L’evolució de la digitalització de les empreses ha suposat un canvi radical en la manera de signar documents. Durant molts anys s’han signat documents en paper, però la necessitat d’immediatesa, reducció de despeses i la seguretat, han impulsat la signatura biomètrica de documents a través de la signatura electrònica. En aquest post t’expliquem què és la signatura biomètrica, quins avantatges aporta, si és o no segura i com funciona.

Què és la signatura biomètrica?

La signatura biomètrica és una tecnologia que consisteix en l’ús de dades biomètriques com la veu, l’iris, o l’empremta digital per signar. En alguns casos la signatura biomètrica utilitza un dispositiu que pot ser un mòbil o una Tauleta que captura la imatge de la signatura que realitza una persona i la identifica de forma inequívoca, ja que analitza la velocitat de l’escriptura, la pressió de qui signa, la direcció del llapis digital, etc. No s’ha de confondre aquesta forma de signatura amb el fet d’imprimir un document, signar-lo, escanejar-lo i enviar. Aquest procediment no aporta la seguretat que dona la signatura biomètrica.

Perquè una signatura biomètrica es consideri signatura electrònica avançada ha de complir amb els requisits de l’article 26 del Reglament eIDAS que són els següents:

  • Identificació del signant.
  • Vinculació de forma única al signant i a les dades signades.
  • Possibilitat de detecció de qualsevol canvi posterior a la signatura.
  • Garantia que només aquesta persona que signa pot generar la signatura.

Quins avantatges té la signatura biomètrica?

La signatura biomètrica aporta diversos avantatges a les empreses que es decideixen a utilitzar-la o integrar-la a través de la seva signatura electrònica. Són les següents:

  • El procés de signatura s’agilitza i és molt més ràpid, ja que es fan menys gestions i s’eviten desplaçaments innecessaris.
  • En tot moment es pot saber qui ha signat, qui no i fer un seguiment amb notificacions perquè el procés acabi com més aviat millor.
  • No cal que s’imprimeixi el document a signar ni que els signants es desplacin per a la signatura. Es pot signar des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.
  • Es tracta d’un tipus de signatura amb plena validesa legal, i per això pot ser utilitzada com una prova vàlida en judici.
  • Impulsa la sostenibilitat i la responsabilitat social corporativa de les empreses, ja que es redueix l’ús de paper i d’energia.

És segura la signatura biomètrica?

La tecnologia que utilitza la signatura biomètrica la fa segura per signar documents per les següents raons:

  • La signatura biomètrica utilitza característiques úniques de la persona que signa (empremta dactilar, iris, veu, etc.), de manera que garanteix l’autenticitat.
  • S’obté informació en temps real i es vincula aquesta informació a la persona que l’aporta i al document que se signa.
  • La informació es xifra i queda protegida enfront de manipulacions i es garanteix que el document signat no ha estat modificat després de la signatura.
  • Totes les dades d’aquest procés de signatura electrònica s’emmagatzemen en un document d’evidències electròniques, de manera que es pot saber qui ha signat, quines IP han intervingut, quines adreces de correu s’han utilitzat i quins documents i annexos s’han signat, entre altres aspectes. A més, la informació sobre el procés de signatura s’emmagatzema en línia per part del proveïdor de signatura electrònica.

Tot l’anterior suposa que la signatura biomètrica pugui ser utilitzada com una prova de la signatura d’un document en un procediment judicial i si fos impugnada la seva validesa, es podria aportar un informe pericial grafològic.

Com escollir al proveïdor de signatura biomètrica per al meu negoci?

Escollir a un proveïdor de signatura biomètrica adequat és important per donar impuls a la transformació digital del teu negoci. Aquests són els elements que has de considerar:

  • Que aquesta solució de signatura es pugui integrar de forma gratuïta amb el teu ERP o CRM.
  • Que pagueu només pel que facis servir, de manera que no hi hagi quotes fixes ni consums mínims i sàpigues sempre el que costarà.
  • Que la tecnologia que s’utilitza per a la signatura biomètrica compleixi la legislació vigent, entre d’altres, el Reglament eIDAS.
  • Que aporti una solució de signatura electrònica avançada que compleixi els requisits de l’article 26 del Reglament eIDAS.
  • Que es generi un document d’evidències electròniques en el qual puguis accedir i descarregar en qualsevol moment.
  • Que es creï un segell de temps que garanteixi que el document signat no ha estat modificat amb posterioritat a la signatura.
  • Que es pugui adaptar a la imatge corporativa de la teva empresa tot el procés de signatura.
  • Que puguis fer seguiment i saber qui ha signat i qui falta per signar.

Tal com has vist la signatura biomètrica és clau perquè els processos de la teva empresa siguin ràpids i es generi una bona imatge tant externa com interna. A més, és molt ràpid i fàcil provar la signatura electrònica i aportar una major comoditat als teus clients i proveïdors.