Las herramientas que funcionan en la nube han supuesto una gran ayuda durante la época del confinamiento debido a la COVID-19 ya que, para muchas empresas han significado que pudieran seguir trabajando y que la actividad no se paralizara. La firma en la nube ha sido una de las herramientas que más se han desarrollado, de hecho, según los datos de Click & Sign, el uso de la firma electrónica creció más de un 600% si comparamos diciembre de 2020 con diciembre de 2019. En el post de hoy queremos hablarte de las ventajas de la firma en la nube, cómo se usa y qué tienes que hacer para conseguirla.

¿Qué es el cloud computing o computación en la nube?

Para entender de forma sencilla qué es el cloud computing o computación en la nube, podemos decir que se trata de una tecnología que permite el acceso remoto a softwares o almacenamiento en internet, de manera que se democratiza el uso de recursos y las pequeñas empresas tienen acceso a servicios que les permiten competir en el mercado en igualdad de condiciones.

En general, el término cloud computing se utiliza para definir la provisión de servicios a través de la conectividad y gran escala en internet. Las aplicaciones más conocidas del cloud computing son las que se refieren al almacenamiento de archivos como Google Drive o Dropbox. Sin embargo, el cloud computing va más allá y tiene otras aplicaciones menos conocidas como la firma en la nube.

¿Qué es la firma en la nube y cómo funciona?

Se puede definir la firma en la nube como un sistema de firma electrónica en el que los certificados digitales de los firmantes se encuentran alojados en un servidor centralizado de un proveedor de servicios de confianza, en lugar de encontrarse en los dispositivos de cada uno de los firmantes. Como consecuencia de lo anterior, la firma electrónica en la nube no se incorpora al navegador de cada usuario, sino que funciona de la siguiente manera.

  • El firmante recibe un enlace al documento que debe firmar.
  • Accede al enlace que le lleva a un servidor en la nube donde se aloja su certificado.
  • El usuario se identifica de forma segura a través de datos biométricos o con una autenticación de doble factor.
  • Finalmente, el usuario firma el documento electrónicamente y se generan diversas evidencias electrónicas de todo el proceso de firma que le dan validez legal a la firma en la nube.

¿Qué ventajas tiene la firma en la nube?

Las ventajas más destacadas de la firma en la nube o firma centralizada son las siguientes:

  • Es fácil de utilizar. Como decíamos antes, no es necesaria la instalación de un certificado electrónico en el ordenador, ni de ninguna aplicación o software específico. La sencillez se manifiesta, además, en que el proceso de firma es rápido y muy fácil.
  • Se recibe apoyo técnico. Los proveedores de servicios de confianza tienen un departamento técnico que dará apoyo a los usuarios ante cualquier obstáculo tecnológico en el proceso de firma.
  • Aumenta la seguridad. La firma en la nube es totalmente segura por diversas razones:
    • El sistema de autenticación se suele realizar con dos pasos, por ejemplo, contraseña de un solo uso y datos biométricos.
    • En numerosas ocasiones compartimos el ordenador con otras personas y podrían tener acceso a nuestro certificado electrónico. Con la firma en la nube solo el usuario legítimo accede al certificado y se autentifica.
  • Se reducen costes y se cuida el medioambiente. La reducción de costes se produce porque en el proceso de firma en la nube no es necesario que se produzcan desplazamientos, puesto que se realiza totalmente en remoto, y, por lo tanto, no se consume combustible. Además, no se utiliza papel ni energía eléctrica por lo que se cuida el medioambiente y se potencia la responsabilidad social corporativa de las empresas. Por otro lado, el no uso de papel ayuda a reducir los espacios de almacenamiento de las empresas.
  • Se ahorra tiempo. La firma en la nube de un documento es un proceso que puede durar unos segundos.
  • Es posible hacer seguimiento. Cuando se firma en la nube es posible hacer un seguimiento y ver quién ha firmado, quién no, en qué momento se produjo la firma, si falta algún documento que se deba anexar y enviar avisos a las personas que deben firmar.
  • No es necesario estar pendiente de la fecha de caducidad del certificado electrónico. Los certificados electrónicos que se instalan en el navegador deben renovarse cada cierto tiempo, por lo que es necesario estar pendiente para poder hacer la renovación. Sin embargo, con la firma en la nube no ocurre esto.

En Click & Sign estamos convencidos de que la firma en la nube es un proceso que aportará rapidez a los trabajadores de una forma sencilla, y ayudará a agilizar los procesos de las empresas, permitiendo, además, que los empleados se puedan centrar en tareas de valor.