Usos més freqüents de la signatura electrònica

Es pot signar un contracte de treball o de lloguer amb la signatura electrònica? La resposta és que sí. En aquest post t’expliquem per què es fa servir la signatura electrònica amb més freqüència a les empreses.

L’ús de la signatura electrònica ha suposat una autèntica revolució en les relacions entre les empreses i els seus clients no només pel que fa a eficiència sinó quant a agilitat i reducció del temps de respostes. Qualsevol departament de la teva empresa pot utilitzar-la i aportarà beneficis com la satisfacció de clients, proveïdors i treballadors, entre d’altres.

Per a què es fa servir la signatura electrònica habitualment?

L’ús de la signatura electrònica està cada vegada més estès, de fet, a Click & Sign hem detectat que si comparem desembre de 2019 i desembre de 2020 s’ha produït un augment en l’ús de la signatura electrònica de més d’un 600%. A continuació analitzem els usos més habituals:

• Signatura de contractes. Hi ha multitud de contractes que es poden signar amb signatura electrònica, per exemple:
  • Contracte de lloguer. La signatura electrònica d’un contracte de lloguer d’habitatge, local comercial o oficina, per exemple, és vàlida sempre que es pugui demostrar que hi ha un consentiment per part dels signants. En aquests casos, a causa del nivell de seguretat necessari, se sol utilitzar la signatura electrònica avançada que té les següents característiques:
    • Es vincula exclusivament a una persona.
    • Permet la identificació inequívoca del signant.
    • Es crea amb dades que només el signant pot utilitzar i que estan sota el seu control exclusiu.
    • Es vincula amb les dades signades, de manera que el document no pot ser alterat.
  • Contracte de treball. L’ús de la signatura electrònica també és vàlid per a un contracte de treball, ja que l’Estatut dels Treballadors estableix que es pot celebrar per escrit o de paraula i el Codi Civil regula que en els contractes subscrits mitjançant dispositius automàtics hi ha consentiment des que es manifesta l’acceptació. La signatura electrònica en els contractes de treball permet la geolocalització, l’encriptació de dades i el segellat de temps.
  • Contractes amb clients. Les empreses que presten serveis com les del sector de les telecomunicacions o les que venen productes solen acudir a fires o tenir estands en aeroports, estacions o centres comercials per captar clients. En aquests casos, necessiten tenir la possibilitat de realitzar una contractació ràpida in situ, de manera que no perdin a client. La signatura electrònica és la que permet aquesta agilitat i la possibilitat que se signi el contracte des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.
  • Signatura d’autoritzacions. En determinats casos, per exemple, el d’una reparació d’una maquinària o un electrodomèstic, pot ser necessari l’ús de la signatura electrònica per a prestar el consentiment a la reparació, sobretot, quan es tracta d’un cost elevat. Les autoritzacions també poden ser necessàries en l’àmbit sanitari quan es realitzen tractaments, cirurgies o proves mèdiques en què sigui hagi de signar un consentiment informat.
  • Acords de confidencialitat. En l’àmbit empresarial és força habitual l’ús d’acords de confidencialitat, per exemple, una empresa entra en tractes amb altres per a una fusió i no desitja que es divulgui la informació sobre l’operació. Un altre supòsit és també el dels empleats d’una empresa que han de guardar secret sobre l’activitat de l’organització, per no perjudicar-enfront dels seus competidors, En aquests casos s’utilitza la signatura electrònica per signar els acords de confidencialitat de forma senzilla i ràpida.
  • Signatura de sol·licituds públiques. Des de fa temps les sol·licituds públiques a l’administració o a empreses privades cada vegada estan més esteses. El procés de signatura ha de ser senzill perquè es pugui obtenir el màxim nombre de signatures i per això s’aposta per l’ús de la signatura electrònica.
  • Factures electròniques. Les factures electròniques no són obligatòries a Espanya excepte en determinats casos, però si en la teva empresa l’has d’utilitzar i signar, l’ús de la signatura electrònica pot facilitar molt el procés i millorar la imatge enfront dels teus clients.
  • Signatura de cartes i pressupostos. En tots els àmbits de l’empresa se solen signar cartes de diversos tipus dirigides a empleats, proveïdors o clients. En alguns casos hi ha la possibilitat d’utilitzar el correu electrònic certificat, però en altres ocasions es pot enviar una carta signada amb signatura electrònica. D’altra banda, en el cas en què un client hagi de signar un pressupost és molt còmode que ho faci mitjançant signatura electrònica de manera que la teva empresa pugui començar a prestar el servei com més aviat i a facturar a aquest nou client.

Tal com has vist l’ús de la signatura electrònica es pot estendre a tots els departaments de la teva empresa: recursos humans, administratiu, financer, vendes, màrqueting, direcció. La clau és facilitar els processos de signatura de documents i estalviar temps perquè tots els empleats es puguin centrar a aportar valor al negoci.