Dans les relations entre entreprises ou entre employés et fournisseurs et entreprises, des informations sensibles sont souvent traitées dont la connaissance publique pourrait causer des dommages à l’organisation. Il est donc nécessaire de signer un accord de confidentialité. Dans cet article, nous souhaitons vous expliquer les avantages et les étapes à suivre pour signer un NDA numériquement.
La signature physique d’un NDA (Non Disclosure Agreement) entraîne de nombreux inconvénients tels que :
- L’accord doit être imprimé sur du papier, donc on gaspille du papier, de l’encre et de l’électricité.
- Les parties doivent se déplacer pour signer et, pour ce faire, elles consommeront de l’énergie, en particulier dans les cas où les parties vivent dans des pays ou des villes différents.
- L’ensemble du processus prend du temps, la signature peut donc être retardée de plusieurs jours et causer des dommages pour démarrer l’activité ou signer un contrat.
Dans quels cas la signature électronique peut-elle être utilisée pour un NDA ?
Les NDA sont des accords de confidentialité qui sont généralement signés pour protéger des produits, des processus, des services ou des relations commerciales ou d’emploi. La signature du NDA implique que si l’une des parties révèle les informations classées comme confidentielles, elle devra faire face aux conséquences juridiques de ce fait : indemnisation, compensation, poursuites, etc.
Dans l’environnement des affaires, les NDA sont utilisés dans de nombreux cas tels que les suivants :
- Lorsqu’un entrepreneur présente un nouveau projet à ses investisseurs ou partenaires potentiels, un NDA est généralement signé afin que l’information ne soit pas diffusée afin qu’elle n’atteigne pas les concurrents ou le marché.
- Dans le cas où des employés ou des partenaires accèdent aux informations financières de l’entreprise ou aux stratégies de l’organisation.
- Lorsqu’un employé ou un gestionnaire est embauché.
- Lorsqu’un fournisseur est embauché.
- En cas d’achat ou de vente d’une société commerciale ou d’un actif.
La liste est très longue et dans l’environnement commercial, les NDA sont utilisés dans de nombreux cas pour protéger les informations échangées.
Avantages de la signature numérique d’un NDA
La signature électronique ou numérique d’un NDA comporte une série d’avantages tels que les suivants :
- Le document peut être signé à tout moment et en tout lieu, peu importe où se trouvent les parties.
- Le contrat ou l’activité entre les entreprises peut être signé ou initié plus tôt.
- Il est possible de faire un suivi de la signature et de savoir qui a signé, qui ne l’a pas fait, et d’envoyer des notifications aux signataires en attente.
- Dans le cas où la signature de l’accord de confidentialité doit être prouvée devant un juge ou un autre organisme, la preuve électronique générée lors du processus de signature sert de preuve devant le tribunal.
- Dans le cas de Click & Sign, l’avantage supplémentaire est que vous ne payez que ce que vous utilisez sans avoir besoin de dépenses minimales ou de permanence.
Quelles étapes faut-il suivre pour signer un NDA par voie électronique ?
Pour signer un NDA électroniquement avec Click & Sign, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
- Tout d’abord, le NDA à signer doit être rédigée. Pour cela, le document doit préciser :
- Les données d’identification des parties.
- Informations considérées comme confidentielles.
- La durée de l’accord de confidentialité. Le NDA peut durer jusqu’à la fin du contrat ou durer plusieurs années, selon le type d’informations à protéger.
- La pénalité en cas de non-respect de l’accord par l’une des parties.
- Ensuite, vous devez vous inscrire dans Click & Sign et créer votre profil pour accéder au Back office.
- La configuration de l’envoi du document pour sa signature est la prochaine étape. Vous devrez inclure le type de signature (plusieurs peuvent être combinés) et comment la signature est activée.
- L’étape suivante consiste à sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser pour l’email ou le SMS avec lequel vous enverrez le lien du document à signer, ajoutez le NDA que vous souhaitez signer et configurez la documentation que les signataires doivent fournir (ID, par exemple).
- Une fois que tout ce qui précède est fait, via le Back Office, vous pourrez suivre les envois pour savoir qui a signé le NDA et à quelle heure, qui reste à signer et quand le processus de signature est terminé.
- Avec toutes les informations du processus de signature numérique NDA, Click & Sign prépare un document de preuve qui contient les données de signature : identification des signataires, documents signés, dates de chaque étape du processus, etc. Vous pourrez télécharger le document de preuve lorsque vous en aurez besoin et la plateforme Click & Sign conservera les informations pour une durée de cinq ans.
En conséquence de tout ce qui précède, la signature électronique d’un NDA apporte de nombreux avantages aux entreprises et représente un saut vers la transformation numérique qui facilite et simplifie le travail au quotidien. Les documents signés par voie électronique ont une pleine validité légale ; N’hésitez pas à tester la signature électronique si nous vous avons convaincu de la multitude d’avantages qu’elle vous offre.