¿Tienes una gestoría y quieres impulsar su transformación digital? No basta con tener una página web, utilizar el correo electrónico o tener perfiles en redes sociales, es necesario optar por soluciones que simplifiquen las gestiones del día a día y que aumenten la satisfacción del cliente. En este post te hablamos de los beneficios de la firma electrónica en las gestorías y de los trámites que pueden hacer con dicha firma.
Las gestorías suelen proporcionar una serie de servicios a las empresas en los que se intercambian numerosos documentos que deben ser firmados. La agilización de estos trámites requiere el uso de las nuevas tecnologías para ofrecer un valor añadido y no quedarse atrás respecto a la competencia. La firma electrónica es una tecnología fácil de implantar y que podrá significar un salto cualitativo.
Beneficios de la firma electrónica en las gestorías
Podemos destacar los siguientes beneficios de la firma electrónica en las gestorías:
– Todos los trámites se podrán realizar más rápido por lo que se ahorrarán tiempo y recursos, tanto materiales como humanos.
– La firma digital es muy fácil de usar y se puede utilizar desde cualquier dispositivo (teléfono móvil, Tablet y ordenador) y en cualquier momento.
– Con el uso de la firma digital la gestoría logrará ser más sostenible puesto que se evitarán desplazamientos y uso de papel, tinta y energía de la impresora.
– La firma electrónica tiene plena validez legal y un documento firmado con firma electrónica es totalmente válido como prueba ante los tribunales. La validez de la firma electrónica está reconocida por el Reglamento 910/2014 denominado eIDAS que en su artículo 25 relativo a los efectos jurídicos de la firma electrónica establece que:
“No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.”
En el mismo sentido, el artículo 3.9 de la ley de firma electrónica establece que:
No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica.
– El almacenamiento de los documentos firmados electrónicamente es más sencillo por lo que si posteriormente es necesario consultar los documentos, se podrán localizar fácilmente.
– La satisfacción del cliente aumentará porque los trámites serán rápidos y se evitará que se desplace a las oficinas de la gestoría cada vez que tenga que firmar algo.
– Las firmas de documentos tendrán una trazabilidad de manera que se podrá saber en todo momento si el documento está firmado, si falta alguna firma, en qué fecha se firmó etc. Con la firma electrónica de Click&Sign se genera un documento de evidencias electrónicas en el que aparecen todos los datos relativos a la firma: correos electrónicos, IPs, anexos al contrato, fechas de firma etc.
– La firma electrónica es totalmente segura. De los distintos tipos de firmas electrónicas que existen, con la firma avanzada es posible identificar al firmante, se puede cotejar que el documento no ha sido modificado, se vincula el documento firmado al firmante y a sus datos y, por lo tanto, el firmante no puede negar que ha firmado.
– Como consecuencia de todo lo anterior, el uso de la firma electrónica por parte de las gestorías aporta un beneficio muy importante que es la reducción de la carga de trabajo de departamentos de recursos humanos, financieros o contables de las empresas cliente de la gestoría.
¿Para qué tramites puede utilizar una gestoría la firma electrónica?
Existen multitud de gestiones en las que las gestorías pueden utilizar la firma electrónica, algunas de las más destacadas son las siguientes:
– Alta de autónomos y empresas en la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
– Altas y bajas de empleados.
– Firmas de contratos de trabajo o documentos de confidencialidad y protección de datos personales.
– Firma de autorizaciones de vacaciones, cartas de despido, comunicaciones laborales etc.
– Firma de certificados a clientes y proveedores.
– Presentación de impuestos como el IRPF, IVA e Impuesto sobre Sociedades.
– Firma de facturas y contratos de arrendamiento de locales, naves u oficinas, por ejemplo.
– Solicitudes de subvenciones y ayudas para las empresas.
– Firma de autorizaciones de los clientes a favor de la gestoría para realizar trámites con Hacienda o la Seguridad Social.
– Firma de reconocimientos médicos de los trabajadores.
– Firma de nóminas por la empresa y por los empleados.
Una vez que conocemos los beneficios de la firma electrónica en las gestorías, es evidente que los asesores deben dar un paso más en su transformación digital para aprovechar todas las ventajas de la firma electrónica en las gestorías y para aportar un valor adicional a sus servicios de manera que se consiga atraer y retener clientes.