La integración de la firma electrónica en aplicaciones empresariales ha revolucionado la forma de gestionar documentos y acuerdos comerciales. Este método para firmar documentos de forma digital ofrece una alternativa eficiente y segura a las firmas en papel.
La necesidad de hacer reuniones físicas con el único propósito que el de firmar un documento, o la obligación de realizar envíos postales de documentación confidencial se ha sustituido por la firma electrónica, permitiendo a las organizaciones beneficiarse de la agilidad en procesos operativos, la reducción de costes y una mejora de la experiencia del cliente.
En entornos empresariales, la firma electrónica se utiliza en una amplia gama de aplicaciones, que van desde la firma de contratos y acuerdos hasta la aprobación de documentos internos y la gestión de procesos de recursos humanos. Y en diferentes sectores como energéticas, servicios públicos y sanitarios, aseguradores e Insurtech, bancos y Fintech, alquileres e inmobiliarias, etc.
La firma electrónica en entornos empresariales y sus beneficios
Imagina el proceso de firma de documentos de dos formas distintas:
- La primera, la forma tradicional. Preparas el documento, lo revisas, imprimes las copias necesarias, lo envías por correo postal y/o esperas a que el destinatario pueda firmarlo in situ. Te lo devuelve firmado, guardas una copia en papel en tu archivo o lo escaneas.
- La segunda, con firma electrónica. Abres la plataforma de firma electrónica Click & Sign, subes tu documento, configuras el tipo de firma y destinatario y envías. El destinatario recibe una comunicación electrónica invitándole a firmar la documentación. Una vez firmado, ambos tienen una copia.
En el primer caso, el proceso puede llevarte horas o, en el peor de los casos, días. En el segundo caso, podrían haber pasado minutos o incluso segundos para recibir el documento firmado.
A continuación, podrás ver de forma rápida los principales beneficios de la integración de la firma electrónica en aplicaciones empresariales:
1. Agilidad y rapidez: Las firmas electrónicas reducen los tiempos de espera asociados con la firma en papel y el envío físico de documentos.
2. Reducción de costos: Gastos asociados con la impresión, el escaneo, el envío postal y el almacenamiento de documentos en papel.
3. Accesibilidad: Los documentos electrónicos firmados pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento con una conexión a internet.
4. Seguridad y cumplimiento normativo: la firma electrónica avanzada de Click & Sign cumple con el Reglamento de Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza (eIDAS), un conjunto de normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza para transacciones electrónicas.
5. Sostenibilidad ambiental: Reducción de la huella de carbono asociada con la producción y el manejo de papel.
¿Es fácil utilizar la firma electrónica en entornos empresariales?
Utilizar la firma electrónica en entornos empresariales puede ser fácil si escoges bien a tu proveedor. Por ello, asegúrate de trabajar con soluciones de firma electrónica diseñadas para ser intuitivas y fáciles de usar como Click & Sign.
Básicamente, la herramienta que escojas de firma electrónica deberá contar con:
1. Validez legal: La firma electrónica avanzada basada en un certificado calificado cumple los requisitos legales de una firma de la misma manera que una firma manuscrita en papel.
Nuestras firmas electrónicas son firmas electrónicas avanzadas ya que están:
- vinculadas al firmante de manera única;
- creadas de manera que permita al firmante mantener el control;
- vinculado al documento de manera que cualquier cambio posterior de los datos sea detectable.
2. Interfaz intuitiva: Asegúrate que la herramienta es fácil de entender y de usar, y te permita realizar tus gestiones de firma electrónica con eficiencia y comodidad. ¡Además, si cuenta con diferentes opciones de personalización como plantillas, tipo de firma, recordatorios, etc. mucho mejor!
3. Integración con herramientas existentes: Comprueba que podrás integrar la herramienta de firma electrónica en los programas empresariales con los que trabajas. Así podrás crear flujos de trabajo mucho más ágiles. Click & Sign te ofrece la posibilidad de hacerlo a través de las API y de forma gratuita.
4. Soporte: Ten en cuenta que no todos los proveedores ofrecen respuesta a tus dudas o incidencias 24/7. Es importante que cuentes con este soporte técnico para ayudarte en caso de necesitarlo y resolver cualquier problema.
5. Compatibilidad multiplataforma: Las soluciones de firma electrónica suelen ser compatibles con una variedad de dispositivos y sistemas operativos, lo que permite a los usuarios firmar documentos desde PC, tabletas o smartphones.
6. Dashboard del ciclo: Tener a mano un resumen de la gestión realizada te será de gran ayuda para analizar los envíos, procesos de contratación y firma, visualizar la situación actual, etc.
7. Pago por uso: Tienes a tu disposición la herramienta de Click & Sign para utilizarla cuando la necesites, pagando solo por uso, sin una cantidad mínima mensual.
Nuestros últimos consejos
La integración de la firma electrónica en aplicaciones empresariales ofrece una serie de beneficios que van desde la eficiencia operativa y la reducción de costos hasta la mejora de la seguridad y la sostenibilidad ambiental, lo que la convierte en una herramienta invaluable en el entorno empresarial moderno. ¡Utilízala en tus gestiones diarias y experimentarás sus beneficios muy pronto!
Ten en cuenta que la herramienta que utilices se ajusta a tus necesidades específicas y cumpla con los requisitos legales. Esta deberá ser actualizada por tu proveedor y añadir mejoras según sea necesario, de no ser así, el proveedor no se estaría adaptando a cualquier cambio de leyes o regulaciones.
Por último, haz pruebas antes de los envíos finales. Antes de implementar la firma electrónica en producción, es recomendable efectuar pruebas exhaustivas para asegurarse de que todo funcione correctamente y cumpla con tus requisitos. Esto puede incluir pruebas de funcionalidad, pruebas de seguridad y pruebas de cumplimiento legal.
¿Tienes dudas? El siguiente artículo te será de gran ayuda. O contáctanos para que podamos darte toda la información que necesites.