Investir dans les nouvelles technologies est devenu une nécessité pour les entreprises qui veulent être concurrentielles sur des marchés de plus en plus saturés. L’un des outils les plus utiles pour se différencier des concurrents est la signature électronique, mais la question se pose de savoir ce que vous devez demander à votre fournisseur de signature électronique. Dans cet article, nous expliquons toutes les clés.

De quel type de signature électronique avez-vous besoin ?

D’abord, il faut analyser le type de signature dont vous avez besoin pour votre entreprise (il existe trois types de signature électronique : simple, avancée et qualifiée). Chaque tâche peut nécessiter une signature différente, par exemple, ce n’est pas pareil de signer un bon de livraison d’une marchandise qu’un contrat de travail avec un salarié, dans chaque cas un niveau de sécurité différent est nécessaire. Le type d’entreprise influencera également le secteur dans lequel votre entreprise opère et la réglementation qui affecte ce secteur.

Que devez-vous demander à votre fournisseur de signature électronique ?

Un bon choix de fournisseur de signature électronique vous permettra de bénéficier rapidement de tous les avantages de cette technologie. Voici les aspects que vous devriez demander à votre fournisseur de signature électronique :

  • Identification du signataire. Pour qu’une signature électronique soit valable, il est essentiel que le signataire soit identifié sans équivoque. Pour cela, il est possible d’utiliser, par exemple, l’authentification à deux facteurs dans laquelle deux méthodes sont appliquées pour vérifier l’identité du signataire : mot de passe à usage unique et données biométriques (empreinte digitale, iris etc.).
  • Intégrité du document signé. L’une des choses les plus importantes que vous devez demander à votre fournisseur de signature électronique est qu’une fois le document signé, il ne puisse pas être modifié. Pour garantir l’intégrité du document, le fournisseur de signature électronique doit préparer un document de preuve électronique qui contiendra toutes les données de signature : emails et numéros de téléphone portable concernés, IP utilisée, date, heure, documents signés et pièces jointes, etc.
  • Disponibilité des documents. Une autre caractéristique que doit avoir le fournisseur de signature électronique est que la plateforme utilisée devra être disponible pour que les clients puissent télécharger le document justificatif et le document signé pendant une durée déterminée, généralement de cinq ans.
  • Simplicité d’utilisation. Une application de signature électronique doit être facile à utiliser pour être utile aux entreprises. Il est important qu’elle soit intuitive et qu’elle facilite l’ensemble du processus.
  • Les documents signés et les notifications envoyées doivent être personnalisables afin que les entreprises puissent les adapter à leur image de marque.
  • Possibilité d’utilisation sur mobile. Actuellement, une multitude de transactions sont effectuées sur des téléphones portables, la signature électronique doit donc pouvoir être utilisée sur cet appareil.
  • Payement pour utilisation. Un autre aspect important que vous devriez demander à votre fournisseur de signature électronique est la possibilité de payer pour ce que vous utilisez, sans avoir besoin de payer des frais périodiques ou d’avoir des accords de permanence.
  • Intégration avec d’autres outils. Pour l’efficacité des entreprises, il est essentiel que l’application de signature électronique soit intégrée à d’autres outils comme le CRM ou l’ERP, afin qu’il ne soit pas nécessaire d’ouvrir plusieurs applications pour gérer l’onboarding d’un client par exemple. L’API Click & Sign est entièrement gratuite et peut être facilement intégrée.
  • Réputation du fournisseur de signature électronique. L’expérience et la réputation du fournisseur de signature électronique sont également essentielles pour qu’il devienne un bon partenaire technologique pour votre entreprise. Recherchez des opinions d’autres clients sur internet et sur les réseaux sociaux.
  • Possibilité de suivi. Dans le processus de signature électronique, il est important de savoir si tous les signataires du document ont signé pour vérifier s’il en manque et pouvoir lui envoyer un avis.
  • Demo gratuite. Si vous pouvez tester l’application pendant un certain temps, vous pourrez savoir comment elle fonctionne et si c’est effectivement une contribution positive pour votre entreprise. De plus, la démo gratuite vous aidera à savoir dans quels processus la signature électronique est le plus utilisée et de quel type de signature électronique vous avez besoin.
  • Support technique. Au quotidien, des problèmes techniques peuvent apparaître dans l’utilisation des signatures électroniques, il sera donc essentiel que votre fournisseur dispose d’un support technique accessible et qu’il résolve rapidement tout incident.

Bref, savoir ce que vous devez demander à votre fournisseur de signature électronique vous aidera à faire en sorte que l’outil que vous choisirez s’adaptera parfaitement aux processus de votre entreprise et à votre activité afin que vous puissiez gagner du temps et augmenter la satisfaction de vos clients, fournisseurs et employés, qui pourront se concentrer sur des tâches importantes pour l’entreprise.