Vols mantenir la salut econòmica de la teva empresa i optimitzar-ne els teus recursos? Els empresaris són cada vegada més conscients que la millora de l’economia de la seva empresa requereix la transformació digital del negoci, però aquesta no només suposa tenir una pàgina web o diversos perfils en xarxes socials, sinó que s’ha de fer un autèntic canvi de cultura organitzacional perquè la transformació sigui efectiva. En aquest sentit la signatura electrònica de documents s’ha convertit en un element fonamental, tal com demostra l’augment de l’ús d’aquest tipus de signatura de més del 600 % entre desembre de 2019 i desembre de 2020, segons les dades de Click & Sign.

Tot i l’augment de l’ús de la signatura electrònica encara segueixen sorgint dubtes pel que fa als documents per als quals es pot utilitzar la signatura electrònica. En aquest post analitzem tots els usos.

Documents per als quals es pot utilitzar la signatura electrònica

Signar un document de qualsevol classe mai havia estat tan fàcil: sense necessitat de trasllats, ús de cotxe, consum de gasolina, ús d’impressora i de tinta. La signatura electrònica només necessita alguns clics i el document se signarà en segons. Aquests són els documents que es poden signar:

Departament de vendes o de compres. Al departament de vendes s’utilitzen nombrosos documents que es poden signar electrònicament, per exemple: ordres de compra per adquirir productes o serveis a proveïdors externs, contractes de compravenda de productes o serveis a clients, factures, que també es poden realitzar i signar de forma electrònica, rebuts de mercaderies o albarans de lliurament, ofertes de productes i serveis a clients i pressupostos, entre d’altres.

– Departament de recursos humans. Aquest departament controla tota la plantilla de l’empresa pel que podrà utilitzar la signatura electrònica per signar documents com: contractes de treball, acords de confidencialitat, ofertes de treball, nòmines, rebuts de nòmines, cartes a empleats (amonestacions, acomiadaments) i sol·licitud de vacances, entre d’altres.

– Departament financer. El departament financer sol ser un dels pilars de les empreses i la seva agilitat és fonamental. En aquest sentit, pot utilitzar la signatura electrònica per a documents com: ordres de pagament, contractes de línies de crèdit o de finançament, factures, cartes a bancs, empleats, clients o proveïdors, entre d’altres.

– Departament legal. El departament legal és un dels que més utilitza la signatura de documents, per exemple, els relatius a la protecció de dades, confidencialitat, cartes de reclamació per factures impagades, demandes, contractes, documents mercantils (actes, acords, etc.).

– Departament de màrqueting. Se solen signar contractes amb proveïdors, acords amb altres empreses, comunicats, pressupostos i ofertes, entre altres documents. Tots ells es poden signar amb signatura electrònica.

– Departament tècnic. És un departament que necessita, per exemple, canviar de tant en tant el material que utilitza, ja sigui de programari com de maquinari. Es tracta d’inversions grans que necessiten l’autorització de la direcció de l’empresa i per a la gestió d’aquesta autorització la signatura electrònica pot agilitzar molt el procés.

– Direcció de l’empresa. Els directius de les empreses han de signar nombrosos documents cada dia provinents de tots els departaments de la companyia, per exemple, contractes de treball, autoritzacions de pagaments, contractes amb proveïdors, contractes de lloguer d’oficines o naus, etc. Tots aquests documents es poden signar amb signatura electrònica.

– Entitats bancàries. La signatura electrònica es pot utilitzar per part dels bancs per a l’obertura d’un compte bancari digital, signatura de préstecs, hipoteques, contractes de targetes de crèdit o dèbit, etc.

– Agències immobiliàries. A les agències immobiliàries se signen multitud de documents tant en l’àmbit intern com en les operacions que es realitzen amb els clients, per tant, els departaments financers o de recursos humans signen amb la signatura electrònica dels documents que hem detallat i l’agència també podrà posar a disposició dels seus clients, perquè signin amb signatura electrònica: contractes de lloguer de locals, naus, oficines o habitatges, contractes de compravenda de tota classe d’immobles, contracte d’arres, opció de compra, etc.

És vàlida la signatura electrònica de documents?

La signatura electrònica de documents és totalment vàlida en nombrosos països. En l’àmbit europeu està reconeguda pel Reglament eIDAS que estableix tres tipus de signatura electrònica (simple, avançada i qualificada) i que regula els requisits que ha de reunir perquè aporti seguretat en les transaccions.

Tal com has vist la signatura electrònica de documents pot ser la clau perquè la teva empresa es transformi i canviar la manera de fer les coses de manera que s’actualitzin i agilitin els processos, se simplifiquin les gestions i es redueixi el temps que s’inverteix en cada tràmit.