Les services commerciaux des entreprises sont des éléments stratégiques dans l’engrenage de toute entreprise. Ce sont des départements qui passent la plupart de leur temps à contacter des clients potentiels, à négocier et à signer des contrats. Beaucoup de ces procédures sont encore effectuées en personne, mais ceci peut changer grâce à la signature électronique et apporter de nombreux avantages. Dans cet article, nous parlerons des bénéfices de la signature électronique pour les départements des ventes.

Pourquoi numériser les tâches du département commercial?

Outre les avantages de la signature électronique pour le service commercial que nous verrons ci-dessous, il existe deux raisons très importantes pour lesquelles toutes les entreprises devraient numériser leur service commercial et utiliser la signature électronique:

– Il s’agit d’un département dont la transformation numérique peut apporter une plus grande rentabilité à l’entreprise.

– C’est un service qui joue un rôle fondamental dans le customer journey et, par conséquent, il est essentiel que les interactions qui existent entre les ventes et les clients soient optimisées.

Avantages de la signature électronique pour votre département des ventes

De nombreuses entreprises de différents secteurs parient déjà sur la numérisation de tous leurs processus et deux des départements clés sont les ventes et les ressources humaines. Les avantages de la signature électronique dans le service commercial sont les suivants:

– Rapidité dans le processus de vente. Traditionnellement, les agents commerciaux des entreprises clôturaient les accords avec les clients et devaient procéder à la signature physique du contrat. Ce processus prenait du temps en raison de la nécessité d’imprimer et de signer le contrat par une partie, de l’envoyer à l’autre par courrier, de le signer par l’autre partie et d’en envoyer une copie signée à la partie qui avait signé en premier. Avec la signature électronique, tout ce processus se fait à distance, peu importe où se trouve le client.

Sécurité. De nombreuses entreprises pensent encore que la signature physique sur papier est plus sûre, mais la vérité est qu’il s’agit d’une signature avec laquelle des cas d’usurpation d’identité qui présentent un risque peuvent se produire. Grâce à la signature électronique, l’on obtient le soutien du règlement européen eIDAS, qui reconnaît sa validité juridique. De plus, des preuves sont générées sur l’identité des signataires, le moment où ils ont signé le contrat et le contenu de ce qu’ils ont signé, il n’est donc pas possible qu’il y ait des cas de fraude à l’identité.

– Satisfaction du personnel. Le personnel du service commercial traitera les clients plus rapidement et améliorera leur satisfaction tout en augmentant la productivité, ce qui aura des bénéfices pour toute l’entreprise.

– Optimisation de l’expérience d’achat. Nous avons tous de nombreuses tâches au quotidien et il est essentiel que lorsque nous entrons en contact avec un client, tous les processus soient rapides. Avec la signature électronique, les documents peuvent être signés en quelques secondes. Cela améliorera l’expérience du client qui voudra répéter l’achat et vous recommandera.

– Différenciation de vos concurrents. Actuellement, presque tous les marchés sont saturés de concurrents qui fournissent des services ou vendent des produits similaires aux vôtres, par conséquent, la façon de vous différencier peut consister à utiliser la technologie de signature électronique pour traiter les gestions avec les clients.

– Signature de documents sans erreurs. Lors de la signature physique des contrats, il est courant qu’il manque des données ou des feuilles non signées, de sorte que le processus de signature prend plus de temps. Avec la signature électronique, cela ne peut pas se produire car il n’est pas possible de signer tant que le contrat n’est pas complet. Cela fait gagner beaucoup de temps.

– Il est possible de choisir entre différents types de signatures. Dans un département des ventes, l’on signe une multitude de documents: budgets, offres, contrats, accords, etc. Chaque document a besoin d’un degré de sécurité différent, c’est pourquoi le règlement eIDAS réglemente trois types différents de signature électronique: simple, avancée et qualifiée. Le choix de l’entreprise en fonction de chaque cas dépendra du type de transaction effectuée.

– Flexibilité du processus de signature avec plusieurs signataires. Si, par exemple, plusieurs parties sont impliquées dans un contrat, le processus de signature physique peut être compliqué et prendre du temps. Grâce à la signature électronique, le service commercial pourra établir l’ordre dans lequel chaque personne doit signer ou le type de signature de chaque signataire.

– Stockage sécurisé. Il est très courant dans les entreprises de signer un document et de ne pas pouvoir le trouver plus tard. Les prestataires de signature électronique fournissent un stockage sécurisé dans le cloud afin que vous puissiez trouver les documents signés à tout moment où vous en avez besoin.

Comme vous l’avez vu, les avantages de la signature électronique pour le service commercial sont multiples et auront un impact sur une meilleure gestion des clients et de l’entreprise en général. La transformation numérique est imparable et la signature électronique est l’une des étapes fondamentales pour s’adapter à l’avenir.