La pandèmia de la COVID-19 ens ha fet replantejar la forma de treballar que hem tingut fins ara. Gairebé d’un dia per l’altre les tasques es van haver de digitalitzar per tal que les empreses poguessin continuar amb la seva activitat i una de les primeres coses que es va digitalitzar va ser la signatura. Tot i això, pot ser que encara no tinguis massa clara la diferència entre la signatura electrònica simple, avançada i qualificada. En aquest post t’expliquem on es regulen els diferents tipus de signatura electrònica, com es distingeixen i quina validesa tenen en cas d’un procediment judicial.

La pandèmia ens ha demostrat que la signatura en paper s’ha quedat obsoleta i més suposa un seguit de gestions que comporten temps com l’escaneig, la signatura física, la impressió de documents, etc., i ha estat substituïda en la pràctica per la signatura electrònica, de manera que un document es pot signar en qualsevol moment i lloc.

Regulació de la signatura electrònica

La signatura electrònica es regula a escala europea pel Reglament 910/2014 del 23 de juliol de 2014 relatiu a la identificació electrònica i als serveis de confiança per a les transaccions electròniques al mercat interior. El reglament es coneix com a eIDAS.

La diferència entre el reglament eIDAS i l’anterior regulació és que és directament aplicable als estats de la Unió Europea sense necessitat que s’elabori una normativa de transposició, per tant, s’evita que cada estat faci una interpretació diferent.

Què és la signatura electrònica simple, avançada i qualificada?

Per entendre la diferència entre la signatura electrònica simple, avançada i qualificada és necessari recórrer a la definició que dóna l’eIDAS, que estableix el següent en el seu article 3:

  • Signatura electrònica, les dades en format electrònic annexes a altres dades electròniques o associats de manera lògica amb ells que utilitza el signant per signar.
  • Signatura electrònica avançada, és una signatura electrònica que compleix els requisits de l’article 26 del reglament i que són les següents:
    • Estar vinculada al signant de manera única.
    • Permetre la identificació del signant.
    • Haver estat creada utilitzant dades de creació de signatura electrònica que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu.
    • Estar vinculada amb les dades signades per aquesta, de tal manera que qualsevol modificació ulterior dels mateixos sigui detectable.
  • Signatura electrònica qualificada, és una signatura electrònica avançada que es crea mitjançant un dispositiu qualificat de creació de signatures electròniques i que es basa en un certificat qualificat de signatura electrònica.

Diferència entre signatura electrònica simple, avançada i qualificada

A conseqüència del que hem comentat a l’apartat anterior, la diferència entre signatura electrònica simple i avançada es deriva dels següents aspectes:

  • La signatura electrònica simple sol utilitzar-se en documents o casos en els quals no existeix un gran risc jurídic, per exemple, quan el missatger porta un paquet a casa teva i et fa signar al mòbil per obtenir constància de l’entrega.
  • La signatura electrònica avançada ofereix una major seguretat, genera més confiança i és una prova més sòlida en cas d’utilitzar-se en un procediment judicial. Se sol utilitzar en la contractació de subministraments i serveis com la llum, gas, internet, crèdits ràpids, assegurances i ampliacions d’assegurances, per exemple.
  • L’ús de la signatura electrònica qualificada és més complicada tot i que ofereix un nivell de seguretat extra. La utilització és més complexa perquè és necessari un certificat qualificat de signatura electrònica (DNI electrònic) i un dispositiu per crear la signatura que també haurà de complir els requisits establerts en el reglament eIDAS.

Quina validesa té la signatura electrònica?

Referent a la validesa dels diferents tipus de signatura electrònica hem d’acudir a l’article 25 del reglament eIDAS, que estableix el següent:

  • No es denegarà efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en els procediments judicials a una signatura electrònica pel simple fet de ser una signatura electrònica o perquè no compleixi els requisits de la signatura electrònica qualificada.
  • La signatura electrònica qualificada tindrà un efecte jurídic equivalent al d’una signatura manuscrita.

En general, la signatura d’un document en paper suposa l’acceptació per part del signant del contingut d’aquest document. Tot i això, la signatura es pot impugnar en un judici de manera que s’haurà de realitzar una prova addicional per tal de demostrar-ne la validesa, per exemple, una pericial cal·ligràfica o la declaració del signant com a testimoni reconeixent la seva pròpia signatura o no reconeixent-la, si és el cas.

Amb la signatura electrònica qualificada, la identificació de la persona que signa és inequívoca, per la qual cosa no serà necessària una prova addicional. A més de l’anterior, tornem a recordar que la signatura electrònica avançada, com que ha de complir els requisits de l’article 26 del reglament eIDAS, ofereix una major seguretat com a prova en un judici.

A conseqüència de tot l’anterior, no tots el tipus de signatures electròniques s’utilitzen per a qualsevol tràmit, sinó que és necessari elaborar una anàlisi prèvia de l’empresa que utilitzarà la signatura electrònica per a determinar-ne la necessitat, departament i finalitat.