Aplicar la transformación digital a las PYMES puede ser abrumador puesto que suelen contar con recursos y tiempo limitados, pero, a la vez, necesitan ser competitivas para no perder cuota de mercado. En este post nos queremos centrar en la tecnología en las PYMES a través de diversas herramientas que no requieren una inversión elevada y que pueden cambiar la forma de trabaja de la empresa.
¿Por qué es importante la tecnología en las PYMES?
Según la IV Edición del Estudio sobre el estado de Digitalización de las Empresas y Administraciones Públicas españolas del Observatorio Vodafone de la Empresa, el 67% de las pymes reconoce la importancia de las nuevas tecnologías y destaca que el principal beneficio que obtienen de digitalizarse es la mayor eficacia de los procesos y tareas, seguida de la mejora de las comunicaciones con los clientes.
Pero, el uso de la tecnología en las PYMES aporta otras ventajas como las siguientes:
- Reducción de gastos puesto que existen multitud de herramientas que permiten automatizar tareas repetitivas, por lo que una tarea que antes requería horas, ahora se puede hacer en unos segundos y sin errores.
- Aumento de la productividad ya que los empleados podrán centrarse en tareas que aporten más valor y dar una mejor atención al cliente.
- Mejora de la gestión ya que la tecnología permite organizar mejor los proyectos, vigilar el stock o controlar los aspectos laborales de la empresa: horarios, salarios, vacaciones etc.
- Aumento de la calidad de los productos y servicios que vende la organización.
¿Qué tecnologías sencillas pueden utilizar las PYMES?
Como decíamos al inicio del post, no son necesarias grandes inversiones para actualizar las PYMES, sino que existen soluciones en el mercado que pueden suponer un gran cambio con una pequeña inversión. A continuación, detallamos algunos ejemplos de tecnología en las PYMES que pueden cambiar su forma de trabajar:
- Firma electrónica. El uso de la firma electrónica ha aumentado considerablemente con la irrupción de la pandemia debida a la COVID-19, de hecho, si comparamos los datos de Click & Sign relativos al uso y funcionamiento de la firma de firma electrónica del mes de junio de 2020 y de junio de 2019, se produjo un aumento de 598%. La firma electrónica es una herramienta muy fácil de usar y que se puede aplicar por cualquier empresa para la firma de todo tipo de documentos: nóminas, facturas, contratos, cartas etc. Además, se paga solo por lo que se utiliza.
- Trabajo en la nube. La pandemia supuso que muchas empresas tuvieran que adaptarse al trabajo en remoto casi de un día para otro y una de las mejores soluciones para las PYMES fue el uso de la nube puesto que permite compartir archivos y aplicaciones de forma sencilla. Para trabajar en la nube puedes utilizar herramientas como Google Drive o Dropbox, entre otras.
- Reuniones a distancia. Durante unos meses muchos empleados y directivos de empresas solo vieron a sus compañeros a través de pantallas de ordenador o de móvil y las aplicaciones para reuniones a distancia ya forman parte de nuestro día a día, Zoom, Google Meet o Skype, se encuentran entre las más usadas. Es importante utilizar aplicaciones en las que se pueda utilizar un chat durante la reunión y compartir documentos con todos los asistentes.
- Trabajo remoto. Un gran numero de empleados sigue trabajando desde casa a día de hoy por lo que son necesarias aplicaciones que controlen el trabajo y que lo faciliten. Algunas de las aplicaciones que se pueden utilizar son las siguientes:
- Para controlar proyectos y hacer trabajos en equipo se pueden utilizar herramientas como Asana o Trello.
- Las listas de las tareas a realizar se pueden hacer en Google Keep, por ejemplo. Cuando termines una tarea la podrás eliminar marcándola.
- La firma electrónica que hemos citado antes también puede facilitar mucho el trabajo remoto porque se pueden firmar contratos con clientes y no perder oportunidades.
- La comunicación entre compañeros también es fundamental y para ello puedes utilizar aplicaciones como Slack que permite agrupar conversaciones en chats o grupos.
- En el caso en que tus empleados necesiten conectarse a un equipo de un cliente en remoto, te será de gran utilidad Teamviewer, por ejemplo.
- Relaciones con clientes y proveedores. Tanto para el trabajo presencial como para el trabajo a distancia es fundamental tener una aplicación CRM (Customer, Relationship Management) que ayude a conocer en qué momento del proceso de venta se encuentra cada cliente o qué problemas han aparecido. De esta manera se aprovechan las oportunidades de venta y se conoce a fondo a los clientes y potenciales clientes. Además, gracias a la firma electrónica se pueden firmar acuerdos de confidencialidad o nuevos contratos con mucha más agilidad.
En definitiva, se trata de aplicaciones de tecnología en las PYMES lo que permiten digitalizarse y dar un salto cualitativo con soluciones gratuitas o muy baratas. El objetivo es seguir trabajando, generando negocio y no dejar que los cambios que se están produciendo en todos los ámbitos afecten a la actividad de las PYMES.