La transformation numérique des entreprises représente un changement radical dans la façon de travailler. Toutes les entreprises traitent, au quotidien, des documents qui doivent être signés et s’ils sont gérés physiquement, ils impliquent des processus de validation très longs. Dans cet article, nous vous expliquons comment vous pouvez améliorer ces processus et en quoi consiste la signature électronique et à quoi elle sert.

Qu’est-ce que la signature électronique?

La signature électronique est la version numérique de la signature physique d’un document et indique la volonté d’une personne d’accepter le contenu d’un document ou d’une série de données.

Selon l’article 3 du règlement 910/2014 de l’Union européenne (connu sous le nom de règlement eIDAS), les signatures électroniques sont des données au format électronique jointes à d’autres données électroniques ou associées logiquement à celles-ci que le signataire utilise pour signer.

Les éléments les plus importants de la signature électronique sont les suivants :

  • Qu’il y ait une sécurité pour que ni la signature ni le document signé ne puissent être modifiés, garantissant qu’il s’agit de l’original.
  • Que le signataire est identifié sans équivoque. La signature électronique donne la certitude que la personne ou l’entreprise qui envoie le document est bien celle qu’elle prétend être et qu’il n’y a pas de fraude à l’identité.
  • Que l’authenticité de la signature ne peut être rejetée. En raison de la sécurité offerte par la signature électronique, le signataire ne peut pas dire ultérieurement que ce n’est pas lui qui a signé.

À quoi sert la signature électronique?

La signature électronique a de nombreuses utilisations qui peuvent aider les entreprises à rendre leurs processus flexibles. Certaines des utilisations les plus courantes sont les suivantes :

  • Signature des contrats. Par exemple, la signature des contrats de travail, des contrats avec des fournisseurs et des contrats de vente et achat de produits et de services avec des fournisseurs.  Avec la signature électronique, on évite que les signataires du contrat aient à imprimer le contrat, le signer, le scanner et l’envoyer à l’autre partie pour faire de même.
  • Autorisation de prestation de services. Par exemple, les entreprises de télécommunications peuvent amener leurs clients à signer des contrats de fourniture de services par voie électronique afin que le service commence à être fourni plus tôt et que le client soit plus satisfait.
  • Signature de documents et contrats de travail. Les ressources humaines sont l’un des départements des entreprises qui peuvent le plus bénéficier de l’utilisation des signatures électroniques. En ce sens, ces services peuvent utiliser la signature électronique pour, entre autres, les documents suivants :
    • Offres d’emplois
    • Contrats de travail avec les employés.
    • Accords de confidentialité et de protection des données.
    • Autorisation de vacances.
  • Signature de contrats avec les fournisseurs de l’entreprise. Toutes les entreprises disposent de nombreux fournisseurs de produits et services (informatique, agence, avocats, etc.) et donneront une image plus innovante, ainsi qu’une plus grande agilité dans toutes les procédures avec la signature électronique des contrats.

À quoi sert la signature électronique dans les procédures avec les administrations publiques?

Outre les documents et procédures mentionnés dans la section précédente, la signature électronique est utilisée dans une multitude de procédures avec les administrations publiques, telles que :

  • Demande de certificats (preuve de vie active, certificat de retraite ou certificat de casier judiciaire).
  • Procédures auprès de l’état civil (demande d’acte de naissance).
  • Notifications électroniques avec la sécurité sociale (enregistrement et annulation des travailleurs de la sécurité sociale).
  • Communications avec le Trésor (déclarations fiscales, notifications).
  • Demande de subventions et d’aides publiques.
  • Notifications aux instances judiciaires, présentation des réclamations, etc.

Avantages de la signature électronique pour votre entreprise

La signature électronique peut apporter des avantages à votre entreprise tels que :

  • Réduction des coûts. Comme nous l’avons déjà dit, une signature physique d’un document signifie l’imprimer et l’envoyer à chacun des signataires, de sorte que l’on a des frais de papier, d’encre et d’autres ressources.  La signature électronique élimine toutes ces frais.
  • Augmentation de la sécurité.  La signature électronique lie le signataire du document d’un point de vue juridique et est pleinement valable. En ce sens, l’article 25 du règlement eIDAS établit que :
    • Un formulaire électronique ne se verra pas refuser les effets juridiques ou l’admissibilité en tant que preuve dans une procédure judiciaire pour le simple fait d’être une signature électronique ou parce qu’il ne répond pas aux exigences d’une signature électronique qualifiée.
    • Une signature électronique qualifiée aura un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite.
    • Une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié délivré par un État membre sera reconnue comme signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres.
  • Gain de temps. La signature électronique réduit les procédures et donc le temps investi dans le processus de signature d’un document, le rendant plus flexible.
  • Contribue à la durabilité. L’utilisation de ressources telles que le papier est réduite, de sorte que l’entreprise qui utilise la signature électronique devient une entreprise plus durable.
  • Améliore la satisfaction. Les clients, employés et fournisseurs seront plus satisfaits et la réputation de l’entreprise s’améliorera.

Comme vous l’avez vu, la signature électronique a de nombreuses utilisations lui permettant d’apporter de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent parier sur la transformation numérique de leurs affaires.

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