La signature électronique est une technologie qui bénéficie toutes les entreprises de tout secteur, car chacune d’entre elles signe des documents au quotidien.  Dans les agences d’intérim aussi.  Dans cet article, nous vous expliquons les avantages d’utiliser la signature électronique chez les agences d’intérim.

Les agences d’intérim existent depuis des années et sont très importantes en Espagne comme en France car le travail temporaire est assez répandu. Ce sont des entreprises qui ont une grande charge de tâches administratives car elles gèrent des travailleurs qui peuvent être dans des endroits différents, qui tournent en permanence et qui doivent signer une multitude de documents de travail.

Contenus

Les clés du succès de transformation numérique des agences d’intérim

Les agences d’intérim, comme toutes les entreprises, ont dû s’adapter au processus de transformation numérique et l’ont fait en appliquant différents outils tels que les suivants :

  • Des plateformes en ligne où les candidats peuvent s’inscrire pour recevoir des offres publiées, le processus est donc beaucoup plus facile.
  • La technologie RPA a été utilisée dans les processus de sélection pour choisir automatiquement les candidats qui correspondent le mieux au poste.
  • La numérisation des documents a été l’une des premières mesures prises dans les agences d’intérim pour réduire le temps consacré aux tâches administratives.
  • L’intelligence artificielle est également utilisée pour analyser les données des embauches effectuées ou générer des courbes de salaires ou établir les caractéristiques des profils recherchés.
  • La signature électronique peut être utilisée dans un grand nombre d’opérations des agences : signature de contrats, de lettres, d’autorisations, etc.

Quels sont les avantages de la signature électronique pour les agences d’intérim ?

Dans les Entreprises de Travail Temporaire, une multitude de documents sont signés quotidiennement et, jusqu’à présent, la signature se faisait une par une et manuellement. Avec la signature électronique, tout change car elle apporte des avantages aux agences d’intérim tels que :

  • Aide à signer un grand nombre de documents en même temps.
  • Le processus de signature est simple et rapide.
  • Il est possible de signer de n’importe où et avec n’importe quel appareil (mobile, ordinateur ou tablette).
  • Les erreurs dues au manque de données sont réduites puisque les candidats ne pourront pas signer tant que toutes les informations obligatoires du formulaire ne seront pas remplies.
  • Fournit plus de sécurité au processus de signature car, par exemple, la signature électronique avancée garantit l’identité des signataires et la non-falsification du document.
  • Il est possible de suivre l’ensemble du processus de signature, afin de savoir qui a signé et à quelle heure et qui n’a pas encore signé.
  • La signature électronique est valable comme preuve dans un procès puisque sa validité est reconnue par le règlement européen eIDAS et parce qu’un document de preuve électronique de la signature est généré qui permet de prouver son existence et toutes les données de celle-ci.
  • Prendre soin de l’environnement car aucun papier ou encre n’est utilisé, et aucun mouvement n’est effectué. De cette manière, en outre, la responsabilité sociale d’entreprise de l’agence d’intérim est promue.

Utilisations de la signature électronique pour une agence d’intérim

Dans une agence d’intérim, les documents sont signés tout au long de la relation de travail entre l’agence et les travailleurs, de sorte qu’une agence peut utiliser la signature électronique pour une multitude de procédures telles que les suivantes :

  •  Signature de contrats de disponibilité avec les entreprises clientes de l’agence qui ont besoin de main-d’œuvre.
  • Signature des contrats de travail avec les employés de l’agence.
  • Signature des documents de résiliation de contrats de travail.
  • Signature d’accords de confidentialité et de protection des données avec les travailleurs.
  • Signature de la documentation relative à la prévention des risques professionnels.
  • Signature des autorisations de vacances.
  • Signature des offres d’emploi de la part de l’agence d’intérim
  • Signature des fiches de paie.
  • Signature de contrats avec les fournisseurs de l’agence d’intérim.
  • Signatures des examens médicaux.
  • Signatures de formulaires.

Comment fonctionne le processus de signature électronique avec Click & Sign pour une agence d’intérim ?

Le processus de signature électronique pour une agence d’intérim avec Click & Sign est très simple et comporte les étapes suivantes :

  • Dans un premier temps, l’agence devra s’inscrire sur la plateforme.
  • Une fois l’inscription gérée, vous accéderez au Back Office et vous disposerez de 28 crédits de bienvenue.
  • Ensuite, vous pouvez créer le modèle de signature des documents :
    • Type de signature (code à usage unique, clic sur un bouton ou signature biométrique.
    • Document que vous souhaitez envoyer.
    • Les personnes à qui vous allez l’envoyer.
  • Enfin, vous pourrez suivre l’envoi effectué et voir qui a signé, qui ne l’a pas fait et faire des notifications pour accélérer la signature. Une fois le document signé, un document de preuve est généré qui servira de preuve de l’ensemble du processus de signature.

Les agences d’intérim peuvent booster leur processus de transformation numérique avec la signature électronique afin que toutes les procédures soient simplifiées et augmentent leur productivité, ainsi que leur compétitivité.