La transformació digital de les empreses suposa un canvi radical en la forma de treballar. Totes les companyies tracten diàriament documents que necessiten ser signats i que si es gestionen de forma física, suposen processos molt llargs de validació. En aquest post t’explicarem com pots millorar aquests processos i què és i per a què serveix la signatura electrònica.
Què és la signatura electrònica?
La signatura electrònica és la versió digital de la signatura física d’un document i indica la voluntat d’una persona d’acceptar el contingut d’un document o d’una sèrie de dades.
Segons l’article 3 del Reglament 910/2014 de la Unió Europea (conegut com a Reglament EIDAS) la signatura electrònica són les dades en format electrònic annexes a altres dades electròniques o associats de manera digital amb ells que utilitza el signant per signar.
Els elements més importants de la signatura electrònica són els següents:
- Que existeixi una seguretat de manera que ni la signatura ni el document signat puguin ser alterats i que es garanteixi que és l’original.
- Que s’identifiqui de forma inequívoca al signant. La signatura electrònica aporta la certesa que la persona o empresa que envia el document és qui diu ser i que no existeixi suplantació d’identitat.
- Que no es pugui rebutjar l’autenticitat de la signatura. A conseqüència de la seguretat que aporta la signatura electrònica, el signant no pot decidir posteriorment que no va ser ell qui va signar.
Per a què serveix la signatura electrònica?
La signatura electrònica té infinitat d’utilitats que poden ajudar a les empreses a agilitzar els seus processos. Algunes de les utilitats més comunes són les següents:
- Signatura de contractes. Per exemple, es poden signar contractes de treball, contractes amb proveïdors i contractes de compravenda de productes i serveis amb proveïdors. Amb la signatura electrònica s’evita que els signants del contracte hagin d’imprimir el contracte, firmar-lo, escanejar-lo i enviar-lo a l’altra part per tal que realitzi la mateixa acció.
- Autorització per a la prestació de serveis. Per exemple, les companyies de telecomunicacions poden obtenir que els seus clients signin contractes per a la prestació de serveis per mitjans electrònics de manera que el servei es comenci a prestar abans i el client quedi més satisfet.
- Signatura de documents i contractes laborals. Un dels departaments de les empreses que més es pot beneficiar de la utilització de la signatura electrònica és el de recursos humans. En aquest sentit, aquests departaments poden utilitzar la signatura electrònica per a, entre altres, aquests documents:
- Ofertes de treball.
- Contractes de treball.
- Acords de confidencialitat i de protecció de dades.
- Autorització de vacances.
- Signatura de contractes amb proveïdors de l’empresa. Totes les empreses tenen nombrosos proveïdors de productes i serveis (informàtica, gestoria, advocats, etc.) i donaran una imatge més innovadora, a més d’una major agilitat a tots els tràmits amb la signatura electrònica de contractes.
Per a què serveix la signatura electrònica en els tràmits amb les Administracions Públiques?
A més dels documents i gestions anomenats a l’apartat anterior, la signatura electrònica s’utilitza en infinitat de tràmits amb les administracions públiques com els següents:
- Sol·licitud de certificats (fe de vida laboral, certificat de jubilació o certificat d’antecedents penals).
- Tràmits amb el Registre Civil (sol·licitud de certificat de naixement).
- Notificacions electròniques amb la Seguretat Social (altes i baixes de treballadors a la Seguretat Social).
- Comunicacions amb Hisenda (presentació d’impostos, notificacions).
- Sol·licitud de subvencions i ajudes públiques.
- Notificacions amb òrgans judicials, presentació de demandes, etc.
Avantatges de la signatura electrònica per a la teva empresa:
La signatura electrònica pot aportar avantatges a la teva empresa com les següents:
- Reducció de despeses. Tal com dèiem abans, una signatura física d’un document suposa imprimir-lo i enviar-lo per part de cada un dels signants, per tant, hi ha una despesa de paper, tinta i altres recursos. La signatura electrònica elimina totes aquestes despeses.
- Augment de la seguretat. La signatura electrònica vincula a qui signa el document des del punt de vista legal i és totalment vàlida. En aquest sentit, l’article 25 del reglament eIDAS estableix que:
- No es denegaran efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials a una forma electrònica pel simple fet de ser una signatura electrònica o perquè no compleixi els requisits de la signatura electrònica qualificada.
- Una signatura electrònica qualificada tindrà un efecte jurídic equivalent al d’una signatura manuscrita.
- Una signatura electrònica qualificada basada en un certificat qualificat emès per un Estat membre serà reconeguda com a signatura electrònica qualificada en tots els altres Estats membres.
- Estalvi de temps. La signatura electrònica redueix les gestions i, per tant, el temps que s’inverteix en el procés de signatura d’un document, s’agilitza.
- Contribueix a la sostenibilitat. Es redueix la utilització de recursos com el paper, per tant, l’empresa que utilitza la signatura electrònica es converteix en una companyia més sostenible.
- Millora la satisfacció. Els clients, treballadors i proveïdors estaran més satisfets i millorarà la reputació de l’empresa.
Tal com has vist, la signatura electrònica té infinitat d’utilitats i el seu ús permet aportar nombrosos beneficis a les empreses que vulguin apostar per la transformació digital dels seus negocis.
Si vols provar la signatura electrònica, accedeix a la nostra web i obtingues la teva signatura electrònica d’una forma molt senzilla.