Appliquer la transformation numérique aux PME peut être écrasant car souvent leurs ressources et temps sont limités, mais, en même temps, elles doivent être compétitives pour ne pas perdre de parts de marché. Dans cet article, nous voulons nous concentrer sur la technologie dans les PME à travers divers outils qui ne nécessitent pas un investissement élevé et qui peuvent changer le mode de fonctionnement de l’entreprise.

Pourquoi la technologie est-elle importante dans les PME ?

Selon la IV édition de l’étude sur l’état de la numérisation des entreprises et des administrations publiques espagnoles de l’Observatoire Vodafone des entreprises, 67% des PME reconnaissent l’importance des nouvelles technologies et soulignent que le principal avantage qu’elles tirent de la numérisation est la plus grande efficacité de processus et tâches, suivi d’une meilleure communication avec les clients.

Mais, l’utilisation de la technologie dans les PME offre d’autres avantages tels que les suivants :

  • Réduction des coûts puisqu’il existe de nombreux outils qui permettent d’automatiser les tâches répétitives, de sorte qu’une tâche qui nécessitait auparavant des heures puisse désormais être effectuée en quelques secondes et sans erreurs.
  • Augmentation de la productivité car les employés peuvent se concentrer sur des tâches qui ajoutent plus de valeur et offrent un meilleur service client.
  • Amélioration de la gestion, puisque la technologie permet de mieux organiser les projets, de surveiller les stocks ou de contrôler les aspects sociaux de l’entreprise : heures, salaires, vacances, etc.
  • Augmentation de la qualité des produits et services vendus par l’organisation.

Quelles technologies simples peuvent utiliser les PME ?

Comme nous l’avons dit au début de l’article, de gros investissements ne sont pas nécessaires pour moderniser les PME, mais il existe des solutions sur le marché qui peuvent faire un grand changement avec un petit investissement. Voici quelques exemples de technologies pour les PME qui peuvent changer leur façon de travailler :

  • Signature électronique. L’utilisation des signatures électroniques a considérablement augmenté avec l’émergence de la pandémie due au COVID-19, en effet, si l’on compare les données Click & Sign concernant l’utilisation et le fonctionnement de la signature électronique pour le mois de juin 2020 et à partir de juin 2019, il y a eu une augmentation de 598%. La signature électronique est un outil très simple d’utilisation qui peut être appliqué par toute entreprise pour signer toutes sortes de documents : fiches de paie, factures, contrats, lettres, etc. De plus, vous ne payez que ce que vous utilisez.
  • Travail dans le cloud. La pandémie a obligé de nombreuses entreprises à s’adapter au travail à distance presque du jour au lendemain et l’une des meilleures solutions pour les PME était l’utilisation du cloud car il permet un partage facile des fichiers et des applications. Pour travailler dans le cloud, vous pouvez utiliser des outils tels que Google Drive ou Dropbox, entre autres.
  • Réunions à distance. Depuis quelques mois de nombreux salariés et dirigeants d’entreprise ne voyaient leurs collègues qu’à travers des écrans d’ordinateurs ou de mobiles et les applications de réunions à distance font déjà partie de notre quotidien. Zoom, Google Meet ou Skype, sont parmi les plus utilisées. Il est important d’utiliser des applications où vous pouvez discuter pendant la réunion et partager des documents avec tous les participants.
  • Travail à distance. Un grand nombre d’employés continuent à travailler à domicile aujourd’hui, des applications qui contrôlent et facilitent le travail sont donc nécessaires. Certaines des applications qui peuvent être utilisées sont les suivantes :
  • Pour contrôler les projets et travailler en équipe, des outils comme Asana ou Trello peuvent être utilisés.
  • Des listes de tâches peuvent être créées dans Google Keep, par exemple. Lorsque vous avez terminé une tâche, vous pouvez la supprimer en la marquant.
  • La signature électronique que nous avons évoquée précédemment peut aussi beaucoup faciliter le travail à distance car vous pouvez signer des contrats avec les clients et ne pas rater des opportunités.
  • La communication entre collègues est également essentielle et pour cela vous pouvez utiliser des applications telles que Slack qui permet de regrouper des conversations dans des chats ou des groupes.
  • Dans le cas où vos collaborateurs auraient besoin de se connecter à un poste client à distance, Teamviewer sera par exemple très utile.
  • Relation avec les clients et les fournisseurs. Aussi bien pour le travail en présentiel que pour le travail à distance, il est essentiel de disposer d’une application CRM (Customer, Relationship Management) qui permet de savoir à quel stade du processus de vente se trouve chaque client ou quels problèmes sont apparus. De cette façon, les opportunités de vente sont exploitées et les clients et clients potentiels sont parfaitement connus. De plus, grâce à la signature électronique, des accords de confidentialité ou de nouveaux contrats peuvent être signés avec beaucoup plus d’agilité.

Bref, ce sont des applications technologiques pour les PME qui permettent la numérisation et un saut qualitatif avec des solutions gratuites ou très bon marché. L’objectif est de continuer à travailler, à générer des affaires et à ne pas laisser les changements qui s’opèrent dans tous les domaines affecter l’activité des PME.