Aplicar la transformació digital a les PIMES pot ser difícil, ja que solen comptar amb recursos i temps limitats, però, alhora, necessiten ser competitives per no perdre quota de mercat. En aquest post ens volem centrar en la tecnologia a les PIMES a través de diverses eines que no requereixen una inversió elevada i que poden canviar la forma de treballar de l’empresa.

Per què és important la tecnologia a les PIMES?

Segons la IV Edició de l’Estudi sobre l’estat de Digitalització de les Empreses i administracions públiques espanyoles de l’Observatori Vodafone de l’Empresa, el 67% de les pimes reconeix la importància de les noves tecnologies i destaca que el principal benefici que obtenen de digitalitzar és una eficàcia més gran dels processos i tasques, seguida de la millora de les comunicacions amb els clients.

Però, l’ús de la tecnologia a les PIMES aporta altres avantatges com els següents:

  • Reducció de despeses, ja que hi ha multitud d’eines que permeten automatitzar tasques repetitives, de manera que una tasca que abans requeria hores, ara es pot fer en uns segons i sense errors.
  • Augment de la productivitat, ja que els empleats podran centrar-se en tasques que aportin més valor i donar una millor atenció a client.
  • Millora de la gestió, ja que la tecnologia permet organitzar millor els projectes, vigilar l’estoc o controlar els aspectes laborals de l’empresa: horaris, salaris, vacances, etc.
  • Augment de la qualitat dels productes i serveis que ven l’organització.

Quines tecnologies senzilles poden utilitzar les PIMES?

Com dèiem a l’inici del post, no calen grans inversions per actualitzar les PIMES, sinó que hi ha solucions al mercat que poden suposar un gran canvi amb una petita inversió. A continuació, detallem alguns exemples de tecnologia a les PIMES que poden canviar la seva forma de treballar:

  • Signatura electrònica. L’ús de la signatura electrònica ha augmentat considerablement amb la irrupció de la pandèmia a causa de la COVID-19, de fet, si comparem les dades de Click & Sign relatius a l’ús i funcionament de la signatura electrònica del mes de juny de 2020 i de juny de 2019, es va produir un augment de 598%. La signatura electrònica és una eina molt fàcil d’usar i que es pot aplicar per qualsevol empresa per a la signatura de tota mena de documents: nòmines, factures, contractes, cartes, etc. A més, es paga només pel que s’utilitza.
  • Treball en el núvol. La pandèmia va suposar que moltes empreses haguessin d’adaptar-se a la feina en remot gairebé d’un dia per l’altre i una de les millors solucions per a les PIMES va ser l’ús del núvol, ja que permet compartir arxius i aplicacions de forma senzilla. Per treballar en el núvol pots utilitzar eines com Google Drive o Dropbox, entre d’altres.
  • Reunions a distància. Durant uns mesos molts empleats i directius d’empreses només van veure els seus companys a través de pantalles d’ordinador o de mòbil i les aplicacions per a reunions a distància ja formen part del nostre dia a dia, Zoom, Google Meet o Skype, es troben entre les més usades. És important utilitzar aplicacions en què es pugui utilitzar un xat durant la reunió i compartir documents amb tots els assistents.
  • Treball remot. Un gran nombre d’empleats segueix treballant des de casa avui dia pel que són necessàries aplicacions que controlin la feina i que ho facilitin. Algunes de les aplicacions que es poden utilitzar són les següents:
    • Per controlar projectes i fer treballs en equip es poden utilitzar eines com Asana o Trello.
    • Les llistes de les tasques a realitzar es poden fer a Google Keep, per exemple. Quan acabis una tasca la podràs eliminar marcant.
    • La signatura electrònica que hem esmentat abans també pot facilitar molt el treball remot perquè es poden signar contractes amb clients i no perdre oportunitats.
    • La comunicació entre companys també és fonamental i per això pots utilitzar aplicacions com Slack que permet agrupar converses en xats o grups.
    • En el cas que els teus empleats necessiten connectar-se a un equip d’un client en remot, et serà de gran utilitat TeamViewer, per exemple.
  • Relacions amb clients i proveïdors. Tant per al treball presencial com per al treball a distància és fonamental tenir una aplicació CRM (Customer, Relationship Management) que ajudi a conèixer en quin moment del procés de venda es troba cada client o quins problemes han aparegut. D’aquesta manera s’aprofiten les oportunitats de venda i es coneix a fons als clients i potencials clients. A més, gràcies a la signatura electrònica es poden signar acords de confidencialitat o nous contractes amb molta més agilitat.

En definitiva, es tracta d’aplicacions de tecnologia a les PIMES que permeten digitalitzar i fer un salt qualitatiu amb solucions gratuïtes o molt barates. L’objectiu és seguir treballant, generant negoci i no deixar que els canvis que s’estan produint en tots els àmbits afectin l’activitat de les PIMES.