Els departaments de vendes de les empreses són elements estratègics en l’engranatge de qualsevol negoci. Són departaments que ocupen la major part del seu temps estant en contacte amb clients potencials, negociant i signant contractes. Molts d’aquests tràmits encara es fan en persona, però la signatura electrònica pot canviar-ho i per aportar molts avantatges. En aquest post et parlem dels beneficis de la signatura electrònica per als departaments de vendes.
Per què digitalitzar les tasques del departament de vendes?
A més dels beneficis de la signatura electrònica per al departament de vendes que veurem a continuació, hi ha dues raons molt importants per les quals totes les empreses haurien de digitalitzar el seu departament de vendes i utilitzar la signatura electrònica:
– Es tracta d’un departament en el qual la transformació digital pot aportar una major rendibilitat a l’empresa.
– És un departament que té un paper fonamental en el customer journey i, per tant, és fonamental que les interaccions que hi hagi entre vendes i clients s’optimitzin.
Beneficis de la signatura electrònica en el departament de vendes
Moltes empreses de diversos sectors ja estan apostant per la digitalització de tots els seus processos i dos dels departaments clau són el de vendes i el de recursos humans. Els beneficis de la signatura electrònica en el departament de vendes són els següents:
– Rapidesa en el procés de venda. Tradicionalment els comercials de les empreses tancaven els acords amb els clients i havien de procedir a la signatura física del contracte. Aquest tràmit comportava molt de temps a causa de la necessitat que el contracte s’hagi d’imprimir i signar per una banda, enviar a l’altra per missatger, signar-lo també per l’altra part i enviar una còpia signada a la part que va signar primer. Amb la signatura electrònica, tot aquest procés es fa en remot de manera que no importa on estigui client.
– Seguretat. Encara moltes empreses pensen que és més segura la signatura física en paper, però la veritat és que és una signatura en la qual poden donar-se casos de suplantacions d’identitat que suposin un risc. Amb la signatura electrònica s’obté el suport del Reglament Europeu eIDAS que reconeix la seva validesa legal i, a més, genera una evidència sobre la identitat dels signants, el moment en què han signat el contracte i el contingut signat, per la qual cosa no és possible que hi hagi casos de suplantació d’identitat.
– Satisfacció amb el personal. El personal del departament de vendes farà les gestions amb els clients més ràpid i millorarà la seva satisfacció alhora que augmenta la productivitat, el que afavorirà a tota l’empresa.
– Optimització de l’experiència de compra. Tots tenim moltes ocupacions en el nostre dia a dia i és fonamental que quan entrem en contacte amb un client tots els processos siguin ràpids. Amb la signatura electrònica es poden signar documents en qüestió de segons. Això millorarà l’experiència de client que voldrà repetir la compra i et recomanarà.
– Diferenciació dels teus competidors. Actualment gairebé tots els mercats estan saturats de competidors que presten serveis o venen productes semblants als teus, per tant, la forma de diferenciar-te pot consistir en l’ús de la tecnologia de la signatura electrònica per a les gestions amb els clients.
– Signatura de documents sense errors. A la signatura física de contractes és habitual que faltin dades per omplir o que es deixin fulles sense signar, de manera que el procés de signatura s’allarga. Amb la signatura electrònica això no pot passar perquè no és possible signar fins que el contracte estigui complet. D’aquesta manera s’estalvia molt de temps.
– Possibilitat d’escollir entre diferents tipus de signatures. En un departament de vendes se signen multitud de documents: pressupostos, ofertes, contractes, acords, etc. Cada document necessita un grau de seguretat diferent, per aquest motiu, el Reglament eIDAS regula tres tipus de signatura electrònica diferents: simple, avançada i qualificada. L’elecció de la signatura per a cada supòsit dependrà del tipus de transacció que es realitzi.
– Agilitat del procés de signatura amb diversos signants. Si, per exemple, en un contracte intervenen diverses parts, el procés de signatura física es pot complicar i allargar molt. Amb la signatura electrònica el departament de vendes podrà establir l’ordre en què ha de signar cada persona o el tipus de signatura de cada signant.
– Emmagatzematge segur. És molt habitual en les empreses signar un document i després no trobar-lo. Els proveïdors de signatura electrònica aporten un emmagatzematge segur en el núvol de manera que podràs trobar els documents signats en qualsevol moment en què els necessitis.
Tal com has vist els beneficis de la signatura electrònica per al departament de vendes són múltiples i repercutint en la millora de la gestió dels clients i del negoci, en general. La transformació digital és imparable i la signatura electrònica és un dels passos fonamentals per aconseguir adaptar-te al futur.