El uso de la firma electrónica en tu empresa puede ser lo que marque la diferencia entre una compañía que continúa imparable en la transformación digital y una que se queda atrás. En este post te contamos los diferentes tipos de firmas electrónicas que existen y cómo elegir la que mejor se adapta a tu empresa.

¿Existen diferentes tipos de firmas electrónicas?

Solemos hablar de firma electrónica, pero lo cierto es que existen diferentes tipos de firmas electrónicas que son los siguientes:

  • Firma electrónica simple. La firma electrónica es una versión digital de una firma física y supone la aceptación de un documento por parte de una persona. En el caso de la firma electrónica simple la definición la encontramos en el Reglamento eIDAS que establece que son los datos en formato electrónico ajenos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
  • Firma electrónica avanzada. Cumple los requisitos del Reglamento eIDAS para ser considerara como tal.
  • Firma electrónica cualificada. Es un tipo de firma electrónica avanzada que utiliza un dispositivo para la creación de firmas electrónicas y se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. En esta firma se recogen los siguientes datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de la firma, fecha de expiración y organismo que la ha expedido.

Entre los diferentes tipos de firmas electrónicas: ¿Cuál utilizo?

Para elegir entre los diferentes tipos de firmas electrónicas el que mejor se adapte a cada caso, debes considerar:

  • El sector en el que trabaja tu empresa.
  • El tipo de documento que vas a firmar.
  • El nivel de seguridad que necesitas en la firma.

Por ejemplo, la firma electrónica simple se suele utilizar para documentos que no tengan un riesgo jurídico o este sea reducido: la aceptación de las condiciones generales de una web o la autorización de las vacaciones de un trabajador.

La firma electrónica avanzada se utiliza en supuestos en los que es necesaria una mayor seguridad jurídica, por ejemplo:

  • Firma de contratos con nuevos clientes por parte de compañía suministradoras de energía y aseguradoras.
  • Contratación de tarjetas de crédito o firma de las transacciones bancarias.
  • Aceptación del Reglamento General de Protección de Datos.
  • Firmas de contratos de compraventa, alquiler, encargos de venta etc. en el caso de agencias inmobiliarias.
  • Firma de contratos de trabajo, de finiquitos de contratos o de ERTES.
  • Firmas de ampliaciones, modificaciones o renovaciones de pólizas en el caso de empresas de seguros.
  • Contratación de servicios adicionales o cambios de tarifa en el caso de empresas suministradoras de energía o empresas de telecomunicaciones.

Además de lo anterior, deberás tener en cuenta lo siguiente:

  • Son más fáciles de utilizar la firma electrónica simple y la avanzada, puesto que la cualificada necesita un dispositivo para la creación de la firma y el firmante debe tener un certificado.
  • La firma electrónica simple no permite identificar al firmante de forma inequívoca, por lo que no es aconsejable utilizarla para documentos contractuales que puedan suponer un riesgo jurídico.

Tal y como has visto puede que tengas que utilizar los diferentes tipos de firmas electrónicas según el caso y las necesidades que existan.

¿Cómo elegir a tu proveedor de firma electrónica?

Si has decidido utilizar la firma electrónica para tus transacciones del día a día, tendrás que elegir a un proveedor y es fundamental que consideres lo siguiente:

  • Que la firma electrónica sea un proceso rápido y sencillo. El objetivo es que se agilicen los procesos de firma.
  • Que no sea necesaria la instalación de ninguna aplicación, de esa manera no se ocupará espacio en el disco duro ya que se utilizará la nube.
  • Que se pueda firmar desde cualquier dispositivo. Es fundamental que la solución que elijas se adapte a móviles, ordenadores, tablets y otros dispositivos.
  • Que se pueda realizar un seguimiento del proceso desde que se recibe, se abre el documento y se firma.
  • Que la firma electrónica sea legalmente válida en base a la normativa aplicable como el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, el eSIGN y la UETA Acts en Estados Unidos y otras normativas en diversos países.
  • Que sea posible integrar la firma con tu ERP o CRM.
  • Que solo pagues por lo que utilizas, sin que existan compromisos de permanencia.
  • Que la solución que elijas se integre perfectamente con tus procesos internos, de manera que no se pierda tiempo utilizando varias aplicaciones.

La existencia de diferentes tipos de firmas electrónicas facilita el uso en cada caso de la firma adecuada en función del tipo de documento a firmar y de la seguridad en la identificación del firmante que se necesita. Es importante siempre analizar la situación para utilizar el tipo de firma adecuado y evitar riesgos jurídicos, y en Click and Sign podemos ayudarte.