Même si la transformation numérique des entreprises s’est accélérée ces dernières années, il reste encore beaucoup de travail à faire. La signature électronique peut être une première étape pour que les entreprises de toute taille puissent se numériser et concurrencer les entreprises de leur secteur en conditions d’égalité.  Cependant, de nombreux entrepreneurs ne savent pas comment utiliser la signature électronique, quels avantages elle apporte et ses différences avec le certificat numérique. Nous en parlons dans cet article.

Certificat numérique et signature électronique

Pour comprendre comment utiliser la signature électronique, il est essentiel de comprendre la signification et l’utilisation du certificat numérique. Le certificat numérique est un document électronique avec lequel les personnes peuvent être identifiées sur internet et est généralement utilisé pour mener des gestions avec les administrations publiques (sécurité sociale et impôts, par exemple). En Espagne, il existe deux manières d’obtenir le certificat numérique : l’usine nationale de monnaie et de timbres, à travers laquelle l’utilisateur obtient un certificat qui est installé dans son navigateur, et le ministère de l’intérieur, à travers lequel s’obtient le DNI électronique . Le certificat numérique, sous les deux formes que nous avons vues, permet de consulter les informations des administrations et de signer des documents en ligne en toute sécurité et rapidement.

Parallèlement à ce qui précède, le règlement eIDAS définit ce qui est considéré comme une signature électronique :

« signature électronique » données au format électronique annexées à d’autres données électroniques ou associées logiquement aux utilisées par le signataire pour signer :

La définition fait référence à la signature électronique simple. En outre, il existe deux autres types de signature électronique, qui sont la signature électronique avancée (qui répond aux exigences de l’article 26 du règlement eIDAS) et la signature qualifiée, qui nécessite d’un dispositif qualifié pour être créée.

Comment utiliser la signature électronique en toute simplicité ?

Pour répondre à cette question, il faut préciser qu’il existe différentes manières de signer électroniquement un document, mais toutes n’offrent pas le même niveau de sécurité. Par exemple, ils existent les options de signature électronique offertes par des programmes comme Adobe ou Word, mais il n’y aura aucune sécurité sur l’identification des signataires ou sur la non-altération du document signé après sa signature.

D’un autre côté, les applications de signature électronique des fournisseurs de services de confiance, qui fonctionnent différemment et offrent des avantages différents. Afin que vous sachiez comment utiliser la signature électronique de Click & Sign, nous décrivons le processus en détail :

  • Inscription sur la plateforme Click & Sign. La première étape consiste à s’inscrire sur la plateforme Click & Sign et à obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder au panneau de contrôle.
  • Configuration. Une fois inscrit, vous pouvez paramétrer le processus de signature et tous ses éléments : qui sont les signataires, comment sera-t-il signé (à l’aide d’un bouton, avec une signature biométrique, etc.), quels rappels et notifications seront effectués, etc.
  • Rédaction du courriel et du document à signer. Dans le processus de configuration, vous devrez écrire le texte du courriel ou du SMS que les signataires recevront avec le lien du document à signer. Enfin, vous devez ajouter le document qui doit être signé.
  • Réception du courriel et du document. Les signataires recevront un courriel ou un SMS avec le lien du document à signer et y accéderont. Ils pourront le lire et le signer tel que vous l’avez configuré, par exemple, avec un simple bouton de signature ou avec un mot de passe à usage unique.
  • Suivi du processus. Grâce au panneau de contrôle de la plateforme Click & Sign, vous pourrez surveiller l’ensemble du processus et savoir qui a signé, qui ne l’a pas fait et s’il manque un document dans le processus de signature (fiches de paie, pièces d’identité, etc.). Si une personne n’a pas signé, vous pouvez configurer l’application pour lui envoyer des rappels.
  • Téléchargement du document signé et du document probant. Une fois le processus de signature terminé, vous pourrez télécharger le document signé pour le stocker dans vos fichiers et envoyer une copie aux signataires. De plus, vous pouvez obtenir le certificat de preuve électronique qui contiendra toutes les données du processus de signature : adresses mail des signataires, dates et heures de signature, numéros IP, etc. De cette façon, vous aurez une preuve de l’ensemble du processus qui pourra être utilisée comme preuve devant un tribunal.

L’ensemble de ce processus offre sécurité et simplicité, accélérant ainsi toute procédure dans laquelle il est nécessaire de signer un document dans une entreprise, optimisant les processus.  Savoir utiliser la signature électronique vous aidera à choisir un prestataire qui vous assure la sécurité et qui respecte strictement le règlement eIDAS et le reste de la réglementation concernant la signature électronique.