Vols signar documents a distància i amb seguretat? Si la teva resposta és afirmativa, has de conèixer la signatura electrònica avançada, quins requisits ha de reunir, en què es diferencia d’altres tipus de signatura i per a què es pot utilitzar.

És evident que la transformació digital de les empreses s’està accelerant i l’ús d’eines que faciliten aquesta transformació augmenta cada dia.

Què és la signatura electrònica?

El terme signatura electrònica va sorgir davant la necessitat que empreses i institucions públiques poguessin signar documents i fer tràmits a distància. La signatura electrònica equival a la signatura manuscrita o física i indica que el signant accepta el contingut d’un document.

Per a la regulació de la signatura electrònica en l’àmbit europeu es va elaborar el Reglament 910/2014 (Reglament eIDAS) que defineix la signatura electrònica en l’article 3 i estableix que són les dades en format electrònic annexes a altres dades electròniques o associats de manera lògica amb els que utilitza el signant per signar.

Bàsicament en el procés de signatura electrònica es donen dos elements fonamentals:

  • La verificació de la identitat de la persona que signa. La verificació de la identitat es realitza de diverses formes:
    • Biometria. En aquest cas s’utilitza un tret de la persona per identificar-la, per exemple, les seves empremtes dactilars, la seva veu, el seu rostre o el seu iris. La biometria es desenvolupa en diverses fases: en la primera s’extreuen els trets del signant, en la segona es comparen amb la base de dades i en la tercera s’identifica de forma favorable al signant si tot coincideix.
    • OTP (One Time Password – contrasenya d’un sol ús). Les contrasenyes d’un sol ús només es poden utilitzar una vegada des que es generen i durant només uns minuts o segons. Per exemple, en alguns bancs per fer determinades operacions a més de la contrasenya habitual, envien al telèfon una contrasenya d’un sol ús per augmentar la seguretat.

Firma electrónica avanzada y firma biométrica

    • El registre de la signatura i de l’acceptació del document signat. Això es realitza mitjançant l’ús del segell del temps electrònic i la generació d’un document d’evidències electròniques. El segell de temps electrònic és, segons el Reglament eIDAS, un conjunt de dades en format electrònic que vinculen altres dades en format electrònic amb un instant concret, aportant la prova que aquestes últimes dades existien en aquest instant. D’altra banda, en el procés de signatura electrònica es genera un document d’evidències electròniques que recull totes les dades del procés de signatura: correus electrònics o números de telèfon mòbil implicats, IP que s’han utilitzat, document signat, dates de totes les operacions, etc. Aquest document queda guardat pel proveïdor de signatura electrònica i es pot descarregar en qualsevol moment.

Què és la signatura electrònica avançada?

Dins dels diferents tipus de signatures electròniques que hi ha actualment, la signatura electrònica avançada és aquella que reuneix els requisits regulats en l’article 26 del Reglament eIDAS, i són els següents:

  • Es vincula de forma única al signant.
  • Permet la identificació de la persona que signa.
  • Es crea utilitzant dades de creació de signatura electrònica que només pot usar el signant, amb un alt nivell de confiança i sota el seu control exclusiu.
  • Es vincula amb les dades signades de manera que si es produeix una modificació posterior, es pot detectar.

Identificación personal con la firma electrónica avanzada

En què es diferencia la signatura electrònica avançada de la simple i de la qualificada?

La principal diferència entre la signatura electrònica avançada i la signatura electrònica simple és el nivell de seguretat, ja que en la simple no s’identifica de forma necessària al signant, de manera que pot passar que negui haver signat el document. Això no pot passar amb la signatura electrònica avançada, ja que la identificació de la persona que firma és un requisit bàsic, de manera que aquest no pot repudiar una signatura que hagi realitzat.

Pel que fa a la diferència entre la signatura electrònica avançada i la qualificada consisteix que en aquesta última utilitza un dispositiu hardware de creació de signatura pel que és necessari un lector de DNI electrònic.

Per tant, una signatura digitalitzada com pot ser una signatura manuscrita i escanejada o una signatura que s’inclou de forma automàtica en un PDF, per exemple, no aporten la seguretat que aporten la signatura electrònica avançada i qualificada.

En quins documents s’utilitza la signatura electrònica avançada?

Tal com hem vist la signatura electrònica avançada aporta una total seguretat en el procés de signatura per la qual cosa es pot utilitzar per signar els documents següents:

  • Documents laborals: contractes de treball, nòmines, liquidacions, cartes d’acomiadament o d’amonestació, sol·licitud de vacances, etc.
  • Documents immobiliaris: contractes de lloguer o de compravenda, arres, ofertes, opcions de compra, mandats de venda, etc.
  • Documents bancaris: obertura de compte, sol·licitud de targeta, transferència de diners, cancel·lació de compte, sol·licitud de préstecs o hipoteques, plans de pensions, domiciliacions, etc.
  • Documents sanitaris: informes, tractaments, consentiment informat.
  • Documents en el sector de les telecomunicacions: contractació de serveis d’internet, mòbil i telèfon fix.
  • Documents en el sector turisme: contractes de lloguer de vacances, check-in en hotels i apartaments, tràmits a les fronteres.
  • Documents de companyies d’assegurances: signatures de noves pòlisses, renovacions, ampliacions de cobertures, acceptació del reglament general de protecció de dades.
  • Documents de companyies subministradores d’energia. La signatura electrònica pot ser usada per les companyies de llum i de gas per a la signatura de contractes de subministrament amb nous clients, canvis de tarifes o per automatitzar el procés comercial per a canvis de tarifes o contractació de serveis addicionals.

