Casi ninguno de nosotros recuerda los días en los que no existían los teléfonos móviles y no ha pasado tanto tiempo. Actualmente utilizamos los móviles para todo, para buscar información en internet, guiarnos por el GPS, comprar, entrar en las redes sociales, trabajar, enviar correos y un largo etcétera. Con la pandemia se extendió la necesidad de trabajar a distancia y firmar documentos en remoto y, según datos de Click & Sign, si comparamos diciembre de 2019 con el mismo mes de 2020, vemos que se produjo un aumento de más del 600% en el uso de la firma electrónica. Sin embargo, en relación al teléfono móvil, se plantean dudas: ¿Cómo se usa la firma electrónica con el móvil?, ¿Es posible firmar un documento con el móvil? En este post damos respuesta a todas las dudas.

El informe Digital 2021 elaborado por Hootsuite pone de manifiesto un dato sorprendente, en España existen más teléfonos móviles que población, puesto que encontramos 54,34 millones de móviles conectados lo que supone un 116,2% de los habitantes que tiene España. A nivel mundial existe 5.200 teléfonos móviles que suponen dos tercios de la población del planeta.

Por otro lado, en base al informe de Rastreator de julio de 2020, los españoles utilizamos los smartphone una media de cuatro horas y diez minutos al día, lo que supone un aumento del 22% respeto a los dos años anteriores.

¿Cómo se utiliza la firma electrónica en el móvil?

El procedimiento para la firma electrónica con el móvil es muy sencillo y tiene los siguientes pasos:

  • En primer lugar, te tendrás que dar de alta en la plataforma de firma electrónica de Click & Sign y se te asignará un usuario y una contraseña. Para que te familiarices con la herramienta recibirás 28 créditos gratuitos.
  • A continuación, deberás crear la plantilla del proceso de firma, estableciendo:
    • El tipo de firma que quieres utilizar (firma con un clic a un botón, firma biométrica, firma con un código de un solo uso etc.).
    • La forma de activarse el botón de firma (por ejemplo, puedes establecer que solo se active cuando el firmante incluya la documentación requerida, DNI o pasaporte).
    • El texto del email o SMS que recibirá el firmante.
  • Después deberás subir el documento a firmar (contrato, carta etc.).
  • Finalmente, enviarás el SMS o el correo electrónico y el firmante lo recibirá en su móvil. En este momento el proceso es el siguiente:
    • El firmante abre el enlace que ha recibido en el móvil a través de un correo electrónico o de un SMS y entra en el documento a firmar.
    • No es necesario que el firmante cree una cuenta en Click & Sign, simplemente tendrá que revisar el documento, rellenar el formulario, adjuntar los documentos que se requieran (según los casos), firmarlo en la forma establecida y enviar.
    • El firmante, una vez finalizado el proceso recibirá una copia del documento firmado.
  • A través del panel de control podrás verificar cómo está el proceso de firma, si faltan una o varias personas por firmar y si el proceso ya ha finalizado, podrás descargar tanto el documento firmado, como los documentos adjuntos y el documento de evidencias electrónicas que contendrá los datos de todo el proceso: direcciones de correo de cada persona, número de teléfono móvil, fecha y hora de la firma etc. De esta manera, este documento de evidencias se podrá utilizar como una prueba válida en juicio.

Ventajas de firmar documentos con el móvil

Los móviles ya forman parte de nuestro día a día y, por lo tanto, los llevamos siempre a mano, al contrario que ocurre con los ordenadores y las tablets. Esto supone que la firma electrónica de documentos con el móvil aporte una serie de ventajas, que son las siguientes:

  • Es posible firmar documentos con el móvil desde cualquier lugar. Si el firmante está en otra ciudad o no se puede desplazar, podrá firmar contratos y otros documentos desde cualquier lugar en el que encuentre conexión a internet.
  • Se evitarán desplazamientos por lo que se ahorra combustible de vehículos, de forma que se protege el medioambiente y se impulsa la sostenibilidad.
  • Las empresas ahorran espacio puesto que no es necesario almacenar documentos y conservarlos. Los proveedores de firma electrónica, además, conservan los documentos durante un plazo de tiempo, de manera que se podrán descargar cuando se necesiten.
  • Los clientes buscan inmediatez y las empresas la pueden ofrecer con la firma electrónica con el móvil, puesto que podrán firmar contratos y documentos de forma rápida y acceder en segundos a los productos o servicios que hayan contratado.

En definitiva, el uso de la firma electrónica con el móvil es una forma de impulsar tanto la transformación digital de tu empresa como la responsabilidad social corporativa y, a la vez, conseguirás más clientes y una mayor satisfacción de los mismos.