Saps que per produir una tona de paper es necessiten 15 arbres i que un sol arbre proporciona oxigen perquè respirin tres persones al dia? Són raons més que suficients per limitar o eliminar l’ús del paper a les empreses. La transformació digital, a més de ser una necessitat per tal que les organitzacions siguin competitives, està contribuint també a l’impuls de la responsabilitat social corporativa (RSC) i a la cura del medi ambient. En aquest sentit moltes empreses estan apostant pel paper zero, per cuidar l’entorn natural i ser més sostenibles. En aquest post t’expliquem com contribueix la signatura electrònica a l’eliminació del paper a les empreses.

Quan pensem en la relació de les empreses i el medi ambient ens sol venir a la ment la imatge d’una gran indústria que expulsa un núvol de fum per una xemeneia, tot i això, totes les empreses poden tenir efectes negatius en l’entorn natural amb l’ús de paper, de combustible o d’energia.

Per què és important eliminar l’ús de paper?

Segons l’Informe d’Estalvis de la Factura Electrònica d’Ametic l’estalvi estimat d’emissió d’una factura electrònica és del 63 % respecte al cost de la factura en paper. L’estalvi de paper suposa un compromís amb el medi ambient per part de les empreses, ja que s’estalvia energia, aigua i es protegeixen els arbres. Ho veiem amb les següents dades:

– La producció d’una sola tona de paper suposa la tala de 15 arbres, segons dades del web aprender.org.

– Per produir una tona de paper s’utilitzen entre 150.000 i 200.000 litres d’aigua i per a un paquet de 500 folis verge 130,6 litres d’aigua (dades de la Fundació Canal).

– Per fabricar una tona de paper es fan servir 7.000 quilowatts / hora (dades de la Fundació Canal).

A més de tot l’anterior, la fabricació de paper suposa l’emissió de CO₂  a conseqüència de l’energia que s’ha d’utilitzar per convertir la cel·lulosa en paper, la generació de residus durant el procés i el consum de gasolina per al transport.

És evident, per tant, que l’elaboració de paper s’ha de reduir si volem tenir cura de l’entorn natural i apostar per la sostenibilitat.

Com contribueix la signatura electrònica al paper zero?

Imagina que has de signar un contracte que té unes 15 pàgines i que ha d’estar signat per tres parts contractants. Si utilitzes el mètode tradicional, imprimiràs tres còpies (45 pàgines, i si cal fer canvis moltes més), us haureu de desplaçar per signar (amb cotxe o un altre mitjà de transport que utilitza gasolina o electricitat) i signareu utilitzant tinta.

Amb la signatura d’electrònica evitaràs:

– Imprimir documents tan inicials com còpies, annexos o documents modificats si es realitzen canvis en un contracte, per exemple.

– Haver de desplaçar-te per signar.

– Arxivar documents en paper que ocuparan espai a la teva oficina.

– Invertir temps a gestionar els documents en paper o en buscar-los quan els necessitis.

– El cost que suposa el manteniment dels equips d’impressió i la despesa de compra dels tòners.

Claus per aconseguir l’objectiu del paper zero en la teva empresa

Si vols que la teva empresa contribueixi a la cura del medi ambient mitjançant l’eliminació del paper pots prendre les següents mesures:

– Realitza una auditoria dels processos de la teva empresa per esbrinar en quins s’utilitza encara paper.

– Determina els objectius a aconseguir i el temps per fer-ho.

Comunica al teu equip els objectius marcats i les mesures que implementaràs, d’aquesta manera trobaràs una resistència menys significativa al canvi i podràs evidenciar els avantatges del paper zero.

– Implanta les mesures necessàries:

  • Digitalitza documents originals per a poder arxivar correctament en digital, de manera que siguin fàcils de trobar.
  • Utilitza el correu electrònic certificat per a les comunicacions fefaents en lloc del burofax o un altre mitjà.
  • Utilitza la signatura electrònica per a per a signar documents com contractes amb clients, proveïdors o treballadors, documents de confidencialitat, ofertes, pressupostos, etc.
  • Estableix el ticket digital.
  • Aposta per l’emmagatzematge en el núvol de manera que qualsevol persona de l’empresa pugui accedir als documents en qualsevol moment i lloc.
  • Forma al teu equip en la cultura paper zero.
  • Si en algun moment necessites utilitzar paper, tria el paper reciclat.

– Realitza un seguiment. Juntament amb tot l’anterior, cal fer un seguiment periòdic per verificar que totes les mesures que s’han adoptat permeten assolir els objectius fixats i, en cas contrari, fer modificacions.

Amb la digitalització dels documents, dels processos de signatura i de les  comunicacions, faràs que la teva empresa innovi i transmeti una imatge d’empresa conscienciada i responsable amb el medi ambient. A més, incrementaràs la productivitat, la satisfacció dels teus clients i treballadors.