Vous souhaitez veiller pour la santé économique de votre entreprise et optimiser vos ressources ? Les entrepreneurs sont de plus en plus conscients que l’amélioration de l’économie de leur entreprise passe par la transformation numérique, mais cela signifie non seulement avoir un site web ou plusieurs profils sur les réseaux sociaux, mais qu’un réel changement de l’organisation doit être effectué pour que la transformation soit efficace. En ce sens, la signature électronique des documents est devenue un élément fondamental, comme le montre l’augmentation de plus de 600% de l’utilisation de ce type de signature entre décembre 2019 et décembre 2020 selon les données Click & Sign.

Malgré l’utilisation accrue des moyens électroniques, des doutes subsistent quant aux documents pour lesquels la signature électronique peut être utilisée. Dans cet article, nous analysons toutes les utilisations.

Documents pour lesquels la signature électronique peut être utilisée

Signer un document de quelque nature que ce soit n’a jamais été aussi simple : sans déplacements, ni d’utilisation de voiture, ni de consommation de gaz, imprimante ou utilisation d’encre. La signature électronique ne nécessite que quelques clics et le document sera signé en quelques secondes. Voici les documents qui peuvent être signés:

– Service des ventes ou des achats. Dans le service des ventes, de nombreux documents sont utilisés qui peuvent être signés électroniquement, par exemple : des bons de commande pour acquérir des produits ou des services auprès de fournisseurs externes, des contrats de vente de produits ou de services aux clients, des factures, qui peuvent également être établies et signées par voie électronique, des reçus de marchandises ou bons de livraison, offres de produits et services aux clients et devis, entre autres.

Service des ressources humaines. Ce service contrôle l’ensemble du personnel de l’entreprise, donc il est possible d’utiliser la signature électronique pour signer des documents tels que : contrats de travail, accords de confidentialité, offres d’emploi, fiches de paie, reçus de paie, lettres aux employés (avertissements, licenciements) et demande de congés, parmi d’autres.

– Service des finances. Le service financier est généralement l’un des piliers des entreprises et son agilité est essentielle. En ce sens, il est possible d’utiliser la signature électronique pour des documents tels que : ordres de paiement, contrats de marges de crédit ou de financement, factures, lettres aux banques, employés, clients ou fournisseurs, entre autres.

– Service juridique. Le service juridique est l’un de ceux qui utilisent le plus la signature de documents, par exemple, les documents liés à la protection des données, à la confidentialité, aux lettres de réclamation pour factures impayées, aux demandes, aux contrats, aux documents commerciaux (procès-verbaux, accords, etc.).

– Service marketing. Les contrats avec les fournisseurs, les accords avec d’autres entreprises, les communications, les devis et les offres sont généralement signés, entre autres documents. Tous peuvent être signés avec une signature électronique.

– Service technique. C’est un service qui a besoin, par exemple, de changer de temps en temps le matériel qui utilise à la fois le software et le hardware. Ce sont des investissements importants qui nécessitent une autorisation de la direction de l’entreprise et pour la gestion de cette autorisation, la signature électronique peut grandement accélérer le processus.

– Direction de l’entreprise. Les chefs d’entreprise doivent signer chaque jour de nombreux documents de tous les services de l’entreprise, par exemple des contrats de travail, des autorisations de paiement, des contrats avec des fournisseurs, des contrats de location de bureaux ou d’entrepôts, etc. Tous ces documents peuvent être signés avec une signature électronique.

– Entités bancaires. La signature électronique peut être utilisée par les banques pour ouvrir un compte bancaire numérique, signer des prêts, des hypothèques, des contrats de carte de crédit ou de débit, etc.

Agences immobilières. Dans les agences immobilières, une multitude de documents sont signés tant en interne que dans les opérations réalisées avec les clients, c’est pourquoi les services financiers ou ressources humaines signent les documents que nous avons détaillés avec la signature électronique. L’agence peut également mettre la signature électronique à disposition de ses clients, afin qu’ils puissent signer numériquement : des contrats de location de locaux, d’entrepôts, de bureaux ou de logements, des contrats de vente de tous types de biens immobiliers, un contrat de dépôt, une option d’achat, etc.

La signature électronique des documents est-elle valide?

La signature électronique des documents est pleinement valable dans de nombreux pays. Au niveau européen, elle est reconnue par le règlement eIDAS, qui établit trois types de signature électronique (simple, avancée et qualifiée) et qui réglemente les exigences auxquelles elle doit répondre pour assurer la sécurité des transactions.

Comme vous l’avez vu, la signature électronique des documents peut être la clé pour que votre entreprise transforme et change sa façon de faire afin que les processus soient actualisés et rationalisés, les procédures simplifiées et le temps investi dans chaque procédure, réduit.