¿Necesitas realizar transacciones electrónicas de forma segura? Si te has decidido a dar un paso más en la transformación digital de tu empresa, es necesario que valores el uso de la firma electrónica. Puede que te surjan dudas sobre su seguridad y validez, por eso en este post te contamos en qué consisten las evidencias digitales de la firma electrónica.

¿Qué son las evidencias digitales?

Las evidencias digitales son un conjunto de datos que se recopilan cuando se firma un documento utilizando la firma electrónica. De esta forma se garantiza su integridad y que no ha sido modificado respecto al original. Las evidencias electrónicas se generan en un formato XML o en un formato PDF e incluyen un sello de tiempo que indica el momento exacto de la firma.

Evidencias digitales de la firma electrónica de Click&Sign

En el caso de la firma electrónica de Click&Sign el documento de evidencias digitales es un documento en PDF que incluye los siguientes datos:

  • Información de los correos electrónicos certificados o SMS certificados que se han enviado y recibido: contenido, direcciones de correo electrónico, números de teléfono móvil, IPs de cada dispositivo que se ha utilizado, fecha y hora de cada comunicación.
  • Documentos firmados.
  • Anexos técnicos.
  • OTP, Click-to-Sign o firma biométrica.
  • Adjuntos.

Como consecuencia de lo anterior, con las evidencias digitales que recoge Click&Sign podrás saber:

  • Qué persona y en qué momento ha enviado el documento que se debe firmar.
  • Cuando ha accedido el destinatario al documento, cuándo lo ha descargado y cuándo lo ha firmado.

Junto con todo lo anterior, las evidencias digitales se firman con un sello de tiempo que es un mecanismo digital que permite probar que los datos relativos a la firma electrónica y los documentos firmados no han sido alterados. Por lo tanto, el sello de tiempo aporta seguridad al proceso de firma electrónica.

Click&Sign actúa como autoridad de sellado de tiempo (Time Stamp Authority – TSA) y su servicio consiste, precisamente, en actuar como tercero de confianza aportando sellos de tiempo de forma oficial.

El sellado de tiempo se utiliza en diversos sectores como el bancario, por ejemplo, que lo usa para proteger operaciones que se realizan online como transferencias. Las administraciones públicas también utilizan los sellos de tiempo para que quede constancia de la fecha y hora exacta de presentación de un documento. Por lo tanto, el sellado de tiempo aporta ventajas como el respaldo por una autoridad de sellado de tiempo, la posibilidad de validar de forma sencilla su veracidad y que se trata de un uso reconocido y regulado por la normativa de la Unión Europea. En este sentido, el artículo 41 del Reglamento eIDAS establece lo siguiente:

1. No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a un sello de tiempo electrónico por el mero hecho de estar en formato electrónico o de no cumplir los requisitos de sello cualificado de tiempo electrónico.

2. Los sellos cualificados de tiempo electrónicos disfrutarán de una presunción de exactitud de la fecha y hora que indican y de la integridad de los datos a los que la fecha y hora estén vinculadas.

3. Un sello cualificado de tiempo electrónico emitido en un Estado miembro será reconocido como sello cualificado de tiempo electrónico en todos los Estados miembros.

Por otro lado, el artículo 42 del Reglamento eIDAS se refiere a los requisitos de los sellos cualificados de tiempo electrónicos, y son los siguientes:

  • Vincular la fecha y hora con los datos de forma que se elimine razonablemente la posibilidad de modificar los datos sin que se detecte;
  • Basarse en una fuente de información temporal vinculada al Tiempo Universal Coordinado,
  • Haber sido firmado mediante el uso de una firma electrónica avanzada o sellado con un sello electrónico avanzado del prestador cualificado de servicios de confianza o por cualquier método equivalente.

Acceso a las evidencias electrónicas y custodia documental

Para aportar mayor seguridad y confianza a los usuarios de la firma electrónica Click&Sign conserva las evidencias digitales para que las puedas descargar o consultar simplemente desde tu cuenta.

En un proceso de firma electrónica se utilizan diversos documentos como recibos, nóminas, documentos de identidad, etc. Todos esos documentos son custodiados por Click&Sign durante un plazo de cinco años. Con el sellado de tiempo se garantiza que los documentos custodiados no han sido alterados y se conserva íntegramente tal y como se guardaron.

¿Por qué es importante recoger evidencias digitales de la firma electrónica?

Las evidencias digitales de la firma electrónica son fundamentales para:

  • Poder utilizar el documento firmado como prueba en un juicio.
  • Tener la seguridad de que el documento original no ha sido falsificado, alterado o modificado.
  • Generar confianza en la firma electrónica de documentos.
  • Conocer todos los detalles del proceso de firma.

Como consecuencia de todo, la firma electrónica de Click&Sign no es una firma digital sin más, sino que supone todo un procedimiento para poder aportar evidencias de todos los aspectos importantes de la firma, de manera que se aporte una seguridad total en cualquier transacción en la que se utilice la firma electrónica.