Tens una gestoria i vols impulsar la seva transformació digital? No n’hi ha prou amb tenir una pàgina web, utilitzar el correu electrònic o tenir perfils en xarxes socials, cal optar per solucions que simplifiquin les gestions del dia a dia i que augmentin la satisfacció de client. En aquest post et parlem dels beneficis de la signatura electrònica en les gestories i dels tràmits que poden fer amb aquesta signatura.

Les gestories solen proporcionar una sèrie de serveis a les empreses en què s’intercanvien nombrosos documents que han de ser signats. L’agilització d’aquests tràmits requereix l’ús de les noves tecnologies per oferir un valor afegit i no quedar-se enrere respecte a la competència. La signatura electrònica és una tecnologia fàcil d’implantar i que podrà significar un salt qualitatiu.

Beneficis de la signatura electrònica a les gestories

Podem destacar els següents beneficis de la signatura electrònica en les gestories:

– Tots els tràmits es podran realitzar més ràpidament, estalviant temps i recursos, tant materials com humans.

– La signatura digital és molt fàcil d’usar i es pot utilitzar des de qualsevol dispositiu (telèfon mòbil, Tauleta i ordinador) i en qualsevol moment.

– Amb l’ús de la signatura digital la gestoria aconseguirà ser més sostenible, ja que s’evitaran desplaçaments i ús de paper, tinta i energia de la impressora.

– La signatura electrònica té plena validesa legal i un document signat amb signatura electrònica és totalment vàlid com a prova davant els tribunals. La validesa de la signatura electrònica està reconeguda pel Reglament 910/2014 denominat eIDAS que en el seu article 25 relatiu als efectes jurídics de la signatura electrònica estableix que:

“No es denegaran efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials a una signatura electrònica pel sol fet de ser una signatura electrònica o perquè no compleixi els requisits de la signatura electrònica qualificada.”

En el mateix sentit, l’article 3.9 de la llei de signatura electrònica estableix que:

No es negaran efectes jurídics a una firma electrònica que no reuneixi els requisits de signatura electrònica reconeguda amb relació a les dades als quals estigui associada pel mer fet de presentar-se en forma electrònica.

– L’emmagatzematge dels documents signats electrònicament és més senzill pel que si posteriorment cal consultar els documents, es podran localitzar fàcilment.

– La satisfacció de client augmentarà perquè els tràmits seran ràpids i s’evitarà que es desplaci a les oficines de la gestoria cada vegada que hagi de signar alguna cosa.

– Les firmes de documents tindran una traçabilitat de forma que es podrà saber en tot moment si el document està signat, si cal alguna signatura, en quina data es va signar, etc. Amb la signatura electrònica de Click & Sign es genera un document d’evidències electròniques en el qual apareixen totes les dades relatives a la signatura: correus electrònics, IP, annexos al contracte, dates de signatura, etc.

– La signatura electrònica és totalment segura. Dels diferents tipus de signatures electròniques que existeixen, amb la signatura avançada és possible identificar el signant, es pot acarar que el document no ha estat modificat, es vincula el document signat al signant i a les seves dades i, per tant, el signant no pot negar que ha signat.

– A conseqüència de tot l’anterior, l’ús de la signatura electrònica per part de les gestories aporta un benefici molt important que és la reducció de la càrrega de treball de departaments de recursos humans, financers o comptables de les empreses client de la gestoria.

Per a què tràmits pot utilitzar una gestoria la signatura electrònica?

Hi ha multitud de gestions en què les gestories poden utilitzar la signatura electrònica, algunes de les més destacades són les següents:

– Alta d’autònoms i empreses a l’Agència Tributària i la Seguretat Social.

– Altes i baixes d’empleats.

– Firmes de contractes de treball o documents de confidencialitat i protecció de dades personals.

– Signatura d’autoritzacions de vacances, cartes d’acomiadament, comunicacions laborals, etc.

– Signatura de certificats a clients i proveïdors.

– Presentació d’impostos com l’IRPF, IVA i Impost sobre Societats.

– Signatura de factures i contractes d’arrendament de locals, naus o oficines, per exemple.

– Sol·licituds de subvencions i ajudes per a les empreses.

– Signatura d’autoritzacions dels clients a favor de la gestoria per fer tràmits amb Hisenda o la Seguretat Social.

– Signatura de reconeixements mèdics dels treballadors.

– Signatura de nòmines per l’empresa i pels empleats.

Una vegada que coneixem els beneficis de la signatura electrònica en les gestories, és evident que els assessors han de fer un pas més en la seva transformació digital per aprofitar tots els avantatges de la signatura electrònica en les gestories i per aportar un valor addicional als seus serveis de manera que s’aconsegueixi atreure i retenir clients.