Presque aucun d’entre nous ne se souvient de l’époque où les téléphones portables n’existaient pas, mais cela ne fait pas si longtemps. Actuellement, nous utilisons les téléphones portables pour tout, pour rechercher des informations sur Internet, nous guider par GPS, faire des achats, entrer dans les réseaux sociaux, travailler, envoyer des mails, etc. Avec la pandémie, le besoin de travailler à distance et de signer des documents à distance s’est répandu et, selon les données de Click & Sign, si l’on compare décembre 2019 avec le même mois en 2020, on constate qu’il y a eu une augmentation de plus de 600 % dans l’utilisation de la signature électronique. Cependant, en ce qui concerne le téléphone mobile, des doutes surgissent : Comment s’utilise la signature électronique avec le portable ? Est-il possible de signer un document avec le téléphone ? Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions.

Le rapport Digital 2021 préparé par Hootsuite révèle un fait surprenant : en Espagne, il y a plus de téléphones portables que d’habitants, puisque nous trouvons 54,34 millions de téléphones portables connectés, ce qui représente 116,2% des habitants de l’Espagne. Il existe dans le monde 5 200 millions de téléphones portables qui représentent les deux tiers de la population de la planète.

En revanche, d’après le rapport Rastreator de juillet 2020, les Espagnols utilisent les smartphones quatre heures et dix minutes par jour en moyenne, ce qui représente une augmentation de 22% par rapport aux deux années précédentes.

Comment utiliser la signature électronique sur le portable ?

La procédure pour la signature électronique avec le téléphone mobile est très simple et comporte les étapes suivantes :

  • Tout d’abord, vous devrez vous inscrire sur la plateforme de signature électronique Click & Sign et un nom d’utilisateur et un mot de passe vous seront attribués. Pour vous familiariser avec l’outil, vous recevrez 28 crédits gratuits.
  • Ensuite, vous devrez créer le modèle du processus de signature, en établissant :
    • Le type de signature que vous souhaitez utiliser (signature avec un clic sur un bouton, signature biométrique, signature avec un code à usage unique, etc.).
    • La manière d’activer le bouton de signature (par exemple, vous pouvez établir qu’il ne s’active que lorsque le signataire inclut la documentation requise, une pièce d’identité ou un passeport).
    • Le texte de l’email ou du SMS que le signataire recevra.
  • Ensuite, vous devez télécharger le document à signer (contrat, lettre, etc.).
  • Enfin, vous enverrez le SMS ou l’email et le signataire le recevra sur son mobile. A ce stade, le processus est le suivant :
    • Le signataire ouvre le lien qu’il a reçu sur son mobile par email ou SMS et accède au document à signer.
    • Il n’est pas nécessaire pour le signataire de créer un compte en Click & Sign, il devra simplement vérifier le document, remplir le formulaire, joindre les documents requis (selon les cas), le signer de la manière établie et l’envoyer.
    • Le signataire, une fois le processus terminé, recevra une copie du document signé.
  • Grâce au panneau de contrôle, vous pourrez vérifier comment se déroule le processus de signature et s’il manque une ou plusieurs personnes pour signer. Si le processus est déjà terminé, vous pourrez télécharger à la fois le document signé, les documents joints et le document probant qu’il contiendra les données de l’ensemble du processus : adresses électroniques de chaque personne, numéro de téléphone portable, date et heure de la signature, etc. De cette façon, ce document probant peut être utilisé comme preuve valable au tribunal.

Avantages de signer des documents avec votre téléphone mobile

Les téléphones portables font déjà partie de notre quotidien et, par conséquent, nous les portons toujours à la main, contrairement aux ordinateurs et aux tablettes. Cela signifie que la signature électronique de documents avec le téléphone mobile offre une série d’avantages, qui sont les suivants :

  • Il est possible de signer des documents avec le mobile de n’importe où. Si le signataire se trouve dans une autre ville ou ne peut pas voyager, il pourra signer des contrats et d’autres documents depuis n’importe quel endroit où il peut trouver une connexion Internet.
  • On évite des déplacements, économisant ainsi le carburant des véhicules, protégeant l’environnement et favorisant la durabilité.
  • Les entreprises économisent de l’espace car il n’est pas nécessaire de stocker et de conserver des documents. Les fournisseurs de signature électronique conservent également les documents pendant un certain temps, afin qu’ils puissent être téléchargés en cas de besoin.
  • Les clients recherchent l’immédiateté et les entreprises peuvent l’offrir avec la signature électronique avec leur mobile, car ils pourront signer des contrats et des documents rapidement et accéder aux produits ou services qu’ils ont contractés en quelques secondes.

En bref, l’utilisation de la signature électronique avec le téléphone portable est un moyen de favoriser à la fois la transformation numérique de votre entreprise et la responsabilité sociale de l’entreprise et, en même temps, vous obtiendrez plus de clients et une plus grande satisfaction de leur part.