¿Necesitas ahorrar costes y optimizar los procesos de firmas de documentos? La firma electrónica es la solución, pero, es importante que conozcas los distintos tipos que existen. En este post nos vamos a centrar en la firma OTP para que sepas en qué consiste, para qué tipo de casos se utiliza, en qué se diferencia de otros tipos de firmas y qué ventajas te aporta utilizarla.
¿Qué es la firma OTP?
La firma OTP (One Time Password o código de un solo uso) supone la utilización de un código numérico de un solo uso para firmar documentos. El código suele tener una validez de unos minutos y cuando transcurre ese tiempo deja de ser válido, por lo que se tendrá que solicitar otro.
El procedimiento para la firma OTP es el siguiente:
- El firmante lee el documento que debe firmar.
- En el momento en que el firmante accede a los documentos o cuando los quiere firmar, dependiendo de cómo esté configurado, el sistema genera la OTP y la envía al número de teléfono móvil del firmante.
- El firmante incluye el código y el sistema genera una serie de evidencias electrónicas para acreditar que el documento ha sido firmado digitalmente.
¿Qué ventajas aporta la firma OTP?
La firma OTP de documentos aporta las siguientes ventajas:
- Mayor seguridad. El código se envía por SMS a un teléfono de una determinada persona por lo que es muy complicado que pueda existir un caso de suplantación de identidad o que haya un fraude. Además, el código es de un solo uso y por tiempo limitado, lo que aporta una mayor seguridad.
- Legalidad. Para que una firma electrónica sea considerada avanzada debe reunir los requisitos establecidos en el Reglamento 910/2014 del Parlamento Europeo (Reglamento eIDAS). Este reglamento establece varios elementos para que se entienda que existe una firma electrónica avanzada:
- Que la firma esté vinculada al firmante de forma única.
- Que permita identificar al firmante.
- Que la firma se haya creado utilizando medios de creación de la firma que el firmante pueda utilizar con alto nivel de confianza y bajo su control exclusivo.
- Que la firma esté vinculada con los datos firmados de manera que si existe una alteración posterior sea detectada.
En relación con lo anterior no todos los códigos OTPs generados para firmar se pueden considerar firma electrónica avanzada, ya que muchos no cumplen con estos requisitos. En el caso de Click & Sign, las OTPs que generamos son semialeatorias, generándose parcialmente en base a datos que permiten vincular el código al firmante y a los documentos a firmar, pero sin ser posible su predicción.
- Simplicidad. El firmante no necesita ningún conocimiento especial ni instalar ninguna aplicación en su teléfono móvil, por lo que se trata de un sistema de firma muy sencillo.
- Ahorro de tiempo y de gastos. El proceso de firma OTP es rápido, puesto que se puede firmar en segundos desde cualquier lugar y en cualquier momento, además este tipo de firma no tiene ningún coste para el firmante y supone un ahorro de recursos para quien solicita la firma puesto que no es necesario que se desplace nadie ni que se imprima en papel.
- Inalterabilidad. El sello de tiempo en el documento firmado garantiza que la firma se hizo en un determinado momento, el código se envío a una hora y a un móvil concreto. Todos estos datos, una vez que se generan, no pueden ser alterados o borrados.
- Universalidad. El único lenguaje que entienden todos los móviles hoy en día es el SMS, por lo que es el único sistema 100% compatible con todos los dispositivos actuales.
¿En qué casos se puede utilizar la firma OTP?
La firma OTP se puede utilizar en multitud de casos de firmas de documentos que necesitan una seguridad adicional y a la vez, rapidez en el proceso de firma, por ejemplo:
- Firma de una póliza de seguros de automóvil, hogar o responsabilidad civil, por ejemplo.
- Firma de un contrato con una compañía de telecomunicaciones, por ejemplo, para contratar un teléfono móvil, internet o un teléfono fijo.
- Firma de operaciones bancarias, transferencias, por ejemplo.
- Firma de compras online.
- Firmas de contratos con proveedores.
- Firmas de contratos de trabajo.
Como consecuencia de lo anterior, la firma OTP se puede utilizar en multitud de sectores que se podrán beneficiar de las ventajas que hemos detallado y agilizar todas las gestiones.