Tot i que la transformació digital de les empreses s’està accelerant durant els darrers anys, encara queda molta feina per fer. La signatura electrònica pot ser un primer pas perquè els negocis de qualsevol mida puguin digitalitzar-se i competir amb empreses del seu sector en igualtat de condicions. Tot i això, encara molts empresaris no saben com utilitzar la signatura electrònica, quins avantatges aporta i en què es diferencia del certificat digital. En aquest post t’ho expliquem.
Certificat digital i signatura electrònica
Per entendre com utilitzar la signatura electrònica és fonamental entendre el significat i l’ús del certificat digital. El certificat digital és un document electrònic amb el qual es pot identificar les persones a internet. Se sol utilitzar per fer gestions amb les administracions públiques (Seguretat Social i Agència Tributària, per exemple). A Espanya hi ha dues maneres d’obtenir el certificat digital: la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre, amb què s’obté un certificat que s’instal·la al navegador de l’usuari que el sol·licita, i el Ministeri de l’Interior, a través del qual s’obté el DNI electrònic. El certificat digital, en les dues formes que hem vist, permet consultar informació de les administracions i signar documents en línia de forma segura i ràpida.
Juntament amb això, el Reglament eIDAS defineix el que es considera signatura electrònica de la següent manera:
«signatura electrònica», les dades en format electrònic annexes a altres dades electròniques o associades de manera lògica amb elles que utilitza el signant per signar.
La definició fa referència a la signatura electrònica simple. A més, hi ha dos tipus de signatura electrònica més que són la signatura electrònica avançada (que és la que compleix els requisits de l’article 26 del Reglament eIDAS) i la qualificada per a la qual s’ha d’utilitzar un dispositiu qualificat per a la creació de signatures electròniques.
Com utilitzar la signatura electrònica de manera senzilla?
Per respondre aquesta pregunta cal precisar que hi ha diverses maneres de signar electrònicament un document, però no totes ofereixen el mateix nivell de seguretat. Per exemple, es poden utilitzar les opcions de signatura electrònica que ofereixen programes com Adobe o Word, però no hi haurà una seguretat sobre la identificació dels signants o sobre la no alteració del document signat després de la signatura.
D’altra banda, les aplicacions de signatura electrònica de proveïdors de serveis de confiança funcionen d’una altra manera i aporten avantatges diferents. Perquè sàpigues com utilitzar la signatura electrònica de Click & Sign, et descrivim el procés amb detall:
- Alta a la plataforma de Click & Sign. El primer pas consisteix a donar-se d’alta a la plataforma Click & Sign i obtenir un usuari i una contrasenya per poder accedir a l’àrea de client.
- Configuració. Quan estiguis donat d’alta podràs configurar el procés de signatura i tots els seus elements: qui són els signants, com se signarà (mitjançant un botó, amb signatura biomètrica, etc.), quins recordatoris i notificacions es faran, etc.
- Redacció del correu i document a signar. En el procés de configuració hauràs de redactar el text del correu o SMS que rebran els signants amb l’enllaç del document a signar. Finalment, hauràs d’afegir el document que s’ha de signar.
- Recepció del correu i del document. Els signants rebran un correu o un SMS amb l’enllaç del document a signar i hi accediran. Podran llegir-lo i signar-lo de la manera com l’hagis configurat, per exemple, amb un simple botó de signatura o amb una contrasenya d’un sol ús.
- Seguiment del procés. A través del tauler de control de la plataforma de Click & Sign podràs fer un seguiment de tot el procés i saber qui ha signat, qui no i si falta algun document al procés de signatura (nòmines, DNI, etc.). Si una persona no ha signat, podreu configurar l’aplicació perquè se us enviïn recordatoris.
- Descàrrega de document signat i document d’evidències. Un cop finalitzat el procés de signatura podràs descarregar el document signat per emmagatzemar-lo als teus arxius i trametre una còpia als signants. A més, podràs obtenir el certificat d’evidències electròniques que contindrà totes les dades del procés de signatura: adreces de correu dels signants, dates i hores de signatura, números d’IP, etc. Així tindràs una prova de tot el procés que podrà ser utilitzada com a prova en judici.
Tot aquest procés ofereix seguretat i senzillesa per la qual cosa accelera qualsevol procediment en què calgui signar un document en una empresa i, per tant, s’optimitzen les gestions. Saber com utilitzar la signatura electrònica t’ajudarà a triar un proveïdor que t’aporti seguretat i compleixi estrictament el Reglament eIDAS i la resta de normativa sobre signatura electrònica.