La pandémie COVID-19 a radicalement modifié nos vies telles que nous les connaissions jusqu’à présent, et l’un des aspects qui ressort le plus est l’accélération de la transformation numérique des entreprises. Il semble qu’un changement qui aurait pu prendre des années a été réalisé en quelques mois seulement, mais il reste encore beaucoup de travail à faire. L’utilisation de la signature électronique s’est également multipliée en raison de la pandémie et du nouveau mode de travail que les entreprises ont dû utiliser.
L’étude DT Index préparée par Dell Technologies a révélé que 8 organisations sur 10 ont accéléré certains programmes de transformation numérique cette année et 79% réinventent leur modèle commercial.
D’autre part, selon les informations publiées dans biton.es, 6 pays sur 10 dans le monde utilisent déjà la signature électronique et on s’attend à ce que l’utilisation de la signature électronique continue d’augmenter.
Pour finir, il faut souligner que nous avons observé, chez Click & Sign, une augmentation considérable de l’utilisation de la signature électronique en 2020, notamment entre les mois d’avril et juin et au mois de septembre. Si l’on compare les données de juin 2019 et juin 2020, nous observons une augmentation de 598,81% et si l’on compare décembre 2019 avec décembre 2020, l’augmentation est de 609,44%. Les chiffres disent tout, la signature électronique fait déjà partie du quotidien de nombreuses entreprises.
Services dans lesquels l’utilisation de la signature électronique a été favorisée pendant la pandémie
En raison de la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises ont été contraintes de fermer leurs centres de travail et de mettre en œuvre le travail à distance, ce fut un grand effort de transformation numérique pour les entreprises qui, jusqu’à ce moment, n’étaient pas préparées. L’utilisation de la signature électronique a été fondamentale pour de nombreux services. Voyons quelques exemples:
- Services des ressources humaines. Ce sont des services qui doivent effectuer un grand nombre de démarches impliquant la signature de documents : fiches de paie, contrats de travail, licenciements, embauche, etc. Toutes ces procédures ont été possibles grâce à l’utilisation de la signature électronique.
- Le service commercial est un autre des grands bénéficiaires de l‘utilisation de la signature électronique. Les contrats avec les clients peuvent être signés facilement avec une signature électronique qui permet à l’entreprise de commencer à facturer plus tôt et au client de profiter plus rapidement du service contracté.
- Le service juridique a également dû utiliser la signature électronique pour signer des contrats, des documents commerciaux et de travail, des communications, etc.
- Le service qui gère les achats de l’entreprise a également besoin de la signature électronique pour signer des budgets et devis et des accords avec les fournisseurs de produits et services.
- Les chefs d’entreprise doivent signer une multitude de documents au quotidien, donc pour faciliter le processus et gagner du temps, la signature électronique est une bonne solution.
- Dans les services financiers, de nombreuses procédures quotidiennes sont effectuées avec des factures, des paiements, des devis et d’autres types de documents qui doivent être signés. Avec la signature électronique, vous obtenez une garantie, car elle est juridiquement valide et sécurisée.
Quels avantages l’utilisation de la signature électronique a-t-elle apportée pendant la pandémie?
L’enjeu pour les entreprises pendant les mois de confinement a été de poursuivre leur activité, cela signifiait que la signature électronique était adoptée pour obtenir certains avantages tels que:
- Faire en sorte que les processus se poursuivent comme avant, malgré le fait que la manière dont ils se déroulent doit être modifiée. Par exemple, pour signer un contrat de travail jusqu’au début du confinement, la signature d’un document physique était gérée par le travailleur et l’employeur, mais le processus a été modifié pour que la signature puisse se faire numériquement.
- Obtention de vitesse dans les processus. La signature électronique permet non seulement de garantir la continuité des processus, mais aussi d’être plus rapide, afin d’augmenter la satisfaction des clients et des employés. Il est possible de signer un document depuis n’importe où, à tout moment et avec tout type d’appareil.
- Facilitation du travail à distance. Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises n’avaient pas envisagé la possibilité d’envoyer leurs employés travailler de chez eux, mais quand c’est devenu une nécessité et non une option, elles ont dû adapter le travail pour que des réunions virtuelles puissent avoir lieu, accéder aux informations dans le cloud, signer des documents et, finalement, continuer à travailler.
- Stimulation de l’innovation. Les entreprises opèrent sur des marchés où la concurrence est croissante et l’innovation technologique leur permet de rivaliser sur un pied d’égalité et même de dépasser d’autres entreprises. L’adoption de technologies encourageant les entreprises à cet égard peut les aider à accroître leur part de marché.
- Flexibilisation les validations. Dans les entreprises, de nombreux achats ou contrats doivent être validés avec la signature d’un responsable. Avec la signature électronique, les validations sont plus rapides et il n’y a pas de délais inutiles.
Comme vous l’avez vu, la pandémie causée par le COVID-19 a changé notre façon de travailler et nous a montré que la numérisation est non seulement possible, mais également nécessaire, et qu’elle apporte également de nombreux avantages après l’avoir essayée. La signature électronique est un pilier de la transformation numérique des entreprises et un outil clé dans la gestion quotidienne de toute organisation.