Durant molt de temps la signatura de documents en els processos administratius de les empreses es feia en paper, però la transformació digital s’ha accelerat i actualment existeixen diverses alternatives per presentar documents, elaborar factures i enviar-les o signar contractes sense necessitat d’imprimir en paper i signar amb un bolígraf. En aquest sentit, es confonen fàcilment els termes, per això en aquest post volem parlar-te de la diferència entre signatura digital, signatura electrònica i signatura digitalitzada.
Diferència entre signatura digital, signatura electrònica i signatura digitalitzada
Per poder conèixer la diferència entre signatura digital, signatura electrònica i signatura digitalitzada hem d’establir la definició de cada terme.
Què és la signatura electrònica?
La signatura electrònica és un concepte legal i tècnic que es defineix en l’article 3 apartat 10) del Reglament Europeu 910/2014 relatiu a la identificació electrònica i els serveis de confiança per a les transaccions electròniques en el mercat interior (també anomenat Reglament eIDAS), que estableix el següent:
«Signatura electrònica», les dades en format electrònic annexos a altres dades electròniques o associats de manera lògica amb ells que utilitza el signant per signar.
Què és la signatura digital?
La signatura digital és un concepte tècnic que consisteix en un mecanisme de xifrat per a la verificació de l’autenticitat d’un missatge o document digital. Sol utilitzar criptografia de clau pública i generalment està basada en tres algoritmes: un algoritme de generació de clau, un algoritme de signatura i un algoritme de verificació.
La signatura digital ofereix al receptor del document o de la comunicació tres certeses:
- Autenticació: el receptor del missatge signat digitalment pot identificar l’entitat originadora d’aquesta comunicació
- No repudi: l’entitat origen no pot negar que va signar la comunicació o document.
- Integritat: el document o comunicació ha estat inalterat des del moment en què es va signar.
Què és la signatura digitalitzada?
És important no confondre la signatura digital amb la digitalitzada. La signatura digitalitzada s’obté escanejant una signatura manuscrita. Es pot incloure en qualsevol document, però quan es fan tràmits amb Hisenda o altres administracions públiques s’utilitza la signatura digital. Per exemple, pots escanejar la teva signatura, guardar-la com a imatge i afegir-la als documents que necessitis. La signatura digitalitzada és legal, però no ofereix cap classe de garantia.
Exemples d’ús d’aquests tipus de signatures n’hi ha molts. Per exemple, quan instal·lem aplicacions en el nostre smartphone, aquestes aplicacions estan totes signades digitalment, de manera que l’App Store o Google Play pot saber si l’aplicació l’ha desenvolupat una organització coneguda (autentifica l’origen) i no ha estat manipulada (integritat). Quan contractem internet o vam presentar la declaració de la renda a Hisenda, fem servir diversos sistemes de signatura electrònica a la vegada, que ja vam explicar en l’article Diferències entre signatura electrònica simple, avançada i qualificada.
Quina relació hi ha entre signatura digital, electrònica i digitalitzada? La signatura digitalitzada és un tipus de signatura electrònica en el qual les dades associades al document són, ni més ni menys, que els de la imatge de la signatura; és el que es coneix com a signatura electrònica simple, que, com ja hem dit, ofereix una garantia nul·la. Pel que fa a la signatura digital, també és un tipus de signatura electrònica, encara que en aquest cas és el tipus de signatura que ofereix més garanties.
A conseqüència de les seves característiques, la signatura digital aporta una sèrie d’avantatges que són les següents:
- Estalvi de temps. Els processos de signatura s’agilitzen, ja que es pot signar en qualsevol moment i lloc i des de qualsevol dispositiu (ordinador, mòbil o Tauleta).
- Major eficàcia. Els processos per signar un document són més ràpids de manera que la satisfacció de clients, proveïdors i empleats augmenta.
- Augment de la sostenibilitat. Utilitzar la signatura digital suposa que no hi ha desplaçaments, per tant, no s’utilitza combustible, no s’afegeixen documents, de manera que no es gasta tinta, paper o electricitat. D’aquesta manera es protegeix el medi ambient i es potencia la sostenibilitat de les empreses.
- Més seguretat. Un dels problemes que planteja la signatura física d’un document és que es pot manipular de forma senzilla, cosa que no passa amb la signatura digital que és, per tant, més segura.
Com s’utilitza la signatura electrònica?
Podem distingir dos aspectes de l’ús de la signatura electrònica:
Des del punt de vista de l’usuari:
- L’usuari rep un correu electrònic o un SMS amb un enllaç que redirigeix a una pàgina en la qual pot signar. També podrà arribar a la pàgina per signar des d’algun enllaç de la pàgina d’una empresa.
- Signatura del document. La signatura es realitza introduint un codi que es rep per SMS o prement un botó. A més, si cal, abans de signar, l’usuari podrà adjuntar documentació.
Des del punt de vista de l’empresa:
- Preparació del procés de signatura. El primer que s’haurà de fer és configurar el procés de signatura introduint els patrons a seguir per poder fer el seguiment oportú.
- L’empresa enviarà els documents a signar mitjançant correu electrònic o SMS o crearà un enllaç al seu web que porti a la pàgina de signatura. És important que a través d’una API la solució de signatura electrònica s’integri amb el teu ERP o CRM.
- Finalment, el procés finalitzarà amb la signatura del document i la seva gestió per a l’arxiu.
Tal com has vist, és important conèixer la diferència entre signatura digital i signatura electrònica per utilitzar-les en el moment i document oportú, en funció del que necessitis.