Durante mucho tiempo la firma de documentos en los procesos administrativos de las empresas se hacía en papel, pero la transformación digital se ha acelerado y actualmente existen diversas alternativas para presentar documentos, elaborar facturas y enviarlas o firmar contratos sin necesidad de imprimir en papel y firmar con un bolígrafo. En este sentido, se confunden fácilmente los términos, por eso en este post queremos hablarte de la diferencia entre firma digital, firma electrónica y firma digitalizada.
Diferencia entre firma digital, firma electrónica y firma digitalizada
Para poder conocer la diferencia entre firma digital, firma electrónica y firma digitalizada debemos establecer la definición de cada término.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un concepto legal y técnico que se define en el artículo 3 apartado 10) del Reglamento Europeo 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (también llamado Reglamento eIDAS), que establece lo siguiente:
«firma electrónica», los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es un concepto técnico que consiste en un mecanismo de cifrado para la verificación de la autenticidad de un mensaje o documento digital. Suele utilizar criptografía de clave pública y generalmente está basada en tres algoritmos: un algoritmo de generación de clave, un algoritmo de firma y un algoritmo de verificación.
La firma digital ofrece al receptor del documento o de la comunicación tres certezas:
- Autenticación: el receptor del mensaje firmado digitalmente puede identificar a la entidad originadora de dicha comunicación
- No repudio: la entidad origen no puede negar que firmó la comunicación o documento.
- Integridad: el documento o comunicación ha permanecido inalterado desde el momento en que se firmó.
¿Qué es la firma digitalizada?
Es importante no confundir la firma digital con la digitalizada. La firma digitalizada se obtiene escaneando una firma manuscrita. Se puede incluir en cualquier documento, pero cuando se realizan trámites con Hacienda u otras Administraciones Públicas se utiliza la firma digital. Por ejemplo, puedes escanear tu firma, guardarla como imagen y añadirla a los documentos que necesites. La firma digitalizada es legal, pero no ofrece ningún tipo de garantía.
Ejemplos de uso de estos tipos de firmas hay muchos. Por ejemplo, cuando instalamos aplicaciones en nuestro smartphone, estas aplicaciones están todas firmadas digitalmente, de forma que la App Store o Google Play puede saber si la aplicación la ha desarrollado una organización conocida (autentifica el origen) y no ha sido manipulada (integridad). Cuando contratamos internet o presentamos la declaración de la renta en Hacienda, usamos varios sistemas de firma electrónica a la vez, que ya explicamos en el artículo Diferencias entre firma electrónica simple, avanzada y cualificada.
¿Qué relación hay entre firma digital, electrónica y digitalizada? La firma digitalizada es un tipo de firma electrónica en el que los datos asociados al documento son, ni más ni menos, que los de la imagen de la firma; es lo que se conoce como firma electrónica simple, que, como ya hemos dicho, ofrece una garantía nula. En cuanto a la firma digital, también es un tipo de firma electrónica, aunque en este caso es el tipo de firma que ofrece más garantías.
Como consecuencia de sus características, la firma digital aporta una serie de ventajas que son las siguientes:
- Ahorro de tiempo. Los procesos de firma se agilizan ya que se puede firmar en cualquier momento y lugar y desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil o Tablet).
- Mayor eficacia. Los procesos para firmar un documento son más rápidos por lo que la satisfacción de clientes, proveedores y empleados aumenta.
- Aumento de la sostenibilidad. Utilizar la firma digital supone que no hay desplazamientos, por lo tanto, no se utiliza combustible, no se imprimen documentos, por lo que no se gasta tinta, papel o electricidad. De esta manera se protege el medioambiente y se potencia la sostenibilidad de las empresas.
- Más seguridad. Uno de los problemas que plantea la firma física de un documento es que se puede manipular de forma sencilla, lo que no ocurre con la firma digital que es, por lo tanto, más segura.
¿Cómo se utiliza la firma electrónica?
Podemos distinguir dos aspectos del uso de la firma electrónica:
Desde el punto de vista del usuario:
- El usuario recibe un correo electrónico o un SMS con un enlace hacia una página en la que puede firmar. También podrá llegar a la página para firmar desde algún enlace de la página de una empresa.
- Firma del documento. La firma se realiza introduciendo un código que se recibe por SMS o pulsando un botón. Además, si es necesario, antes de firmar, el usuario podrá adjuntar documentación.
Desde el punto de vista de la empresa:
- Preparación del procedo de firma. Lo primero que se tendrá que hacer es configurar el proceso de firma introduciendo los patrones a seguir para poder realizar el seguimiento oportuno.
- Envío. La empresa enviará los documentos a firmar mediante correo electrónico o SMS o creará un enlace en su web que lleve a la página de firma. Es importante que a través de una API la solución de firma electrónica se integre con tu ERP o CRM.
- Firma. Finalmente, el proceso finalizará con la firma del documento y su gestión para el archivo.
Tal y como has visto, es importante conocer la diferencia entre firma digital y firma electrónica para utilizar cada una en el momento y documento oportuno, en función de lo que necesites.