L’ús de la signatura electrònica en la teva empresa pot ser el que marqui la diferència entre una companyia que continua imparable en la transformació digital i una que es queda enrere. En aquest post t’explicarem els diferents tipus de signatures electròniques que existeixen i com escollir la que millor s’adapta a la teva empresa.
Existeixen diferents tipus de signatures electròniques?
Solem parlar de signatura electrònica, però el cert és que existeixen diferents tipus de signatures electròniques que són les següents:
- Signatura electrònica simple. La signatura electrònica és una versió digital d’una signatura física i suposa l’acceptació d’un document per part d’una persona. En el cas de la signatura electrònica simple, la definició la trobem al Reglament eIDAS, que estableix que són les dades en format electrònic alienes a altres dades electròniques o associades de manera lògica amb ells que utilitza el signat per signar.
- Signatura electrònica avançada. Compleix els requisits del Reglament eIDAS per a ser considerada com a tal.
- Signatura electrònica qualificada. És un tipus de signatura electrònica avançada que utilitza un dispositiu per a la creació de signatures electròniques i que es basa en un certificat qualificat de signatura electrònica. En aquesta signatura es recullen les següents dades: nom, NIF, algoritme i claus de signatura, data d’expiració i organisme que l’ha expedit.
Entre els diferents tipus de signatura: quina utilitzo?
Per tal d’escollir entre els diferents tipus de signatures electròniques el que millor s’adapta a cada cas, has de tenir en compte:
- El sector en què treballa la teva empresa.
- El tipus de document que has de signar.
- El nivell de seguretat que necessites a la signatura.
Per exemple, la signatura electrònica simple se sol utilitzar per a documents que no tinguin un risc jurídic o aquest sigui reduït: l’acceptació de les condicions generals d’una web o l’autorització de les vacances d’un treballador.
La signatura electrònica avançada s’utilitza en supòsits en què és necessària una major seguretat jurídica, per exemple:
- Signatura de contractes amb nous clients per part de companyia subministradores d’energia i asseguradores.
- Contractació de targetes de crèdit o signatura de les transaccions bancàries.
- Acceptació del Reglament General de Protecció de Dades.
- Signatures de contractes de compravenda, lloguer, encàrrecs de venda, etc. en el cas d’agències immobiliàries.
- Signatura de contractes de treball, de liquidacions de contractes o d’ERTES.
- Signatures d’ampliacions, modificacions o renovacions de pòlisses en el cas d’empreses d’assegurances.
- Contractació de serveis addicionals o canvis de tarifa en el cas d’empreses subministradores d’energia o empreses de telecomunicacions.
A més de l’anterior, hauràs de tenir en compte el següent:
- Són més fàcils d’utilitzar la signatura electrònica simple i l’avançada, ja que la qualificada necessita un dispositiu per a la creació de la signatura i el signant ha de tenir un certificat.
- La signatura electrònica simple no permet identificar el signant de forma inequívoca, per la qual cosa no és aconsellable utilitzar-la per documents contractuals que puguin suposar un risc jurídic.
Tal com has vist pot ser que hagis d’utilitzar els diferents tipus de signatures electròniques segons el cas i les necessitats que existeixin.
Com escollir al teu proveïdor de signatura electrònica?
Si has decidit utilitzar la signatura electrònica per a les teves transaccions del dia a dia, hauràs de triar a un proveïdor i és fonamental que consideris el següent:
- Que la signatura electrònica sigui un procés ràpid i senzill. L’objectiu és que s’agilitin els processos de signatura.
- Que no sigui necessària la instal·lació de cap aplicació, d’aquesta manera no s’ocuparà espai en el disc dur, ja que s’utilitzarà el núvol.
- Que es pugui signar des de qualsevol dispositiu. És fonamental que la solució que triïs s’adapti a mòbils, ordinadors, tauletes i altres dispositius.
- Que es pugui fer un seguiment del procés des que es rep, s’obre el document i se signa.
- Que la signatura electrònica sigui legalment vàlida d’acord amb la normativa aplicable com el Reglament eIDAS de la Unió Europea, l’eSIGN i la UETA Acts als Estats Units i altres normatives en diversos països.
- Que sigui possible integrar la signatura amb el teu ERP o CRM.
- Que només paguis pel que utilitzes, sense que hi hagi compromisos de permanència.
- Que la solució que triïs s’integri perfectament amb els teus processos interns, de manera que no es perdi temps utilitzant diverses aplicacions.
L’existència de diferents tipus de signatures electròniques facilita l’ús en cada cas de la signatura adequada en funció del tipus de document a signar i de la seguretat en la identificació de la persona que firma que es necessita. És important sempre analitzar la situació per utilitzar el tipus de signatura adequat i evitar riscos jurídics, i a Click & Sign podem ajudar-te.