Tous les entrepreneurs savent déjà que la transformation numérique des PME est essentielle pour rester compétitifs, ils s’efforcent donc de faire évoluer leur entreprise et de s’adapter à de nouveaux marchés. Cependant, mettre en pratique le processus de transformation n’est pas si simple. Dans cet article, nous vous donnons quelques clés pour en faire un succès.

La crise provoquée par la COVID-19 a obligé de nombreuses PME à accélérer leur processus de numérisation du jour au lendemain, car, sinon, elles seraient invisibles dans un marché paralysé et dans lequel la vente en ligne et le travail à distance ont été (et sont) indispensables.

Les PME ont des handicaps qui peuvent devenir des atouts dans la transformation numérique comme leur petite taille ou leurs moindres ressources (humaines et matérielles). Mais elles ont également de nombreux doutes sur ce que signifie réellement la transformation numérique ou sur la manière de la mettre en œuvre.

Qu’est-ce que la transformation numérique des PME ?

La transformation numérique des PME consiste, globalement, à tirer parti des nouvelles technologies pour augmenter l’efficacité et la productivité des PME et trouver de nouvelles opportunités commerciales. Dans le processus s’utilisent, entre autres, les éléments suivants : les réseaux sociaux, l’analyse de données, l’automatisation des processus ou le cloud computing.

Les clés pour la transformation numérique des PME

Pour la transformation numérique des PME, il ne suffit pas de créer un site web ou des profils sur les réseaux sociaux, il faut penser que c’est un processus qui demande du temps et qui implique un changement dans la façon de travailler.

Certaines des clés à considérer pour la transformation numérique des PME sont les suivantes :

– Réaliser une étude préalable. Si vous ne savez pas d’où vous partez, vous aurez du mal à réussir. D’abord, il faut commencer par analyser chaque domaine de votre entreprise, les processus qui sont mis en œuvre et de voir quels sont les points forts et ceux dans lesquels il est possible d’améliorer.

– Préparer un plan de numérisation. L’étape suivante consiste à établir un objectif de transformation numérique et à déterminer les actions à entreprendre pour l’atteindre. Voici quelques-unes des actions que vous pouvez mettre en œuvre :

o Créer une boutique en ligne. Il est évident que les achats en ligne augmentent chaque jour. Pour créer la boutique en ligne, vous devez observer si votre entreprise est préparée pour la logistique que cela implique, si votre ERP se connecte avec la boutique, si vous pouvez automatiser le stock, etc.

o Automatiser les processus. L’automatisation des processus est une autre action qui facilite beaucoup le travail quotidien et les tâches fastidieuses. Certains des processus qui peuvent être automatisés sont les suivants :

  • Préparation et gestion des factures.
  • Congés et reprises des travailleurs.
  • Processus de signature de documents, et en fonction de leur complexité, différents types de signatures électroniques peuvent être sélectionnés.
  • Rapprochement bancaire.
  • Archivage et gestion des documents et des courriers électroniques.

o Former les employés. Si vous réalisez la transformation numérique de votre entreprise, mais que vos employés ne sont pas préparés ou n’ont pas de connaissances des
nouvelles technologies, le processus risque d’échouer. Pour cela, il est nécessaire que vous formiez vos travailleurs sur les nouvelles technologies, en quoi elles consistent, comment elles fonctionnent, quels avantages elles procurent. De cette façon, la résistance au changement disparaîtra et la transformation sera plus facile.

o Gérer numériquement vos projets de manière collaborative. L’un des besoins qui se posent avec l’utilisation du travail à distance est de gérer correctement les projets lorsqu’ils sont réalisés à distance. L’utilisation de la technologie sur le cloud, des communications en ligne (courriel, messagerie instantanée) ou des outils de gestion de projets peut être la clé.

o Utiliser de nouveaux canaux de communication. Pendant longtemps les canaux de communication entre les entreprises et les utilisateurs ont été le téléphone et l’email, mais la transformation numérique des PME nécessite l’utilisation de nouveaux canaux tels que les réseaux sociaux ou les chatbots, qui apportent personnalisation et immédiateté.

o Promouvoir de nouvelles formes de publicité. La publicité est l’un des aspects qui a le plus avancé, actuellement des campagnes peuvent être menées sur Google ou d’autres moteurs de recherche, sur les réseaux sociaux et sur d’autres sites Web, afin que les canaux publicitaires soient diversifiés et que les campagnes puissent être segmentées pour atteindre votre client idéal.

o Choisir les leaders du processus. Dans votre entreprise, il doit y avoir plusieurs personnes qui mènent le processus de transformation numérique de votre PME, favorisant l’innovation et l’utilisation des nouvelles technologies.

– Analyser tous les résultats. Le grand avantage des nouvelles technologies et de la numérisation des entreprises est que tout peut être mesuré, il est donc très facile de prendre des décisions ou de modifier des processus pour les rendre plus efficaces. L’analyse des résultats obtenus vous aidera à voir si vous atteignez ou non les objectifs que vous vous êtes proposés.

Chez Click & Sign, nous savons que la transformation numérique des PME nécessite un travail qui implique un effort important et qui changera la façon dont votre entreprise a travaillé jusqu’à présent.