L’évolution technologique a modifié la façon dont les documents sont signés avec les travailleurs.  Les services des ressources humaines ont été numérisés et de nombreux documents de travail tels que les fiches de paie, les sollicitudes de congés, les offres d’emploi et autres sont envoyés et signés numériquement. Mais nous pouvons nous poser des questions concernant la validité de la signature électronique d’un contrat de travail. Dans cet article, nous vous expliquons tous les détails.

Le processus de signature d’un contrat de travail sans utiliser la signature numérique comporte plusieurs étapes:

– Préparation du contrat.

– Impression de deux exemplaires du contrat et signature par le représentant légal de la société.

– Envoi de l’original au travailleur ou rencontre avec lui pour signer le contrat et lui en remettre une copie.

– Signature du contrat et du dossier.

Ce processus pourrait être accéléré de manière très simple avec la signature électronique du contrat de travail.

La signature électronique d’un contrat de travail est-elle valide?

Pour répondre à cette question et savoir si un contrat de travail peut être signé avec une signature électronique, il est nécessaire d’analyser ce que dit la législation:

– En ce qui concerne la forme du contrat, l’article 8 du statut des travailleurs dispose que : le contrat de travail peut être conclu par écrit ou oralement. Le même article établit certains cas dans lesquels le contrat de travail doit s’effectuer par écrit : stage, formation, apprentissage, contrat de travail à temps partiel, travailleurs à distance et travailleurs embauchés en Espagne au service d’entreprises espagnoles à l’étranger. Par conséquent, le statut des travailleurs réglemente la liberté sur la forme du contrat de travail.

– Concernant la manière de donner son consentement, il est nécessaire d’analyser la réglementation établie par le Code civil espagnol :

o Il n’existe pas de contrat sauf si le consentement, le véritable objet et la cause de l’obligation concordent.

o Le consentement se manifeste avec la participation de l’offre et de l’acceptation sur la cause et l’objet du contrat.

o Dans les contrats conclus au moyen d’appareils automatiques, il y a consentement à partir du moment où l’acceptation se manifeste.

o Les contrats seront contraignants, quelle que soit la forme sous laquelle ils auront été conclus, sous réserve que les conditions essentielles de leur validité concordent.

– Enfin, en ce qui concerne les types de signature électronique, le règlement européen eIDAS réglemente trois types : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Le type de signature numérique d’un contrat de travail doit être choisi en fonction du fait qu’elle permet d’identifier sans équivoque les personnes qui signent et qu’on puisse détecter les modifications, le cas échéant. Pour cette raison, des signatures électroniques avancées et qualifiées sont recommandées dans ces cas.

La signature numérique des contrats de travail permet:

o La géolocalisation.

o Le cryptage des données.

o L’horodatage.

Ces trois éléments créent une preuve technique qui certifie que chaque émetteur est disposé à donner son consentement.

Avantages de la signature numérique dans les contrats de travail

L’utilisation de la signature électronique dans les contrats de travail offre les avantages suivants :

– Elle a la même valeur juridique que la signature manuscrite.

– Elle aide à gagner du temps car le processus est beaucoup plus rapide.

– Le processus de signature peut être suivi : qui a signé et qui n’a pas signé, quand, etc.

– En signant numériquement les contrats de travail, vous contribuez à la protection de l’environnement puisque les déplacements ne sont pas nécessaires (économisant ainsi du carburant), ni d’imprimer le contrat (économisant ainsi du papier, de l’encre et de l’énergie de l’imprimante).

Processus de signature électronique du contrat de travail

Le processus de signature électronique d’un contrat de travail avec Click & Sign suit les étapes suivantes:

– Le service des ressources humaines envoie le contrat à signer par email ou SMS au futur travailleur.

– Le futur travailleur reçoit un email ou un SMS avec un lien qui lui donne accès à une page de signature.

– Le travailleur signe le document en saisissant un code qu’il reçoit par SMS.

– Le service des ressources humaines peut télécharger et archiver le contrat signé. Grâce à l’API Click & Sign, la solution de signature électronique peut être intégrée à l’ERP ou au CRM de l’entreprise.

Au cours de ce processus, une série de preuves électroniques sont générées qui prouvent que le document a été signé, par exemple, les adresses IP des appareils qui ont été utilisés, les adresses électroniques des signataires ou les numéros de téléphone mobile.

Comme vous l’avez vu, le formulaire électronique d’un contrat de travail peut beaucoup simplifier le processus et offrir une expérience rapide et agile à la fois à l’entreprise et au travailleur.