Aunque la transformación digital de las empresas se está acelerando durante los últimos años, todavía queda mucho trabajo por hacer. La firma electrónica puede ser un primer paso para que los negocios de cualquier tamaño puedan digitalizarse y competir con empresas de su sector en igualdad de condiciones. Sin embargo, todavía muchos empresarios no saben cómo utilizar la firma electrónica, qué ventajas aporta y en qué se diferencia del certificado digital. En este post te lo contamos.

Certificado digital y firma electrónica

Para entender cómo utilizar la firma electrónica es fundamental entender el significado y uso del certificado digital. El certificado digital es un documento electrónico con el que se puede identificar a las personas en internet y se suele utilizar para hacer gestiones con las administraciones públicas (Seguridad Social y Agencia Tributaria, por ejemplo). En España existen dos formas de obtener el certificado digital: la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, con la que se obtiene un certificado que se instala en el navegador del usuario que lo solicita y el Ministerio del Interior, a través del cual se obtiene el DNI electrónico. El certificado digital, en las dos formas que hemos visto, permite consultar información de las administraciones y firmar documentos online de forma segura y rápida.

Junto con lo anterior, el Reglamento eIDAS define lo que se considera firma electrónica de la siguiente manera:

«firma electrónica», los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.

La definición hace referencia a la firma electrónica simple. Además, existen otros dos tipos de firma electrónica que son la firma electrónica avanzada (que es la que cumple con los requisitos del artículo 26 del Reglamento eIDAS) y la cualificada para la que se debe utilizar un dispositivo cualificado para la creación de firmas electrónicas.

¿Cómo utilizar la firma electrónica de forma sencilla?

Para responder a esta pregunta es necesario precisar que existen diversas formas de firmar electrónicamente un documento, pero no todas ofrecen el mismo nivel de seguridad. Por ejemplo, se pueden utilizar las opciones de firma electrónica que ofrecen programas como Adobe o Word, pero no existirá una seguridad sobre la identificación de los firmantes o sobre la no alteración del documento firmado tras su firma.

Por otro lado, las aplicaciones de firma electrónica de proveedores de servicios de confianza funcionan de otra forma y aportan diferentes ventajas. Para que sepas cómo utilizar la firma electrónica de Click & Sign te describimos el proceso con detalle:

  • Alta en la plataforma de Click & Sign. En primer paso consiste en darse de alta en la plataforma de Click & Sign y obtener un usuario y una contraseña para poder acceder al panel de control.
  • Configuración. Una vez que estés dado de alta podrás configurar el proceso de firma y todos sus elementos: quiénes son los firmantes, cómo se va a firmar (mediante un botón, con firma biométrica etc.), qué recordatorios y notificaciones se van a hacer etc.
  • Redacción del correo y documento a firmar. En el proceso de configuración tendrás que redactar el texto del correo o SMS que recibirán los firmantes con el enlace del documento a firmar. Finalmente, deberás añadir el documento que se debe firmar.
  • Recepción del correo y del documento. Los firmantes recibirán un correo o un SMS con el enlace del documento a firmar y accederán a él. Podrán leerlo y firmarlo en la forma en la que lo hayas configurado, por ejemplo, con un simple botón de firma o con una contraseña de un solo uso.
  • Seguimiento del proceso. A través del panel de control de la plataforma de Click & Sign podrás hacer un seguimiento de todo el proceso y saber quién ha firmado, quién no y si falta algún documento en el proceso de firma (nóminas, DNIs etc.). Si una persona no ha firmado podrás configurar la aplicación para que se le envíen recordatorios.
  • Descarga de documento firmado y de documento de evidencias. Una vez que finaliza el proceso de firma podrás descargar el documento firmado para almacenarlo en tus archivos y enviar una copia a los firmantes. Además, podrás obtener el certificado de evidencias electrónicas que contendrá todos los datos del proceso de firma: direcciones de correo de los firmantes, fechas y horas de firma, números de IPs, etc. De esta forma tendrás una prueba de todo el proceso que podrá ser utilizada como prueba en juicio.

Todo este proceso ofrece seguridad y sencillez por lo que acelera cualquier procedimiento en el que sea necesario firmar un documento en una empresa y, por lo tanto, se optimizan las gestiones. Saber cómo utilizar la firma electrónica te ayudará a elegir a un proveedor que te aporte seguridad y cumpla estrictamente con el Reglamento eIDAS y el resto de normativa sobre firma electrónica.