacció dels clients, dels proveïdors i dels empleats, que podran enfocar-se en tasques de valor per al negoci.