Si pensamos en el día a día de cualquier centro educativo nos daremos cuenta de que se firman y se gestionan multitud de documentos: certificados, titulaciones, convenios de prácticas, matriculas, admisiones y solicitudes de becas, entre otros. Para todos estos documentos se puede utilizar la firma electrónica. En este post vamos a hablar de la firma electrónica en el sector educativo y de cómo facilita todos los trámites que se realizan en escuelas, universidades o centros de formación.

El reglamento eIDAS, que entró en vigor en el año 2014, marcó un antes y un después para los centros educativos que utilizan la firma electrónica, puesto que reconoce la firma electrónica en cualquier país miembro de la Unión Europea, de manera que los trámites son mucho más ágiles y rápidos.

Ventajas de la firma electrónica en el sector educativo

Las ventajas de la firma electrónica en el sector educativo son las siguientes:

Facilidad en la matriculación de alumnos.La firma electrónica se puede utilizar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, por lo que la matriculación de los alumnos en los centros educativos es mucho más sencilla con independencia de dónde se encuentren. Con la firma electrónica los alumnos no tendrán que acudir físicamente al centro para matricularse, sino que lo podrán hacer a distancia.

Seguridad con el cifrado de datos. Con la firma electrónica los datos de los alumnos están seguros, lo que genera confianza en los usuarios que utilizan la firma. Además, se cumple la normativa en materia de Protección de Datos personales de los alumnos y otros usuarios.

Protección frente al fraude. Uno de los problemas más frecuentes que se produce con el uso de internet es el robo de identidad, con la firma electrónica se evita este fraude puesto que se verifica la identidad del firmante de forma inequívoca, por ejemplo, a través de datos biométricos cómo la huella digital, la voz o el iris

Eliminación de esperas. Durante muchos años en las épocas de matriculación en los centros educativos se formaban largas filas de gente que tenían que esperar incluso horas para realizar una gestión. Con la firma electrónica las esperas desaparecen puesto que cualquier trámite de firma se puede realizar en unos minutos de forma digital.

Validez legal. La firma electrónica de documentos en el sector educativo es totalmente válida conforme al reglamento eIDAS.

Reducción de la carga administrativa. Los distintos departamentos de escuelas universidades y centros de formación, con la firma electrónica reducen su carga administrativa y el tiempo que el personal dedica al papeleo. De esta forma se mejora la eficiencia, la coordinación entre departamentos, se reducen los errores y se optimizan los procesos administrativos.

Firma masiva de documentos. El centro educativo puede gestionar el proceso de firma para que se firmen todos los documentos que sean necesarios por el alumno de una sola vez, de esta forma se reducen los tiempos de espera y se facilitan todos los trámites.

Mejora de la reputación del centro educativo. Con la pandemia debida a la COVID-19 la transformación digital del sector educativo se ha acelerado. Los centros educativos adoptaron una formación a distancia durante un tiempo, en algunos casos, y en otros, se han adoptado modelos híbridos que combinan la asistencia a clase con las clases remotas. El uso de la firma electrónica completa la transformación digital del sector educativo y mejora la reputación de los centros puesto que se adaptan a las generaciones de nativos digitales.

¿Para qué se puede usar la firma electrónica en el sector educativo?

Tal y como hemos visto antes la firma electrónica en el sector educativo se puede utilizar para diversos trámites como por ejemplo los siguientes:

– Firmas de convenios de prácticas para los estudiantes entre el centro educativo y las empresas.

– Firma de documentos académicos como los títulos, las becas o las admisiones.

– Firma de documentos relativos a residencias parkings y otros servicios de los centros educativos

– Firmas de documentos bancarios, por ejemplo, para autorizar el pago de la matrícula en el centro.

– Firma de contratos laborales con los profesores y otros trabajadores del centro.

– Firma de documentos de confidencialidad o de documentos relativos a la protección de datos personales.

– Firma de presupuestos del centro.

– Firma de documentos de cesión de imagen.

– Firma de nóminas de empleados del centro.

– Firma de contratos, de albaranes y de otros documentos con los proveedores.

– Firma de autorizaciones de los progenitores de los alumnos.

Tal y como has visto la firma electrónica en el sector educativo está potenciando la transformación digital del sector y facilitando todos los trámites administrativos de los centros, de forma que se adaptan a las necesidades de los estudiantes actuales, reducen su carga administrativa y cumplen con la normativa aplicable.