Est il possible de signer un contrat de travail ou de location avec signature électronique ? La réponse est OUI. Dans cet article nous vous expliquons les utilisations de la signature électronique les plus fréquentes chez les entreprises.

L’utilisation de la signature électronique est une révolution pour les relations entre les entreprises et leurs clients en ce qui concerne l’efficacité, mais aussi la flexibilité et la réduction du délai des réponses. Tout service de votre entreprise peut l’utiliser, en tirant des avantages tels que la satisfaction des clients, fournisseurs et employés, entre autres.

Utilisations quotidiennes de la signature électronique

L’utilisation de la signature électronique est de plus en plus répandu. Chez Click&Sign, nous avons trouvé que si l’on compare décembre 2019 et décembre 2020, il existe une augmentation dans l’utilisation de la signature électronique de plus de 600%. Nous vous invitons à analyser les utilisations les plus fréquentes :

 – Signature des contrats. De nombreux contrats peuvent être signés avec une signature électronique, comme par exemple :

o Contrat de location. La signature électronique d’un contrat de location d’habitation, local commercial ou bureau, par exemple, est valide tant qu’il existe le consentement de la part des signataires.
Dans ces cas, en raison du niveau de sécurité nécessaire, l’on utilise la signature électronique avancée, avec les caractéristiques suivantes :

  • Elle est liée exclusivement à une personne.
  • Elle permet l’identification sans équivoque du signataire.
  • Elle est créée à partir de données que seul le signataire peut utiliser et qui sont sous son contrôle exclusif.
  • Elle est liée aux données signées, le document ne pouvant pas être modifié.

o Contrat de travail. L’utilisation de la signature électronique est également valide pour un contrat de travail, car le Statut des travailleurs espagnol établit que ce type de contrats peut être conclu par écrit ou oralement et le Code Civil espagnol régule que, dans les contrats conclus au moyen d’appareils automatiques, il y a consentement à partir du moment où l’acceptation se manifeste. La signature électronique dans les contrats de travail permet la géolocalisation, le cryptage des données et l’horodatage.

o Contrats avec les clients. Les entreprises qui fournissent des services comme celles du secteur des télécommunications ou celles qui vendent des produits ont tendance à assister à des salons ou à avoir des stands dans les aéroports, les gares ou les centres commerciaux pour attirer les clients. Dans ces cas, ils doivent pouvoir effectuer un recrutement rapide sur place afin de ne pas perdre le client. La signature électronique est ce qui permet cette agilité et la possibilité de signer le contrat de n’importe où et à tout moment.

Signature d’autorisations. Dans certains cas, par exemple la réparation d’une machine ou d’un appareil électrique, l’utilisation de la signature électronique peut être nécessaire pour consentir ladite réparation, notamment lorsqu’elle est d’un coût élevé. Les autorisations peuvent également être nécessaires dans le domaine de la santé lorsque des traitements, des interventions chirurgicales ou des tests médicaux sont effectués dans lesquels il est nécessaire de signer un consentement éclairé.

Accords de confidentialité. Dans le monde des affaires, l’utilisation d’accords de confidentialité est assez courante. Par exemple, une entreprise conclut des accords avec d’autres pour une fusion et ne souhaite pas que les informations sur l’opération soient divulguées. Une autre hypothèse est aussi celle des salariés d’une entreprise qui doivent garder le secret sur l’activité de l’organisation, afin de ne pas la nuire par rapport à ses concurrents .Dans ces cas, la signature électronique est utilisée pour signer des accords de confidentialité facilement et rapidement.

Signature des demandes publiques. Depuis longtemps, les demandes publiques auprès de l’administration ou des entreprises privées se sont généralisées. Le processus de signature doit être simple pour que le maximum de signatures puisse être obtenu et c’est l’intérêt d’utiliser la signature électronique.

Factures électroniques. Les factures électroniques ne sont pas obligatoires en Espagne sauf dans certains cas, mais si vous devez les utiliser et les signer dans votre entreprise, l’utilisation de la signature électronique peut grandement faciliter le processus et améliorer votre image auprès de vos clients.

Signature des lettres et des budgets. Dans tous les domaines de l’entreprise, des lettres de divers types sont généralement signées aux employés, aux fournisseurs ou aux clients. Dans certains cas, il est possible d’utiliser un courrier électronique certifié, mais dans d’autres cas, vous pouvez envoyer une lettre signée avec une signature électronique. En revanche, dans le cas où un client doit signer un budget, il est très pratique pour lui de le faire par signature électronique afin que votre entreprise puisse commencer à fournir le service le plus rapidement possible et à facturer ce nouveau client.

Comme vous l’avez vu, l’utilisation de la signature électronique peut être étendu à tous les services de votre entreprise : ressources humaines, administratif, financier, commercial, marketing, direction. La clé est de simplifier les processus de signature de documents et de gagner du temps afin que tous les employés puissent se concentrer sur la création de valeur ajoutée pour l’entreprise.