Hemos hablado en anteriores posts de las ventajas de la firma electrónica para las empresas, pero también aporta una serie de ventajas a los clientes que analizaremos en este post. Te contamos cuáles son las ventajas de la firma electrónica para tus clientes y como la utilizarán.
Qué es la firma electrónica
La firma electrónica es un concepto legal que se regula en varias normativas y, a nivel europeo, en el reglamento eIDAS. La firma electrónica es el equivalente digital de la firma hecha a mano, por la cual una persona acepta y aporta validez al contenido de un documento electrónico de forma que éste es legítimo y totalmente válido como una prueba en un procedimiento judicial.
El Reglamento eIDAS define la firma electrónica en el artículo 3 y establece que son los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar. Además, distingue varios tipos de firma electrónica que son la simple la avanzada y la cualificada.
La firma electrónica simple es la que hemos definido. La firma electrónica avanzada se define en el artículo 26 del reglamento eIDAS que establece los siguientes requisitos:
- Debe estar vinculada al firmante de manera única
- Es necesario que permita la identificación del firmante
- Debe haber sido creada con datos que el firmante utilice con un alto nivel de confianza y bajo su control exclusivo.
- Y deberá vincularse con los datos firmados de manera que cualquier modificación o alteración del documento firmado se pueda detectar.
La firma electrónica cualificada es aquella que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firma electrónica y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. Un ejemplo de firma electrónica cualificada es el DNI electrónico.
La diferencia entre los tres tipos de firma es el nivel de seguridad que aportan, puesto que dependiendo del tipo de documento que se firme se necesitará más o menos seguridad, por ejemplo, no es lo mismo firmar una autorización de vacaciones a un empleado, que un contrato de venta de productos o servicios con un cliente.
¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica para tus clientes?
Las ventajas de la firma electrónica para tus clientes son las siguientes:
- Agilidad en los trámites. Se agilizan los procesos y trámites de manera que cuando una persona compra un producto o servicio y firma el contrato con firma electrónica, podrá utilizar ese producto o servicio de forma más rápida.
- Aumento de la satisfacción del cliente. Como consecuencia de lo anterior, aumentará su satisfacción como cliente y, por lo tanto, funcionará como embajador de la marca de manera que recomendará tus productos o servicios a otros potenciales clientes.
- Ahorro de costes. El cliente también, al igual que la empresa, ahorrará costes porque no se tendrá que desplazar para firmar un documento, sino que lo podrá firmar desde su casa cómodamente y, por lo tanto, no tendrá que consumir gasolina en medios de transporte o utilizar papel y tinta para imprimir el documento.
- Facilidad de uso. Los clientes verán de forma intuitiva cómo funciona la firma electrónica y podrán firmar un documento dando un simple click un botón o mediante datos biométricos, por ejemplo, la voz o la huella digital.
- Descarga de documento firmado. El cliente se podrá descargar una copia del documento firmado y la podrá conservar su ordenador para consultarla cuando lo considere oportuno.
- Firma en cualquier momento y lugar. La firma podrá realizarse en cualquier momento y desde cualquier lugar porque se puede firmar con cualquier dispositivo, por ejemplo, el móvil, una tablet o un ordenador y solo será necesario tener conexión a internet.
Cómo utilizar la firma electrónica un cliente
Los clientes podrán utilizar la firma electrónica de la siguiente manera:
- En primer lugar, con Click & Sign el usuario recibirá un correo electrónico o un SMS con un enlace que será un acceso a la página donde se encuentra el documento a firmar.
- En segundo lugar, el documento podrá ser firmado introduciendo un código que el cliente haya recibido por SMS, es decir, un código de un solo uso o simplemente pulsando un botón, en función de cómo hayas configurado tú el proceso de firma. El usuario también podrá subir documentación como, por ejemplo, nóminas, recibos o copias del DNI, que sean necesarias para el proceso de firma. En el caso en que el cliente tarde en firmar o no adjunte la documentación necesaria, la aplicación podrá enviar notificaciones o recordatorios a dicho cliente
- Finalmente, el usuario recibirá una copia del documento firmado para custodiarla y consultarla si la necesita.
Como consecuencia de todo lo anterior podemos decir que las ventajas de la firma electrónica para tus clientes pueden suponer un aumento de clientes y de beneficios para tu empresa, puesto que no solo tendrás clientes más contentos, sino también clientes que recomendarán tu marca.