Depuis que la pandémie de coronavirus a éclaté, le travail à distance est devenu une réalité pour de nombreux travailleurs et une multitude d’outils ont commencé à être utilisés pour faciliter leur quotidien. Dans cet article, nous vous expliquons comment travailler à distance et quelles technologies peuvent vous aider à améliorer et à faciliter vos tâches.

Selon les estimations de CaixaBank, 32,6% de tous les employés en Espagne pourraient potentiellement effectuer leur travail à distance, cependant, l’Espagne reste derrière de nombreux pays européens, comme les Pays-Bas ou le Luxembourg, en termes de travail à distance.

Le télétravail est-il possible dans tous les secteurs?

Il n’est évidemment pas possible de travailler à distance dans tous les secteurs. Le confinement de l’année dernière nous a montré qu’il y a des emplois qui peuvent être faits à 100% en télétravail, comme celui d’un professeur, et d’autres qui nécessitent la présence du travailleur, comme ceux liés à l’hôtellerie ou aux supermarchés.

Malgré cela, il existe encore des obstacles à la mise en œuvre du télétravail dans les cas où cela est possible:

– Manque de technologie adéquate pour le télétravail.

–  Résistance au changement.

– Méconnaissance des outils existants pour le télétravail.

– Manque de ressources.

– Culture de la « présence ».

Conseils pour savoir comment travailler à distance et s’organiser efficacement

Nous idéalisons tous un peu le fait de travailler à distance, car ça a aussi ses inconvénients, mais si on s’organise bien, ça peut être une façon parfaite de travailler, on suggère quelques astuces :

– Choisissez un endroit calme où il n’y a pas d’interruptions.

– Établissez votre horaire de travail.

– Faites des pauses pour vous reposer.

– Faites un plan hebdomadaire pour atteindre vos objectifs.

– Évitez les distractions (mobile, télévision, réseaux sociaux, etc.).

– Utilisez la méthode de commencer la journée en faisant la tâche la plus difficile ou celle que vous préférez le moins.

Quelles technologies peuvent être utilisées pour le travail à distance?

Le travail à distance comporte une série d’exigences ou de besoins qui peuvent être résolus avec divers outils:

– Besoin d’une communication à distance. La communication par email est depuis longtemps essentielle avec les clients, collaborateurs ou fournisseurs, entre autres. Cependant, parfois cela ne suffit pas et il est nécessaire d’organiser des réunions. Pour éviter les déplacements et les réunions face à face, vous pouvez utiliser des outils tels que Zoom, Skype, Google Meet ou Microsoft Teams. Pour des communications rapides, vous pouvez également utiliser WhatsApp ou Telegram.

– Besoin d’accéder à des informations à distance. Le partage d’informations au travail, que ce soit en personne ou à distance, est essentiel au bon fonctionnement des équipes de travail. En ce sens, il existe des outils comme Google Drive ou Dropbox.  De plus, si un fichier est lourd et que vous ne pouvez pas l’envoyer par email, vous pouvez le partager sur WeTransfer. LastPass est un autre outil très utile lorsque vous devez accéder à différentes plateformes avec un nom d’utilisateur et un mot de passe différents à chaque fois.

– Besoin de coordonner les projets. Par rapport à ce qui précède, nous avons le besoin de coordonner les projets entre les personnes qui composent chaque équipe pour savoir ce que fait chacun, les délais et comment gérer chaque partie du travail. En ce sens, nous trouvons des applications qui peuvent nous aider comme Asana, Trello, Basecam, Slack ou Dashcube.

– Besoin de signer des documents. Jusqu’à récemment, la signature de tout document exigeait la présence physique d’une ou plusieurs personnes. Dans les entreprises, de nombreux documents sont signés chaque jour (lettres, devis, offres, contrats, etc.) et il faut pouvoir le faire à distance, pour cela la meilleure solution est la signature électronique. La signature électronique avancée a la même validité que la signature physique et, en outre, aucun déplacement n’est nécessaire, existant un gain de temps. Les entreprises en sont déjà conscientes et, en fait, dans Click & Sign, nous avons détecté en décembre 2020 une augmentation de l’utilisation des signatures électroniques de plus de 600% par rapport à décembre de l’année précédente.

– Besoin de maintenir la motivation. L’un des principaux problèmes du télétravail est que les frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle sont floues, de sorte que beaucoup plus d’heures peuvent être consacrées au travail et que les loisirs peuvent être réduits. De plus, les relations personnelles avec les collègues peuvent également en souffrir. En ce sens, la technologie sera un allié car, par exemple, des applications pour piloter des projets serviront à voir comment ils évoluent, afin que chaque collaborateur soit organisé comme il l’entend tant qu’il répond aux objectifs fixés. Une autre bonne option consiste à utiliser les outils de réunion pour organiser un repas avec des collègues. Il ne faut pas rester que dans les tâches professionnelles. Il est nécessaire de promouvoir un bon environnement de travail.

Bref, le télétravail peut être un grand avantage si vous savez comment vous organiser.  Vous pouvez obtenir des meilleurs résultats et augmenter votre productivité si la technologie devient votre alliée.