La signatura electrònica és una tecnologia que beneficia a totes les empreses de qualsevol sector perquè en totes se signen documents diàriament. En les Empreses de Treball Temporal passa el mateix. En aquest post t’expliquem els beneficis d’utilitzar la signatura electrònica en una ETT.

Les ETT existeixen des de fa anys i tenen una gran importància a Espanya, ja que el treball temporal està bastant estès. Són empreses que tenen una gran càrrega de tasques administratives donat que gestionen a treballadors que poden estar en diferents llocs, que roten contínuament i que necessiten disposar de multitud de documents laborals.

Claus del procés de transformació digital de les ETT

Les ETT, igual que totes les empreses, han hagut d’adaptar-se al procés de transformació digital i ho han fet aplicant diferents eines com les següents:

  • Plataformes en línia en què els candidats es poden apuntar a les ofertes publicades, de manera que el procés és molt més senzill.
  • La tecnologia RPA s’ha utilitzat en els processos de selecció per escollir els candidats que millor s’adaptin al lloc de forma automàtica.
  • La digitalització de documents va ser una de les primeres mesures que es van prendre en les ETT de manera que el temps que es dedica a tasques administratives es redueix.
  • La intel·ligència artificial també s’utilitza per analitzar dades de les contractacions que es realitzen, generar corbes de salaris o establir les característiques dels perfils que es demanen.
  • La signatura electrònica es pot utilitzar en un gran nombre de gestions de les ETT: signatures de contractes, cartes, autoritzacions, etc.

Quins beneficis aporta la signatura electrònica en Empreses de Treball Temporal?

En les Empreses de Treball Temporal se signen multitud de documents diàriament i, fins ara, es realitzava la signatura d’un en un i de manera manual. Amb la signatura electrònica tot canvia perquè aporta beneficis a les ETT com els següents:

  • Ajuda a signar un nombre elevat de documents alhora.
  • El procés de signatura és senzill i ràpid.
  • Es pot signar des de qualsevol lloc i amb qualsevol dispositiu (mòbil, ordinador o Tauleta).
  • Es redueixen els errors per falta de dades, ja que els candidats no podran signar fins que no estiguin tots els camps de dades obligatòries del formulari.
  • Aporta més seguretat al procés de signatura perquè, per exemple, amb la signatura electrònica avançada es garanteix la identitat dels signants i que el document no ha estat manipulat.
  • És possible fer seguiment de tot el procés de signatura, de manera que se sap qui han signat i en quin moment i qui falta per signar.
  • La signatura electrònica és vàlida com a prova en un judici, ja que es reconeix la seva validesa pel Reglament Europeu eIDAS i perquè es genera un document d’evidències electròniques de la firma que permet provar la seva existència i totes les dades d’aquesta.
  • Cura del medi ambient, ja que no s’utilitzen paper, tinta o llum ni es realitzen desplaçaments. D’aquesta manera, a més, s’impulsa la responsabilitat social corporativa de l’ETT.

Quins usos té la signatura electrònica per a una ETT?

En una ETT se signen documents durant tota la relació laboral entre la mateixa ETT i els treballadors que cedeix de manera que una ETT pot utilitzar la signatura electrònica per a multitud de gestions com les següents:

  • Signatura de contractes de posada a disposició amb les empreses clients de l’ETT que necessitin trabadores.
  • Signatura de contractes de treball amb els empleats de l’ETT.
  • Signatura de cartes de resolució de contractes de treball.
  • Signatura d’acords de confidencialitat i protecció de dades amb els treballadors.
  • Signatura de documentació relativa a la prevenció de riscos laborals.
  • Signatura d’autoritzacions de vacances.
  • Signatura d’ofertes de treball per part de l’ETT.
  • Signatura de nòmines.
  • Signatura de contractes amb proveïdors de l’ETT.
  • Firmes de reconeixements mèdics.
  • Firmes de Model 145.

Com funciona el procés de signatura electrònica amb Click & Sign per a una ETT?

El procés de signatura electrònica per a una ETT amb Click & Sign és molt senzill i té els següents passos:

  • En primer lloc, l’ETT s’haurà de donar d’alta a la plataforma.
  • Un cop gestionada l’alta accedirà al Back Office i tindrà 28 crèdits de benvinguda.
  • A continuació, podrà crear la plantilla per a la signatura de documents:
    • Tipus de signatura (codi d’un sol ús, clic en un botó o signatura biomètrica).
    • Document que vols enviar.
    • Persones a les quals s’enviarà.
  • Finalment, es podrà fer seguiment de l’enviament realitzat i veure qui ha signat, qui no i realitzar avisos perquè s’agilitzi la signatura. Un cop signat el document es genera un document d’evidències que servirà com a prova de tot el procés de signatura.

Les ETT poden impulsar el seu procés de transformació digital amb la signatura electrònica perquè totes les gestions se simplifiquin i augmentin la productivitat, així com la seva competitivitat.