Si vous souhaitez utiliser la signature électronique dans votre entreprise et que vous connaissez les avantages, mais vous vous posez des questions :  Qu’est-ce qu’il faut prendre en compte pour choisir un fournisseur de signature électronique ? Dans cet article, nous vous expliquons tous les détails.

Choisir le fournisseur correct vous garantira que les documents signés par signature électronique puissent être utilisés comme preuve devant les tribunaux et que les informations confidentielles soient en sécurité.

Conseils pour choisir un fournisseur de signature électronique fiable

Les conseils à suivre pour choisir un fournisseur de signature électronique sont les suivants :

  • Recherchez votre fournisseur. Actuellement, avec Internet, les réseaux sociaux et les forums, il est très facile de trouver des informations sur n’importe quelle entreprise. Pour connaître votre fournisseur de signature électronique, visitez son site Web et recherchez des informations auprès d’autres clients pour connaître leurs impressions ; de plus, il est essentiel que vous clarifiiez tout doute avant de vous décider.
  • Méthodes d’identification des signataires fiables. L’un des aspects fondamentaux pour que la signature électronique soit sécurisée est que les méthodes d’identification des signataires soient fiables. L’identification numérique est définie à l’article 3 alinéa 1 du règlement eIDAS comme suit :

« Identification électronique » désigne le processus d’utilisation des données d’identification d’une personne au format électronique qui représente de manière unique une personne physique ou morale ou une personne physique représentant une personne morale.

En ce sens, le fournisseur de signature électronique doit fournir la technologie nécessaire à l’identification univoque de chaque signataire grâce à des données biométriques ou à une identification à double facteur, par exemple.

  • Facilité d’intégration avec d’autres applications. La signature électronique doit être facile d’intégrer via l’API, ainsi qu’avec d’autres outils. De cette façon, le processus de signature de contrats sera intégré aux outils utilisés au quotidien dans votre entreprise.
  • Simplicité d’utilisation. Si une application est difficile à utiliser, elle finira par ne pas être utilisée, il est donc essentiel que votre fournisseur de signature électronique propose une solution facile à utiliser pour vous et les signataires des documents. Il est important que le processus ne nécessite d’aucune installation d’application et qu’il soit possible de signer depuis n’importe quel appareil (mobile, tablette ou ordinateur).
  • Informations sur le processus de signature. Le fournisseur de signature électronique devra vous fournir des informations sur l’évolution du processus de signature : qui a signé et qui n’a pas signé, quand et s’il manque des documents qui doivent être joints. Avec ces données, des rappels peuvent être faits aux personnes en attente de signature.
  • Création d’un document probant électronique. Pour que la signature électronique soit utilisée comme preuve devant un tribunal, le fournisseur de signature électronique doit préparer un document de preuve qui comprendra toutes les données du processus de signature électronique.
  • Intégrité des documents. Le fournisseur de signature électronique doit garantir que les documents signés n’ont pas été frauduleusement modifiés après avoir été signés de manière à garantir l’intégrité des documents et les signataires ne peuvent nier avoir signé le document.
  • Stockage de documents. Après les processus de signature il est important d’avoir à disposition les documents fournis et les accords signés. En ce sens, il est important que votre fournisseur de signature électronique vous garantisse la disponibilité et vous offre un service fiable de conservation des documents. De plus, les documents doivent être disponible afin que vous puissiez les télécharger à tout moment (aussi bien ce qui a été signé que les documents joints et le document de preuve).
  • Différentes méthodes pour capturer la signature. Chaque processus de signature est différent et vous devriez pouvoir choisir entre différentes méthodes pour capturer la signature électronique. Il peut s’agir d’un clic sur un bouton, d’une signature manuscrite depuis le téléphone mobile, d’une signature avec des données biométriques (caractéristiques du visage, ton de la voix ou empreintes digitales, entre autres) ou d’une signature avec un code à usage unique (OTP – One Time Password ).
  • Paiement pour ce qui est utilisé. Vous pouvez utiliser la signature électronique pendant un mois pour signer plusieurs documents et le mois suivant pour un seul document. Pour éviter de payer pour quelque chose que vous n’utilisez pas, il est essentiel que votre fournisseur de signature électronique vous donne la possibilité de ne payer que ce que vous utilisez sans qu’il y ait de minimum de consommation ni de frais mensuels.
  • Possibilité de personnaliser le processus de signature. Votre fournisseur de signature électronique doit vous donner la possibilité d’adapter le processus de signature à votre image de marque, afin que vos clients ou signataires ne se sentent pas dépaysés et de favoriser la confiance.

Choisir le bon fournisseur de signature électronique n’est pas qu’une question de prix, mais un processus où il faut prendre en compte les aspects que nous avons expliqué pour que l’utilisation de la signature électronique soit un pas ferme dans la numérisation de votre entreprise.  Si vous souhaitez tester la signature électronique, vous pouvez le faire gratuitement via Click & Sign en vous inscrivant sur la plateforme et en quelques étapes seulement.