Les outils qui fonctionnent dans le cloud ont été d’une grande aide pendant la période de confinement due au COVID-19 car de nombreuses entreprises ont pu continuer à travailler sans arrêter leur activité grâce à eux. La signature dans le cloud a été l’un des outils qui s’est le plus développé, en effet, selon les données de Click & Sign, l’utilisation de la signature électronique a augmenté de plus de 600% si l’on compare décembre 2020 à décembre 2019. Dans l’article d’aujourd’hui, nous voulons vous parler des avantages de la signature dans le cloud, de son utilisation et de ce que vous devez faire pour l’obtenir.
Qu’est-ce que le cloud computing ?
Pour comprendre de manière simple ce qu’est le cloud computing, on peut dire qu’il s’agit d’une technologie qui permet l’accès à distance à des logiciels ou au stockage sur Internet, de manière à ce que l’utilisation des ressources soit démocratisée et que les petites entreprises aient accès à des services qui les permettent de concurrencer sur le marché sur un pied d’égalité.
En général, le terme cloud computing est utilisé pour définir la fourniture de services via la connectivité et à grande échelle sur Internet. Les applications de cloud computing les plus connues sont celles qui font référence au stockage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox. Cependant, le cloud computing va plus loin et possède d’autres applications moins connues telles que la signature dans le cloud.
Qu’est-ce que la signature dans le cloud et comment fonctionne-t-elle ?
La signature dans le cloud peut être définie comme un système de signature électronique où les certificats numériques des signataires sont hébergés dans un serveur centralisé d’un fournisseur de services de confiance, au lieu d’être dans les appareils de chacun des signataires. En conséquence de ce qui précède, la signature électronique dans le cloud n’est pas intégrée dans le navigateur de chaque utilisateur, mais fonctionne plutôt comme suit.
- Le signataire reçoit un lien vers le document à signer.
- Il accède au lien qui le mène à un serveur dans le cloud où son certificat est hébergé.
- L’utilisateur est identifié en toute sécurité grâce à des données biométriques ou à une authentification à deux facteurs.
- Enfin, l’utilisateur signe le document par voie électronique et diverses preuves électroniques de l’ensemble du processus de signature sont générées, ce qui donne une validité juridique à la signature dans le cloud.
Quels sont les avantages de la signature dans le cloud ?
Les avantages les plus marquants de la signature dans le cloud ou de la signature centralisée sont les suivants :
- Simplicité d’utilisation. Comme nous l’avons dit précédemment, il n’est pas nécessaire d’installer un certificat électronique sur l’ordinateur, ou une application ou un logiciel spécifique. La simplicité se manifeste également par le fait que le processus de signature est rapide et très facile.
- Support technique fourni. Les prestataires de services de confiance disposent d’un service technique qui accompagnera les utilisateurs face à tout obstacle technologique dans le processus de signature.
- Augmentation de la sécurité. La signature dans le cloud est totalement sécurisée pour des diverses raisons :
- Le système d’authentification se fait généralement en deux étapes, par exemple, un mot de passe à usage unique et des données biométriques.
- Dans de nombreux cas, nous partageons l’ordinateur avec d’autres personnes et elles pourraient avoir accès à notre certificat électronique. Avec la signature dans le cloud, seul l’utilisateur légitime accède au certificat et est authentifié.
- Réduction des coûts et respect de l’environnement. La réduction des coûts se produit parce que dans le processus de signature dans le cloud, il n’est pas nécessaire de se déplacer, car le processus est complètement à distance et, par conséquent, on ne consomme pas de carburant. De plus, ni papier ni énergie électrique ne sont utilisés, l’environnement est donc respecté et la responsabilité sociale des entreprises est promue. D’autre part, la non-utilisation du papier contribue à réduire les espaces de stockage des entreprises.
- Gain de temps. La signature d’un document dans le cloud est un processus qui peut prendre quelques secondes.
- Un suivi est possible. Lors de la signature dans le cloud, il est possible de suivre et de voir qui a signé, qui ne l’a pas fait, quand la signature a eu lieu, si un document qui doit être joint est manquant, et envoyer des avis aux personnes qui doivent signer.
- Il n’est pas nécessaire de connaître la date d’expiration du certificat électronique. Les certificats électroniques installés dans le navigateur doivent être renouvelés de temps en temps, il est donc nécessaire d’être en attente pour pouvoir effectuer le renouvellement. Cependant, ce n’est pas le cas avec la signature dans le cloud.
Chez Click & Sign, nous sommes convaincus que la signature dans le cloud est un processus qui apportera de la vitesse aux travailleurs de manière simple, et aidera à rationaliser les processus de l’entreprise, permettant également aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.