La pandèmia de la COVID-19 ha modificat radicalment la nostra vida tal com la coneixíem fins ara i un dels aspectes que més destaca és l’acceleració de la transformació digital de les empreses. Sembla com si un canvi que hagués pogut tardar anys a realitzar-se, s’ha realitzat en pocs mesos, però encara queda molt treball per fer. L’ús de la signatura electrònica també s’ha multiplicat a causa de la pandèmia i a la nova forma de treballar que han hagut d’utilitzar les empreses.
L’estudi DT Index, elaborat per Dell Technologies va posar de manifest que 8 de cada 10 organitzacions han accelerat alguns programes de transformació digital aquest any i el 79 % estan reinventant el seu negoci.
Per altra banda, segons la informació apareguda a biton.es, 6 de cada 10 països del món ja utilitzen la signatura electrònica i es preveu que l’ús de la signatura electrònica continuï augmentant.
Finalment, cal destacar que a Click & Sign hem observat un augment considerable de l’ús de la signatura electrònica l’any 2020, sobretot entre els mesos d’abril i juny i setembre. Si comparem les dades de juny de 2019 i juny de 2020 veurem que es va produir un augment del 598,81 % i si comparem el desembre de 2019 amb el desembre de 2020, l’augment és del 609,44 %. Les xifres ho diuen tot, la signatura electrònica forma part ja del dia a dia de moltes empreses.
Departaments en els quals s’ha impulsat l’ús de la signatura electrònica durant la pandèmia
A causa de la pandèmia de la COVID-19, moltes empreses s’han vist obligades a tancar els seus centres de treball i implementar el treball a distància. Això suposa un gran esforç de transformació digital per a les empreses que, fins aquell moment, no estaven preparades. L’ús de la signatura electrònica ha estat fonamental per a molts departaments. Vegem-ne alguns exemples:
- Els departaments de recursos humans. Són departaments que necessiten realitzar un gran nombre de gestions que comporten signatura de documents: nòmines, contractes de treball, acomiadaments, contractacions, etc. totes aquestes gestions s’han pogut realitzar gràcies a la utilització de la signatura electrònica.
- El departament de vendes és un altre dels grans beneficiats per la utilització de la signatura electrònica. Els contractes amb els clients es poden signar de forma senzilla amb una signatura electrònica que permet a l’empresa començar a facturar abans i al client, gaudir-ne més ràpid del servei contractat.
- El departament legal també ha hagut d’utilitzar la signatura electrònica per a la signatura de contractes, documents mercantils, laborals, comunicacions, etc.
- El departament que gestiona les compres de l’empresa també necessita la signatura electrònica per a signar pressupostos i acords amb proveïdors de productes i serveis.
- Els directius de l’empresa han d’aprovar amb la seva signatura infinitat de documents cada dia, per tant, per facilitar el tràmit i estalviar temps, la signatura electrònica és una bona solució.
- En els departaments de finances es realitzen nombroses gestions diàries amb factures, pagaments, pressupostos i altres tipus de documents que necessiten signar-se. Amb la signatura electrònica s’obté una garantia, ja que és legalment vàlida i segura.
Quins beneficis ha aportat l’ús de la signatura electrònica durant la pandèmia?
El repte de les empreses durant els mesos de confinament va ser el de continuar amb la seva activitat, això va suposar que s’adoptés la signatura electrònica per a obtenir determinats beneficis com els següents:
- Aconseguir que els processos continuessin com fins aquell moment tot i que es va haver de modificar la forma de realitzar-los. Per exemple, per a signar un contracte de treball fins a l’inici del confinament es gestionava la signatura d’un document físic per part del treballador i de l’empresari, però es va modificar el procés per tal que la signatura es pogués realitzar digitalment.
- Obtenir rapidesa en els processos. La signatura electrònica no solament ajuda al fet que els processos no s’interrompin, sinó també al fet que siguin més ràpids, de manera que s’incrementa la satisfacció dels clients i dels treballadors. És possible signar un document des de qualsevol lloc, en qualsevol moment i amb qualsevol dispositiu.
- Facilitar el treball a distància. Moltes empreses, fins al moment, no s’havien plantejat la possibilitat d’enviar als seus treballadors a treballar des de casa, però quan s’ha convertit en una necessitat i no en una opció, s’han hagut d’adaptar al treball per poder fer reunions virtuals, accedir a la informació del núvol, signar documents i, en definitiva, seguir treballant.
- Impulsar la innovació. Les empreses es mouen en mercats amb una competència cada cop més gran i la innovació tecnològica permet competir en igualtat de condicions i, fins i tot, avançar a altres empreses. Adoptar tecnologies que impulsin a les empreses en aquest sentit pot ajudar a fer que augmenti la seva quota de mercat.
- Agilitzar les validacions. A les empreses moltes compres o contractacions han de ser validades amb la signatura d’un directiu i amb la signatura electrònica les validacions són més ràpides i no hi ha retards innecessaris.
Tal com has vist, la pandèmia provocada per la COVID-19 ha modificat la forma de treball i ens ha fet veure que la digitalització no solament és possible, sinó que també és necessària, a més d’aportar nombrosos beneficis després d’haver-la provat. La signatura electrònica és un pilar de la transformació digital de les empreses i una eina clau en les gestions diàries de qualsevol organització.