Vous avez un cabinet comptable et vous souhaitez impulser sa transformation numérique ? Il ne suffit pas d’avoir un site internet, d’utiliser la messagerie électronique ou d’avoir des profils sur les réseaux sociaux, il faut opter pour des solutions qui simplifient la gestion au quotidien et augmentent la satisfaction client. Dans cet article, nous parlerons des avantages de la signature électronique dans les cabinets comptables et des procédures qui peuvent être effectuées avec ladite signature.
Les cabinets comptables fournissent généralement une série de services aux entreprises et échangent de nombreux documents qui doivent être signés. La rationalisation de ces procédures nécessite l’utilisation de nouvelles technologies pour offrir une valeur ajoutée et ne pas rester derrière par rapport à la concurrence. La signature électronique est une technologie facile à mettre en œuvre et qui pourrait représenter un saut qualitatif.
Avantages de la signature électronique pour les cabinets comptables
On peut souligner les avantages suivants de la signature électronique en cabinets comptables :
– Toutes les procédures peuvent être réalisées plus rapidement, économisant ainsi du temps et des ressources, tant matérielles qu’humaines.
– La signature numérique est très simple d’utilisation et peut être utilisée depuis n’importe quel appareil (téléphone mobile, tablette et ordinateur) et à tout moment.
– Avec l’utilisation de la signature numérique, le cabinet sera plus durable puisque les déplacements et l’utilisation de papier, d’encre et d’énergie d’imprimante seront évités.
– La signature électronique a pleine valeur juridique et un document signé avec une signature électronique est pleinement valable comme preuve devant les tribunaux. La validité de la signature électronique est reconnue par le Règlement 910/2014 dit eIDAS, qui dans son article 25 relatif aux effets juridiques de la signature électronique établit que :
« Un formulaire électronique ne se verra pas refuser les effets juridiques ou l’admissibilité en tant que preuve dans une procédure judiciaire pour le simple fait d’être une signature électronique ou parce qu’il ne répond pas aux exigences d’une signature électronique qualifiée. »
Dans le même sens, l’article 3.9 de la loi sur la signature électronique prévoit que :
Les effets juridiques ne seront pas refusés à une signature électronique qui ne répond pas aux exigences d’une signature électronique reconnue par rapport aux données auxquelles elle est associée du seul fait d’être présentée électroniquement.
– Le stockage des documents signés par voie électronique est plus simple, donc plus facilement localisables si besoin de consulter les documents ultérieurement.
– La satisfaction des clients augmente car les procédures seront rapides et cela leur évitera de se déplacer dans les bureaux du cabinet à chaque fois qu’ils auront un document à signer.
– Les signatures des documents auront une traçabilité afin qu’il soit possible de savoir à tout moment si le document est signé, s’il manque une signature, à quelle date il a été signé, etc. Avec la signature électronique Click & Sign, un document de preuve électronique est généré dans lequel apparaissent toutes les données liées à la signature : emails, IP, annexes au contrat, dates de signature, etc.
– La signature électronique est totalement sécurisée. Parmi les différents types de signatures électroniques qui existent, la signature avancée permet d’identifier le signataire, il peut être vérifié que le document n’a pas été modifié, le document signé est lié au signataire et à ses données et, par conséquent, le signataire ne peut pas nier avoir signé.
– En conséquence de tout ce qui précède, l’utilisation de la signature électronique par les cabinets comptables apporte un bénéfice très important : la réduction de la charge de travail des ressources humaines, financiers ou comptables des entreprises clientes du cabinet comptable.
Pour quelles démarches un cabinet comptable peut-il utiliser la signature électronique ?
Il existe de nombreuses procédures dans lesquelles les cabinets comptables peuvent utiliser la signature électronique, certaines des plus importantes sont les suivantes :
– Inscription de travailleurs indépendants et des entreprises à l’Agence des Impôts et de la Sécurité Sociale.
– Congés et reprises des travailleurs.
– Signature de contrats de travail ou de documents de confidentialité et de protection des données personnelles.
– Signature des autorisations de congés, des lettres de licenciement, des communications d’emploi, etc.
– Signature des certificats aux clients et fournisseurs.
– Présentation des impôts tels que l’impôt sur le revenu des personnes physiques, la TVA et l’impôt sur les sociétés.
– Signature de factures et de contrats de location de locaux, entrepôts ou bureaux, entre autres.
– Demandes de subventions et d’aides aux entreprises.
– Signature des autorisations clients au profit du cabinet pour effectuer des démarches auprès de la Trésorerie ou de la Sécurité Sociale.
– Signature des examens médicaux des travailleurs.
– Signature des fiches de paie par l’entreprise et par les salariés.
Une fois que l’on connaît les avantages de la signature électronique dans les agences comptables, il est clair que les conseillers doivent franchir une nouvelle étape dans leur transformation numérique pour profiter de tous les avantages de la signature électronique dans les cabinets comptables et ajouter une valeur supplémentaire à leurs services de moyen d’attirer et de fidéliser les clients.