La pandemia de la COVID-19 nos ha hecho replantearnos la forma de trabajar que hemos tenido hasta ahora. Casi de un día para otro las tareas se tuvieron que digitalizar para que las empresas pudieran continuar con su actividad y una de las primeras cosas que se digitalizó fue la firma. Sin embargo, puede que todavía no tengas clara la diferencia entre firma electrónica simple, avanzada y cualificada. En este post te contamos dónde se regulan los distintos tipos de firma electrónica, cómo se distinguen y qué validez tienen en caso de un procedimiento judicial.
La pandemia nos ha demostrado que la firma en papel se ha quedado obsoleta y además supone una serie de gestiones que conllevan tiempo como el escaneo, la firma física, la impresión de documentos etc., y ha sido sustituida en la práctica por la firma electrónica, de manera que un documento se puede firmar en cualquier momento y lugar.
Regulación de la firma electrónica
La firma electrónica se regula a nivel europeo por el Reglamento 910/2014 de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. El reglamento se conoce como eIDAS.
La diferencia entre el reglamento eIDAS y la anterior regulación es que es directamente aplicable a los estados de la Unión Europea sin necesidad de que se elabore una normativa de transposición, por lo tanto, se evita que cada estado haga una interpretación distinta.
¿Qué es la firma electrónica simple, avanzada y cualificada?
Para entender la diferencia entre firma electrónica simple, avanzada y cualificada es necesario recurrir a la definición que da el eIDAS, que establece lo siguiente en su artículo 3:
- Firma electrónica, los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
- Firma electrónica avanzada, es una firma electrónica que cumple los requisitos del artículo 26 del reglamento y que son los siguientes:
- Estar vinculada al firmante de manera única.
- Permitir la identificación del firmante.
- Haber sido creada utilizando datos de creación de firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
- Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
- Firma electrónica cualificada, es una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.
Diferencia entre firma electrónica simple, avanzada y cualificada
Como consecuencia de lo que hemos dicho en el apartado anterior, la diferencia entre firma electrónica simple y avanzada se deriva de los siguientes aspectos:
- La firma electrónica simple se suele utilizar en documentos o casos en los que no existe un gran riesgo jurídico, por ejemplo, cuando un mensajero lleva un paquete a tu casa y te hace firmar en el móvil para tener constancia de la entrega.
- La firma electrónica avanzada ofrece una mayor seguridad, genera más confianza y es una prueba más sólida para el caso de su uso en un procedimiento judicial. Se suele utilizar en la contratación de suministros y servicios como luz, gas, internet, créditos rápidos, seguros y ampliaciones de seguros, por ejemplo.
- El uso de la firma electrónica cualificada es más complicado aunque ofrece un nivel de seguridad mayor. La utilización es más compleja porque es necesario un certificado cualificado de firma electrónica (DNI electrónico) y un dispositivo cualificado para firmar que también tendrá que cumplir los requisitos establecidos en el reglamento eIDAS.
¿Qué validez tiene la firma electrónica?
En relación a la validez de los distintos tipos de firma electrónica debemos acudir al artículo 25 del reglamento eIDAS que establece lo siguiente:
- No se denegará efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.
- La firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
En general, la firma de un documento en papel supone la aceptación por parte del firmante del contenido de ese documento. Sin embargo, la firma se puede impugnar en un juicio de manera que se tendrá que realizar una prueba adicional para demostrar su validez, por ejemplo, una pericial caligráfica o la declaración del firmante como testigo reconociendo su propia firma o no reconociéndola, si es el caso.
Con la firma electrónica cualificada la identificación de la persona que firma es inequívoca, por lo que no será necesaria prueba adicional. Además de lo anterior, volvemos a recordar que la firma electrónica avanzada, al tener que cumplir los requisitos del artículo 26 del reglamento eIDAS ofrece una mayor seguridad como prueba en juicio.
Como consecuencia de todo lo anterior, no todos los tipos de firmas electrónicas se utilizan para cualquier trámite, sino que es necesario realizar un análisis previo de la empresa que va a utilizar la firma electrónica para determinar cuál necesita, para qué departamento y con qué finalidad.