Invertir en nuevas tecnologías se ha convertido en una necesidad para las empresas que quieren competir en mercados cada vez más saturados. Una de las herramientas más útiles para diferenciarse de los competidores es la firma electrónica, pero surge la duda sobre qué debes pedir a un programa para firma electrónica. En este post te contamos todas las claves.
¿Qué tipo de firma electrónica necesitas?
Lo primero que vas a tener que analizar es el tipo de firma digital que necesitas para tu negocio (existen tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada), puede que cada tarea requiera una firma distinta, por ejemplo, no es lo mismo firmar un albarán de entrega de una mercancía que un contrato de trabajo con un empleado o un contrato de arras, en cada caso es necesario un nivel de seguridad diferente. En el tipo de firma también va a influir el sector en el que realice su actividad tu empresa y la regulación que afecte a ese sector.
¿Qué debes pedir a tu programa para firma electrónica?
Una buena elección hará que puedas beneficiarte de todas las ventajas de esta tecnología de forma rápida. Estos son los aspectos que debes analizar en un programa para firma electrónica:
- Identificación del firmante. Para que una firma electrónica sea válida es fundamental que se identifique al firmante de forma inequívoca. Para ello, se puede utilizar, por ejemplo, la autenticación de doble factor en la que se aplican dos métodos para verificar la identidad del firmante: contraseña de un solo uso y datos biométricos (huella digital, iris etc.), por ejemplo.
- Integridad del documento firmado. Una de las cosas más importantes que debes pedir a tu proveedor de firma digital o electrónica es que una vez que el documento se firme, no se pueda modificar. Para garantizar la integridad del documento, el software de firma electrónica deberá elaborar un documento de evidencias electrónicas que contendrá todos los datos de la firma: correos electrónicos y números de teléfono móvil involucrados, IP utilizadas, fecha, hora, documentos firmados y anexos etc.
- Disponibilidad de los documentos. Otra característica que deberá tener el programa para firma electrónica es que la plataforma que se utilice tendrá que estar disponible para que los clientes puedan descargar el documento de evidencias y el documento firmado durante un plazo de tiempo, generalmente son cinco años.
- Facilidad de uso. Una aplicación de firma electrónica debe ser fácil de usar para que sea útil para las empresas. Es importante que sea intuitiva y que facilite todo el proceso.
- Personalización. Los documentos que se firman y las notificaciones que se envían deben ser personalizables para que las empresas las puedan adaptar a su imagen de marca.
- Posibilidad de uso en el móvil. Actualmente se realizan multitud de transacciones en el móvil por lo que la firma electrónica se debe poder utilizar en este dispositivo.
- Pago por uso. Otro aspecto importante que debes pedir a tu proveedor de firma digital es que se pueda pagar por lo que usas, sin necesidad de pagar cuotas periódicas ni tener pactos de permanencia.
- Integración con otras herramientas. Para la eficiencia de las empresas es fundamental que la aplicación de firma electrónica se integre con otras herramientas como el CRM o el ERP, de manera que no sea necesario abrir varias aplicaciones para gestionar el onboarding de un cliente, por ejemplo. La API de Click & Sign es totalmente gratuita y se puede integrar de forma sencilla.
- Reputación del programa para firma electrónica. La experiencia y reputación del proveedor también son esenciales para que se convierta en un buen partner tecnológico de tu empresa. Investiga en internet y en redes sociales opiniones de otros clientes.
- Posibilidad de hacer seguimiento. En el proceso de firma digital es importante saber si todos los firmantes del documento han firmado para verificar si falta alguno y enviarle un aviso.
- Demo gratuita. Si puedes probar la aplicación durante un tiempo podrás saber cómo funciona y si efectivamente es un aporte positivo para tu empresa. Además, la demo gratuita te ayudará a saber en qué procesos se utiliza más la firma electrónica y qué tipo de firma electrónica necesitas.
- Soporte técnico. En el día a día pueden aparecer problemas técnicos en el uso de la firma electrónica por lo que será fundamental que tu proveedor tenga un soporte técnico accesible y que solucione de forma rápida cualquier incidencia.
En definitiva, saber lo que debes pedir a tu programa de firma electrónica te ayudará a que la herramienta que elijas se adapte perfectamente a los procesos de tu empresa y a tu actividad de forma que puedas ahorrar tiempo e incrementar la satisfacción de los clientes, de los proveedores y de los empleados que podrán enfocarse en tareas de valor para el negocio.