Firma de contrato laboral con la firma electrónica avanzada

Com funciona el procés de configuració de la signatura electrònica avançada?

L’ús de la signatura electrònica avançada és molt senzill. En el cas de Click&Sign podràs seguir els següents passos:

  • Donar-te d’alta a la plataforma per generar el teu usuari i contrasenya.
  • A continuació, accediràs a l’aplicació i tindràs 28 crèdits perquè sàpigues com funciona l’eina. A l’esquerra veuràs un menú amb els següents apartats: escriptori, nou enviament, llistat d’enviaments i gestió de plantilles. A la dreta veuràs els documents enviats a firma durant els últims 31 dies i l’estat en què es troben: signats, pendents de signatures, expirats, etc.
  • El primer que hauràs de fer és generar una plantilla amb les dades bàsiques del procés de signatura: com s’avisa al signant, quines persones vols que signin i de quina manera (només amb un clic de botó, amb un codi d’un sol ús o mitjançant signatura biomètrica), quan s’activa el botó de signatura (pot ser que estigui sempre activat o que només s’activi si s’han obert tots els documents i/o s’han llegit fins al final), quins documents ha d’aportar el signant (DNI, per exemple), els recordatoris i notificacions que es volen realitzar al signant i el resum de tot el procés.
  • A continuació, a l’apartat “Nou enviament” seleccionar la plantilla que correspongui i agregaràs el document que vols que se signi.
  • Finalment, es generarà un resum en què veuràs diverses columnes amb les següents dades: data de l’enviament, dades del signant, data d’expiració, tipus de signatura, documents i accions.
  • Si se t’acaben els crèdits inicials, podràs comprar-ne més, recorda que només pagaràs pel que facis servir i que els crèdits que compris no caduquen.

Es pot utilitzar un document signat amb signatura electrònica avançada com a prova en un judici?

La resposta és que sí, ja que la validesa de la signatura electrònica avançada és reconeguda tant pel Reglament eIDAS com per la Llei de signatura electrònica 6/2020 que estableixen els següents:

Article 25 del Reglament eIDAS:

  1. No es denegaran efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials a una signatura electrònica pel sol fet de ser una signatura electrònica o perquè no compleixi els requisits de la signatura electrònica qualificada.
  2. Una signatura electrònica qualificada tindrà un efecte jurídic equivalent al d’una signatura manuscrita.
  3. Una signatura electrònica qualificada basada en un certificat qualificat emès en un Estat membre serà reconeguda com una signatura electrònica qualificada en tots els altres estats membres.

Article 3 de la Llei de signatura electrònica:

  1. Els documents electrònics públics, administratius i privats, tenen el valor i l’eficàcia jurídica que correspongui a la seva respectiva naturalesa, de conformitat amb la legislació que els sigui aplicable.
  2. La prova dels documents electrònics privats en què s’hagués utilitzat un servei de confiança no qualificat es regeix pel que disposa l’apartat 3 de l’article 326 de la Llei 1/2000, de 7 de gener, d’enjudiciament civil. Si el servei fos qualificat, s’estarà al que preveu l’apartat 4 d’aquest precepte.
  3. En qualsevol cas, si un document signat electrònicament és impugnat com a prova en un judici, hauria d’aportar un informe pericial que acrediti la seguretat de la signatura electrònica i la seva validesa com a prova de la manifestació de voluntat de qui signa.

Reglamento de la firma electrónica avanzada

Com escollir a un proveïdor de signatura electrònica avançada?

Segons un informe elaborat per IDG Research per un 83% dels enquestats l’experiència d’ús de la signatura electrònica no és satisfactòria, per al 80% la integració és complicada i per al 60% està pendent la interoperabilitat per poder integrar la signatura electrònica en les seves eines.

A conseqüència de l’anterior, per elegir un proveïdor de signatura electrònica avançada cal considerar diversos aspectes:

  • Ha de complir tots els requisits legals per ser un proveïdor de signatura electrònica d’acord amb la regulació aplicable (Reglament eIDAS i Llei de signatura electrònica).
  • És important que t’aporti una API que t’ajudi a integrar la signatura electrònica en el teu CRM, ERP o aplicació per al mòbil.
  • Has de tenir la possibilitat de pagar només per l’ús que en facis, sense que hi hagi quotes fixes ni consums mínims.
  • És fonamental que sigui una solució de signatura electrònica que s’adapti a qualsevol sector d’activitat.
  • L’eina ha de ser fàcil d’utilitzar, sense que siguin necessaris coneixements específics.

Tal com has vist, la signatura electrònica avançada pot ser un pas més per a la digitalització de la teva empresa, i per això és fonamental que coneguis en què consisteix i què demanar-li al teu proveïdor de signatura electrònica. Sense cap dubte, és una gran solució per a pràcticament tots els negocis i tens l’oportunitat de provar-la gratuïtament amb Click&Sign.